Quản trị là hoạt động tất yếu, cần phải có trong các đơn vị, tập thể, tổ chức để cùng hoàn thành mục tiêu chung. Vậy quản trị là gì? Sự cần thiết của quản trị trong các tổ chức thể hiện qua những vai trò nào? Quản trị bao gồm các chức năng gì? Cùng Giải Pháp Tinh Hoa tìm hiểu ngay sau đây.
Quản trị là gì?
Thuật ngữ quản trị được giải thích bằng nhiều cách khác nhau và vẫn chưa có thống nhất chung.
Quản trị là gì?
Tuy nhiên chúng ta có thể tham khảo qua một số cách giải nghĩa quản trị của một số tác giả như sau:
- Theo Mary Parker Follett: “Quản trị là nghệ thuật đạt được mục đích thông qua người khác”.
- Với James Stoner và Stephen Robbins: “Quản trị là tiến trình hoạch định, tổ chức, lãnh đạo và kiểm soát những hoạt động của các thành viên trong tổ chức và sử dụng tất cả các nguồn lực khác của tổ chức nhằm đạt được mục tiêu đã đề ra”.
- Robert Kreitner: “Quản trị là quá trình làm việc với con người và thông qua con người để đạt được nhằm đạt được mục tiêu của tổ chức trong một môi trường luôn thay đổi.”
Hiểu một cách đơn giản thì quản trị là hoạt động cần phải thực hiện khi con người kết hợp với nhau trong các tổ chức để đạt được những mục tiêu chung.
Sự cần thiết của quản trị trong các tổ chức
Quản trị có vai trò cực kỳ quan trọng đối với sự phát triển của các tổ chức. Sự cần thiết của quản trị trong các tổ chức được thể hiện qua những vai trò sau đây:
- Quản trị quyết định sự tồn tại và phát triển của một tổ chức. Không có hoạt động quản trị, mọi người trong tổ chức sẽ không biết phải làm những công việc gì, làm lúc nào, từ đó khiến công việc diễn ra một cách lộn xộn.
- Bằng cách hoạch định công việc, hướng mọi người cùng phối hợp hoạt động vì mục tiêu chung, quản trị giúp các tổ chức hoạt động hiệu quả và đạt được mục tiêu đề ra.
- Quản trị cũng giúp các tổ chức điều khiển và kiểm soát quá trình thực hiện, tạo ra hệ thống, quy trình phối hợp hợp lý, sử dụng tốt các nguồn lực để duy trì hoạt động và đạt mục tiêu với mức chi phí thấp nhất.
- Trong cùng hoàn cảnh như nhau nhưng một tổ chức có hoạt động quản trị tốt hơn, khoa học hơn thì khả năng đạt kết quả tốt sẽ cao hơn.
Quản trị tốt giúp các tổ chức nhanh chóng đạt được mục tiêu chung
Sự cần thiết của quản trị thể hiện rõ nhất trong trường hợp tổ chức là doanh nghiệp. Thực tế cũng đã cho thấy, đa phần các công ty thất bại trong kinh doanh là do thiếu năng lực, thiếu kinh nghiệm quản trị.
Thậm chí ngay cả khi chỉ có một mình thì quản trị cũng rất quan trọng. Bởi lẽ mỗi người đều phải sắp xếp và tổ chức các nguồn lực mình đang có để hướng về mục tiêu cuối cùng và đạt đến kết quả tốt nhất.
Các chức năng quản trị
Hoạt động quản trị bao gồm 4 chức năng sau đây:
Hoạch định
Một nhà quản trị tài ba cần phải xác định trước những mục tiêu và đưa ra những quyết định, giải pháp, cách thức thực hiện tốt nhất để đạt được mục tiêu đó.
Hoạch định là 1 trong 4 chức năng cơ bản của quản trị
Tổ chức
Tổ chức hiểu đơn giản chính là sự phân bổ, sắp xếp và phối hợp nguồn lực con người cùng những nguồn lực khác của tổ chức [tài chính, thời gian, vật chất,…] để đạt được mục tiêu.
Lãnh đạo
Lãnh đạo chính là sự tác động của nhà quản trị đối với các thuộc cấp thông qua cách phân công công việc, thiết lập môi trường làm việc,…để giúp các thuộc cấp làm việc hiệu quả hơn.
Kiểm soát
Nhà quản trị cố gắng kiểm soát để đảm bảo rằng tổ chức của mình đang đi đúng hướng, đúng mục tiêu đã đề ra, đồng thời đưa ra những điều chỉnh cần thiết để đảm bảo đạt được mục tiêu nhanh nhất với kinh phí thấp nhất.
Có thể khẳng định rằng, quản trị là hoạt động vô cùng cần thiết và quan trọng đối với một tổ chức để sử dụng có hiệu quả nguồn lực có giới hạn.
Nếu gặp khó khăn trong quá trình quản trị nhân sự, hãy liên hệ Thư viện Quản trị Nhân sự để được tư vấn và đưa ra giải pháp phù hợp.
Thông thường mục tiêu được hiểu là cái đích để nhắm vào hay cần đạt tới để hoàn thành nhiệm vụ. Như vậy mục tiêu của các quyết định là những đích cần đạt được trong các quyết định về quản trị. Trong thực tế chúng ta cũng thường gặp thuật ngữ mục đích của các quyết định? Vậy mục đích là gì? Quan hệ nó với mục tiêu ra sao. Người ta thường cho rằng mục đích là cái đích cuối cùng cần phải đạt được trong các quyết định quản trị và mục tiêu là những cái đích cụ thể cần đạt để đạt được mục đích cuối cùng.
Sự cần thiết khách quan của mục tiêu là ở chỗ không thể ra quyết định quản trị mà không có mục tiêu, vì mục tiêu là một lĩnh vực hoạt động tất yếu, là cơ sở, là điểm xuất phát của mọi hoạt động quản trị khác.
Mục tiêu có vai trò quan trọng trong việc ra quyết định quản trị ở chỗ nó có tính định hướng cho các hoạt động, là cơ sở để đánh giá các phương án, các quyết định, và là căn cứ để đề ra các quyết định quản trị.
Xác định đúng đắn mục tiêu trong việc ra quyết định quản trị là một yêu cầu hết sức quan trọng, cần phải giải quyết vấn đề xác định mục tiêu như thế nào cho khoa học nhất. Dưới đây là những cơ sở khoa học chủ yếu:
– Những vấn đề cốt lõi cần giải quyết khi phải ra quyết định là gì?
– Hoàn cảnh cụ thể ở bên trong và bên ngoài của mỗi đơn vị trong khi giải quyết các tình huống phải ra quyết định;
– Tình thế trước mắt cũng như lâu dài đối với mỗi tổ chức khi thực hiện các quyết định đã được lựa chọn;
– Đòi hỏi của việc sử dụng các qui luật khách quan trong lĩnh vực ra quyết định và thực hiện các quyết định quản trị.
– Khả năng tổ chức thực hiện các quyết định của những người thừa hành.
Sự tồn tại của các cơ sở khoa học là khách quan, tuy nhiên việc nhận thức chúng cho đúng không phải là chuyện dễ dàng. Do đó nâng cao trình độ và cung cấp điều kiện cùng những phương tiện hiện đại cho những người tham gia lựa chọn và quyết định mục tiêu trong việc ra quyết định là điều hết sức cần thiết.
Để xác định mục tiêu người ta phải xác định được những yêu cầu gì cần phải có
đối với các mục tiêu đó. Thông thường, các yêu cầu cơ bản đối với các mục tiêu là:
– Rõ ràng;
– Khả thi;
– Có thể kiểm soát được;
– Phù hợp với đòi hỏi của các qui luật khách quan;
– Phải nhằm giải quyết những vấn đề then chốt, quan trọng;
– Phù hợp với hoàn cảnh cùng khả năng ở mỗi đơn vị.
Các mục tiêu trong việc ra quyết định có thể được phân loại theo lĩnh vực, theo cấp độ, theo giá trị, theo qui mô của các quyết định v.v…
Hệ thống mục tiêu: Các mục tiêu trong quá trình hoạt động trong một tổ chức, một đơn vị, một doanh nghiệp thường đan xen và ảnh hưởng lẫn nhau. Kết quả của mỗi hoạt động quản trị thường cũng là nguyên nhân cho các quyết định khác v.v… Chính vì vậy mục tiêu của mỗi quyết định thường là cả một hệ thống. Xem xét toàn diện những vấn đề có liên quan để đề ra các mục tiêu có tính hệ thống khoa học là một đòi hỏi khách quan đối với các nhà quản trị khi đưa ra các quyết định quản trị.
Các bước xác định mục tiêu trong việc ra quyết định được mô tả trong Hình 5.1 dưới đây.
Xác định mục tiêu trong các quyết định là một công việc hệ trọng. Thông thường người nào có quyền ra quyết định thì người đó có quyền xác định mục tiêu cho các quyết định. Trong những quyết định quan trọng và phức tạp, vấn đề xác định mục tiêu là một vấn đề lớn cần có nhiều người tham gia hoạch định, thẩm định và phê chuẩn. Trong những trường hợp như vậy cần có phân công, phân cấp khoa học giải quyết từng công đoạn trong quá trình xác định mục tiêu.