Khi phải chuyển văn phòng đến địa điểm mới, ngoài việc bạn phải có kế hoạch rõ ràng với những công việc cụ thể cần phải làm như: thuê văn phòng, thủ tục chuyển địa chỉ, thuê dịch vụ chuyển,… Còn có một việc khác không kém phần quan trọng mà bạn không thể quên, đó chính là thông báo cho nhân viên và khách hàng biết.
Mẫu thông báo chuyển văn phòng sẽ bao gồm những thông tin gì? Và nó được thực hiện như thế nào? Hãy cùng chúng tôi tìm hiểu nhé!
Tại sao phải thông báo chuyển văn phòng?
Chuyển văn phòng đồng nghĩa với việc địa chỉ văn phòng của bạn đã thay đổi. Nếu bạn không thực hiện việc thông báo thay đổi địa chỉ mới cho khách hàng và nhân viên của bạn thì sẽ ảnh hưởng lớn đến hoạt động kinh doanh của bạn.
Chuyển văn phòng thì cần làm gì?
Ảnh hưởng lớn nhất là đối với các khách hàng lâu năm và những đối tác tin cậy, họ sẽ không thể biết được địa chỉ mới của công ty bạn. Lúc này có 2 vấn đề xảy ra: thứ nhất đối với những khách hàng khó tính họ sẽ có cảm giác không được tôn trọng cũng như họ không thể tìm đến công ty để có bàn bạc, trao đổi khi có vấn đề phát sinh. Thứ hai, họ sẽ rời bỏ công ty của bạn để tìm đến một đối tác khác.
Vì vậy, việc thông báo chuyển văn phòng tuy nhỏ nhưng lại đóng một vai trò lớn. Nó giúp cho các khách hàng, đối tác biết được địa chỉ mới của công ty để dễ dàng liên lạc, hợp tác.
Nội dung thông báo chuyển văn phòng
Nói về nội dung thông báo chuyển văn phòng bạn cần quan tâm đảm bảo các nội dung thông tin sau: xác định đối tượng gửi thông báo; nêu rõ ràng, chi tiết địa chỉ văn phòng mới, cách thức liên hệ như số điện thoại, fax…
Đối tượng để thông báo chuyển văn phòng được ưu tiên hàng đầu đó là khách hàng, đối tác kinh doanh. Đây là đối tượng quan trọng, có ảnh hưởng lớn đến hoạt động kinh doanh của công ty bạn. Vì vậy bạn phải đặc biệt quan tâm đến đối tượng này.
Bên cạnh đó, bạn cũng cần thông báo đến đội ngũ nhân viên của bạn, nhất là đối với các văn phòng có nhiều chi nhánh thì việc thông báo cho nhân viên trong toàn công ty biết là điều cần thiết.
Mẫu thông báo tham khảo
Để bạn dễ hình dung hơn về mẫu thông báo chuyển văn phòng, bạn có thể tham khảo mẫu dưới đây:
CÔNG TY …………….. CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Số: ….. Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
Ngày….tháng … năm ….
THÔNG BÁO
V/v: chuyển văn phòng giao dịch
Kính gửi: Quý khách hàng, đối tác, Cổ đông Công ty
Công ty ….. …………..xin chân trọng thông báo đến quý khách hàng, đối tác và cổ đông về việc thay đổi địa chỉ văn phòng giao dịch kể từ ngày … tháng … năm … như sau:
Tên công ty:
Văn phòng giao dịch cũ:
Địa chỉ: ……
Điện thoại: …..
Fax: ….
Văn phòng giao dịch mới:
Địa chỉ: …..
Điện thoại: ….
Fax: …..
Kể từ ngày … tháng … năm …, các giao dịch kinh doanh vui lòng xin gửi về địa chỉ trên. Mọi chức năng hoạt động và các thông tin liên quan khác của Công ty không thay đổi.
Chúng tôi xin chân thành cảm ơn sự hợp tác của Quý khách hàng, đối tác, các cổ đông trong thời gian qua và hy vọng nhận được sự hợp tác, hỗ trợ chặt chẽ hơn trong thời gian sắp tới.
Trân trọng kính chào!
Nơi nhận: GIÁM ĐỐC
- Như trên;
- Lưu VT.
Tải file: Google Drive
Hình thức thông báo chuyển văn phòng
Có nhiều hình thức để thông báo chuyển văn phòng đến khách hàng và nhân viên của bạn. Trong thời kỳ công nghệ 4.0 như hiện nay, bạn có thể thông báo chuyển văn phòng đến khách hàng dễ dàng hơn. Trước tiên, bạn có thể đăng thông báo trên website công ty.
Riêng đối với khách hàng, đối tác của mình, bạn có thể gọi điện, gửi mail hay là dán bản thông báo ở cửa văn phòng cũ,… Dù thông báo theo cách nào thì cũng cần đảm bảo thông tin này được chuyển đến tất cả các khách hàng và đối tác của bạn.
Đối với nhân viên công ty, bạn có thể sử dụng mẫu công văn, mẫu thông báo để gửi đến mail hoặc thông qua thông tin nội bộ của công ty để gửi, hoặc thông báo miệng qua bộ phận nhân sự.
Với mẫu thông báo chuyển văn phòng bạn có thể dễ dàng thực hiện các thao tác thông báo đến khách hàng của bạn một cách dễ dàng mà tiết kiệm thời gian. Ngoài ra, bạn có thể sử dụng dịch vụ chuyển văn phòng Vietnam Moving, chúng tôi có thể hỗ trợ bạn thực hiện việc này một cách nhanh chóng theo yêu cầu của bạn.
Nội dung này có hữu ích ?
Chuyển văn phòng công ty là một công việc quan trọng đòi hỏi phải có sự chuẩn bị kỹ lưỡng và các bước tiến hành theo trình tự. Vì đồng thời sẽ có rất nhiều thứ mà bạn phải làm cùng lúc như thuê văn phòng, chuyển nhà, làm thủ tục đổi địa chỉ công ty, lên mẫu kế hoạch cho việc chuyển văn phòng đến nhân viên…
Nhưng không phải vì vậy mà bạn phải cuốn theo đó mà quên mất một việc đơn giản nhưng lại cực kỳ quan trọng: Thông báo chuyển địa điểm của cửa hàng, để thông báo việc thay đổi địa chỉ công ty với khách hàng và đối tác.
Thông báo thay đổi địa chỉ văn phòng cần được làm trong khoảng 1 tháng trước khi ngày chuyển dọn văn phòng
chính thức diễn ra. Điều này giúp cho những khách hàng quen của bạn không bị bối rối và có sự sắp xếp, điều chỉnh cho phù hợp khi giao dịch. Hãy cùng Chuyển Nhà 24H tham khảo thông tin bài viết trên nhé!
Thông báo chuyển cơ quan hay thông báo về việc chuyển trụ sở làm việc không chỉ đơn giản là một đoạn thông báo chuyển trụ sở cơ quan, công việc này cần thực hiện một cách chỉnh chu, thể hiện sự chuyên nghiệp từ công ty của bạn.
1. Nội dung mẫu thông báo chuyển văn phòng
Sau khi thông báo chuyển văn phòng cho toàn bộ nhân viên trong các cuộc họp hay bằng mail cho toàn bộ nhân sự. Việc không thể quên là gửi thông báo đối tác.
Mẫu thông báo công ty chuyển địa chỉ văn phòng thông thường sẽ có nội dung:
- Tùy nhu cầu về mức độ trang trọng trong mẫu thông báo thay đổi địa chỉ văn phòng , có thể có hoặc không có tiêu ngữ và quốc ngữ, logo và thông tin cơ bản của công ty.
- Lý do chuyển văn phòng: Để thuận lợi cho công việc, gia tăng tiện ích cho khách hàng khi giao dịch, mở rộng nơi làm việc,….
- Ghi chính xác địa chỉ cũ và địa chỉ mới sẽ chuyển đến
- Thời gian bắt đầu làm việc tại văn phòng mới
- Các thông tin khác của công ty như số điện thoại, website, thông báo thay đổi địa chỉ email công ty,…[có gì thay đổi không hay giữ nguyên]
- Gửi lời cảm ơn đến khách hàng, đối tác đã và đang hợp tác/sử dụng sản phẩm/dịch vụ của công ty.
2. Hình thức của mẫu thông báo thay đổi địa chỉ văn phòng gửi khách hàng
Bạn có thể soạn thảo công văn-ký tên đóng dấu hoặc thiết kế thành một form đơn giản. Hoặc đồng thời sử dụng 2 hình thức
Tóm lại, nội dung và thiết kế mẫu thông báo di chuyển văn phòng công ty có thể chuyển đổi linh hoạt, tùy thuộc vào định hướng của công ty bạn [theo hướng truyền thống hay phá cách sáng tạo]
Sau khi hoàn thành nội dung thông báo chuyển địa điểm văn phòng đến khách hàng. Cùng với đó, bạn cũng cần thông cáo chuyển cơ quan đến Chi Cục Thuế, một công văn thông báo thay đổi địa chỉ khai báo thuế và tìm hiểu mẫu thông báo thay đổi địa chỉ xuất hoá đơn là điều không thể thiếu.
3. Các kênh thông báo chuyển địa chỉ
- Đăng trực tiếp thông báo trên website [có thể kèm theo thiết kế banner,…]
- Gửi email đến từng khách hàng
- Gửi kèm với các hợp đồng, văn kiện,…
- Thông báo qua cuộc gọi tới khách hàng
- Dán ở cửa công ty
- Đăng lên mạng xã hội [như Facebook, Instagram, Zalo,…]
CÁC MẪU THÔNG BÁO CHUYỂN VĂN PHÒNG MỚI
Dưới đây là một số mẫu thông báo chuyển địa điểm văn phòng bạn có thể xem
qua:
MỘT SỐ LƯU Ý KHÁC KHI CHUYỂN ĐỊA ĐIỂM
- Đặc biệt lưu ý về việc trình bày mẫu thông báo chuyển văn phòng [đúng chính tả, lịch sự, gọn gàng…]
- Tiến hành thủ tục khai báo theo đúng quy định pháp luật.
- Nhớ thay đổi địa chỉ văn phòng công ty đồng thời trên website và các văn bản hành chính [hợp đồng, giao dịch,…].
- Thông báo việc di chuyển văn phòng với các đơn vị chuyển phát, giao nhận,….
- Đóng gói các đồ dùng văn phòng khoa học, ngăn nắp để dế dàng sắp xếp khi đến nơi mới
- Nếu văn phòng có nhiều máy móc thiết bị và đồ đạc lớn, nặng [như dàn máy tính, các bộ bàn ghế văn phòng, máy in, máy photo, két sắt lớn,… gợi ý bạn nên sử dụng dịch vụ chuyển văn phòng trọn gói để đảm bảo an toàn và nhanh chóng, tiện lợi
Chuyển Nhà 24H hy vọng rằng với những gợi ý trên, bạn sẽ tìm được mẫu thông báo chuyển văn phòng ưng ý nhất cho mình, và có một quãng thời gian chuyển đổi nơi làm việc
thuận lợi nhất.
Vì sao cần thông báo chuyển văn phòng công ty?
Thông báo chuyển văn phòng công ty để giúp cho những khách hàng quen của bạn không bị bối rối và có sự sắp xếp, điều chỉnh cho phù hợp khi giao dịch.
Có các kênh thông báo chuyển địa chỉ nào?
Có các kênh thông báo chuyển địa chỉ đăng trực tiếp thông báo trên website [có thể kèm theo thiết kế banner,…], gửi email đến từng khách hàng, gửi kèm với các hợp đồng, văn kiện,…thông báo qua cuộc gọi tới khách hàng, dán ở cửa công ty, đăng lên mạng xã hội [như Facebook, Instagram, Zalo,…]