JD là một thuật ngữ rất hay dùng trong quản trị nhà hàng hay khách sạn ngày nay. Chúng ta thường hay bắt gặp những cụm từ viết tắt như: JD [Job Description], JP [Job Profile], JS [job specification] và CV [Curriculum Vitae]. Vậy, những thuật ngữ này có nghĩa là gì? Cùng với Lưu sơn Hotel tìm hiểu rõ hơn những cụm từ này thông qua những thông tin dưới đây.
JD [Job Description] là gì?
JD [Job Description] là bảng mô tả công việc cụ thể về chức năng, nhiệm vụ của một vị trí mà nhà tuyển dụng đề ra. Một bản JD chuẩn, phải có đầy đủ những thông tin như: vị trí, nhiệm vụ, trách nhiệm, chỉ tiêu công việc, quyền hạn…
Nội dung cần có của một JD
Không có một bản chuẩn nào danh JD nhưng theo lời khuyên của các chuyên gian thì nhà tuyển dụng cần tạo nên một bản JD để hấp dẫn ứng viên ứng tuyển vào.
Và một bản JD cần phải có đầy đủ những thông tin chi tiết sau:
– Công việc, vị trí: Mỗi doanh nghiệp khi tuyển dụng cần phải nên lên được những vị trí cần tuyển dụng, thời gian tuyển, địa chỉ mà doanh nghiệp làm việc ở đâu, và địa chỉ mà các ứng viên làm việc ở đâu để từ đó giúp cho các ứng viên dễ hình dung hơn về vị trí mà mình ứng tuyển vào.
– Mô tả trách nhiệm: Đây là phần cực kỳ quan trọng bởi nó sẽ giúp ứng viên hiểu được công việc mình sẽ đảm nhận là gì, cần làm gì để hoàn thành tốt và cách thực hiện công việc của mình như thế nào. Hoạt động teamwork hay cá nhân độc lập.
– Nền tảng kiến thức: Nhà tuyển dụng cần đưa ra những yêu cầu về kiến thức, xem thử những ứng viên có đáp ứng được những yêu cầu đó không? Những ứng viên cần có những kiến thức gì, kỹ năng gì? Vậy nên trong bản JD nhà tuyển dụng không nên bỏ qua phần này.
Không chỉ giúp cho việc tuyển dụng được thuận lợi mà JD còn mang rất nhiều ý nghĩa, Cụ thể như:
– Thông qua JD, người quản trị biết việc sắp xếp người làm việc đã hợp lý chưa, đã giải quyết nhiệm vụ, mục tiêu hay chưa. Từ đó, giúp phát hiện sự bất hợp lý để bố trí lại nhân sự và sắp xếp khối lượng công việc sao cho phù hợp nhất.
– JD là cơ sở quan trọng để tuyển dụng, huấn luyện và đào tạo nhân sự. Với JD sẽ giúp cho người quản trị có thể đánh giá và xem xét mức lương cùng với phúc lợi mà vị trí làm việc của nhân viên có phù hợp chưa? Mức lương hiện tại là cao hay thấp? Có nên đề xuất tăng không? Và từ đó thiết lập được một chính sách nhân sự phù hợp với doanh nghiệp và với thị trường chung
– JD hỗ trợ Ban quản trị quản lý đánh giá hiệu quả công việc của từng phòng ban, vị trí, từ đó có cái nhìn toàn cảnh về hiệu quả công việc.
JP [Job Profile] là gì?
[Job Profile – tạm dịch là “hồ sơ công việc”]
Về chức năng, nhiệm vụ, JP [Job Profile] có sự tương đồng với JD [Job Description]. Tuy nhiên, với những cải tiến nhất định, hiện nay, trong nhiều doanh nghiệp đã chuyển hướng xây dựng JP để thay cho JD.
Vì sao nhiều doanh nghiệp lại chủ trương xây dựng JP thay cho JD vốn đã quen thuộc từ lâu?
Nếu JD chủ yếu để trả lời câu hỏi “Phải làm gì?”, thì JP trả lời đồng thời hai câu hỏi “Chủ yếu làm gì?” và “Phải làm tốt như thế nào?”.
Hầu hết các JD hiện nay chỉ mô tả cho người giữ chức danh đó biết mình phải làm gì – đúng với tên gọi “mô tả công việc”. Khi chuyển từ JD sang JP, người đọc sẽ hiểu được chức danh này sẽ làm những việc gì [KPA – Key Performance Area], và những việc này sẽ được đánh giá thông qua các tiêu chí nào [KPI – Key Performance Indicator]. Thực ra, KPA bao hàm ý nghĩa một lĩnh vực công việc chủ yếu, có thể hiểu tương đương với một chức năng [Function].
Chẳng hạn, một trong những KPA của bộ phận nhân sự là tuyển dụng, đồng nghĩa với việc bộ phận này có chức năng tuyển dụng. Còn KPI là chỉ số hay thước đo chủ yếu để đánh giá hiệu quả làm việc của cá nhân [hoặc bộ phận]. Trong JP, mỗi công việc sẽ có ít nhất một tiêu chí chủ yếu để đo lường và đánh giá. Chẳng hạn, trong JP của một trưởng phòng nhân sự có một KPA là “tuyển dụng” và KPI tương ứng để đánh giá có thể là “thời gian đáp ứng yêu cầu tuyển dụng”.
Khác với JD – thường liệt kê khá nhiều công việc mà nhân viên phải làm, JP chỉ liệt kê những lĩnh vực [Nhóm] công việc chủ yếu. Khi thay JD bằng JP, người giữ chức danh tương ứng không chỉ hiểu rõ những công việc mình phải làm, mà còn hiểu thêm mình sẽ được đánh giá hiệu quả công việc thông qua các tiêu chí nào. Điều này sẽ tạo động lực để người có JP cố gắng phấn đấu hoàn thành công việc theo các tiêu chí đã biết.
CV [Curriculum Vitae] là gì?
CV [Curriculum Vitae] xuất phát từ tiếng Latinh và mang ý nghĩa là sơ yếu lý lịch.
Đây chính là một văn bản chủ yếu là dùng để đi xin việc và đây được xem là một những yếu tố quan trọng trong khi đi xin việc. CV được xem là một lời giới thiệu, thể hiện năng lực cùng với đó là nguyện vọng được làm việc cùng với nhà tuyển dụng.
Và khi ứng viên viết CV thì nên điền các thông tin cần thiết như: Thông tin về cá nhân [Họ tên, ngày, tháng năm sinh, quê quán, email, số điện thoại liên lạc], thông tin về trình độ học vấn [bằng cao đẳng, đại học, nghiệp vụ…], thông tin về kinh nghiệm làm việc, kỹ năng, mục tiêu nghề nghiệp cũng những chứng chỉ và giải thưởng đạt được.
Một số lưu ý khi viết CV
– Không nên dùng từ ngữ quá khoa trương, trình bày ngắn gọn, súc tích.
– Không nên viết tất cả những công việc bạn làm, kỹ năng bạn có mà hãy lọc những điều liên quan đến vị trí bạn ứng tuyển thôi.
– Chú ý đến những ngôn từ khi viết CV và thông thường thì CV dài từ 1-2 trang là hợp lý và nhớ nên bật những mong muốn và những sở trường của mình để nhà tuyển dụng có ấn tượng với bạn.
Với bài viết này bạn đã hình dung được JD, JP và CV là gì rồi đúng không?
Hi vọng bài viết sẽ giúp ích cho bạn.
Tham khảo thêm bài viết:
I. JD là gì?
1. Định nghĩa JD
JD là thuật ngữ dùng để chỉ bản mô tả công việc, nó được viết tắt từ Job Description trong tiếng Anh. Bản JD thường sử dụng những từ ngữ đơn giản, dễ hiểu, giúp ứng viên dễ dàng hình dung ra công việc mà họ sẽ phải làm. Nó tóm tắt đầy đủ chức năng, quyền hạn và nhiệm vụ của vị trí đang tuyển dụng.
2. JD khác gì so với JP
JP là Job Profile, nó có nghĩa là hồ sơ công việc. Nói về chức năng thì JD và JP tương đối giống nhau. Tuy nhiên, trong khi JD dùng để mô tả cho ứng viên biết công việc của họ là gì, thì JP giúp ứng viên hiểu được việc cần làm và tiêu chí để đánh giá công việc đó.
Ngoài ra, cách liệt kê công việc trong JD và JP cũng khác nhau. JD dùng để liệt kê các công việc mà ứng viên sẽ phải thực hiện trong doanh nghiệp. Ngược lại, JP lại dùng để liệt kê theo lĩnh vực, nhóm công việc cho vị trí mà ứng viên ứng tuyển. Và khi thay thế JD bằng JP, ứng viên sẽ hiểu rõ hơn những việc phải làm, những tiêu chí đánh giá công việc, từ đó tạo động lực để họ hoàn thành công việc.
II. Vai trò của JD trong tuyển dụng
1. Đối với ứng viên
JD là bản mô tả công việc mà thông qua đó, ứng viên có thể xem được mình có phù hợp với vị trí công ty đang tuyển dụng hay không. Ứng viên so sánh những kinh nghiệm, sở thích, năng lực của bản thân xem có phù hợp với vị trí mà công ty đưa ra hay không. Từ đó, ứng tuyển vào vị trí đó để tìm kiếm cơ hội việc làm cho bản thân.
Thông qua JD, ứng viên sẽ hiểu hơn về công việc mà doanh nghiệp đang tuyển dụng, biết được mức thu nhập có phù hợp hay không. Đặc biệt, với những người đang còn chưa xác định được định hướng nghề nghiệp của bản thân thì JD được biết đến là công cụ xác định mục tiêu nghề nghiệp trong tương lai.
2. Đối với nhà tuyển dụng
JD đối với nhà tuyển dụng vô cùng quan trọng. Nó như là tiêu chuẩn để xét xem sự phù hợp của ứng viên và doanh nghiệp. JD giúp doanh nghiệp có thể theo dõi chất lượng công việc, hoạch định được kế hoạch làm việc, phát triển cho vị trí đó và sự phát triển của công ty.
Dựa trên JD, doanh nghiệp có thể triển khai và xây dựng các chương trình đào tạo phù hợp với mỗi vị trí khác nhau. Nó cũng góp phần vào việc thiết lập bộ máy tổ chức, xác định phòng ban cho doanh nghiệp. Và hơn hết, JD còn góp phần vào việc xây dựng thang bảng lương cho phù hợp với từng vị trí khác nhau.
III. Nội dung cơ bản trong JD - bản mô tả công việc
- Thông tin công ty tuyển dụng: Phần này giúp ứng viên biết được họ đang theo dõi tin tuyển dụng của công ty nào. Thông qua phần thông tin công ty tuyển dụng, ứng viên cũng sẽ dễ dàng tìm thấy nhà tuyển dụng trên các công cụ tìm kiếm.
- Vị trí tuyển dụng: Đây là phần giúp ứng viên biết được chức danh và bộ phận quản lý trong công việc. Tùy vào cơ cấu doanh nghiệp mà vị trí và thứ bậc của chức vụ cũng khác nhau. Dựa vào tên vị trí, ứng viên có thể đo lường được khối lượng và trách nhiệm công việc của mình.
- Mô tả công việc: Đây là phần chính đối với một JD. Thông qua mô tả nội dung công việc, ứng viên sẽ biết được những kiến thức, kỹ năng cần có, các yêu cầu, nhiệm vụ phải hoàn thành. Khi nhìn vào JD, phần mô tả công việc được xem như là phần bao quát quá trình làm việc tốt nhất của vị trí đang tuyển dụng.
- Trách nhiệm và nghĩa vụ: Đây là phần nội dụng giúp ứng viên biết được nhiệm vụ mà mình sẽ phải thực hiện khi đảm nhiệm vị trí đó là gì. Nó đảm bảo chất lượng làm việc của một tập thể, giúp công việc được tiến hành theo đúng những gì cấp trên chỉ đạo. Với mỗi vị trí, mỗi doanh nghiệp khác nhau, những quy định, trách nhiệm, nghĩa vụ này cũng có sự khác biệt.
- Yêu cầu kinh nghiệm chuyên môn: Đây là phần điều kiện yêu cầu cho vị trí. Mỗi vị trí, cấp bậc sẽ cần có kinh nghiệm chuyên môn riêng. Có những vị trí không yêu cầu kinh nghiệm, nhưng bên cạnh đó, có những vị trí cần có kinh nghiệm chuyên môn phù hợp thì mới đảm bảo được chất lượng yêu cầu công việc.
- Yêu cầu trình độ học vấn: Với tính chất công việc khác nhau, mỗi vị trí sẽ có yêu cầu trình độ học vấn khác nhau. Một số lĩnh vực cần người có trình độ học vấn cao thì mới có thể đưa ra những quyết định đúng đắn. Từ đó, ứng viên khi làm việc mới đảm nhiệm tốt công việc được giao.
- Quyền hạn vị trí công việc: Với những người làm việc ở cấp bậc quản lý, quyền hạn vị trí sẽ phải được nêu rõ trong JD. Nhờ vậy, ứng viên sẽ định hình được họ phải làm gì, trong khuôn khổ như thế nào để từ đó không vượt quá quyền hạn trong công việc.
- Môi trường làm việc: Tùy thâm niên, quy mô, cơ cấu mà doanh nghiệp sẽ có môi trường làm việc khác nhau. Mô tả thêm môi trường làm việc cũng là cách giúp ứng viên xác định được môi trường làm việc sắp tới có phù hợp hay không. Tránh trường hợp vào làm, thấy không phù hợp, như vậy tốn thời gian cho cả doanh nghiệp và ứng viên.
- Thu nhập và quyền lợi: Lương thưởng có lẽ là phần mà ứng viên rất chú tâm. Một số vị trí thông qua lương ứng viên cũng biết được trách nhiệm của mình trong công việc. Nếu lương không phải là thế mạnh của doanh nghiệp, thì bạn có thể làm nổi bật chính sách, đãi ngộ của doanh nghiệp để không bị tuột mất ứng viên tài năng.
- Thông tin, giấy tờ cần thiết: Những thông tin như thời hạn ứng tuyển, địa chỉ làm việc, giấy tờ cần cung cấp khi ứng tuyển, để ứng viêm có thể chủ động hơn trong việc nộp CV của mình. Nếu doanh nghiệp yêu cầu phải nộp giấy tờ trước để kiểm tra xem có phù hợp hay không, thì những thông tin đó cũng cần được nêu rõ. Nó giúp doanh nghiệp nhanh chóng tìm được ứng viên phù hợp, hạn chế việc ứng viên đến phỏng vấn, giấy tờ không đủ phải hẹn lại hôm sau.
IV. Các bước xây dựng JD - bản mô tả công việc
1. Lập kế hoạch xây dựng JD
Một bản mô tả công việc thu hút được sự quan tâm của nhiều người cần phải có mục tiêu rõ ràng để có thể tạo ra một bản kế hoạch xây dựng JD phù hợp. Việc lập kế hoạch là bước đầu giúp có một JD thu hút.
Khi lập kế hoạch xây dựng JD, bạn cần xác định nhiệm vụ mà công việc cần phải đạt được, trách nhiệm của người thực hiện và biết cách kiểm tra, đánh giá. Một bản kế hoạch càng chi tiết, rõ ràng sẽ giúp doanh nghiệp dễ dàng được được mục tiêu mà mình mong muốn.
2. Thu thập thông tin vị trí tuyển dụng
Cần thu thập đầy đủ thông tin liên quan đến vị trí tuyển dụng, về doanh nghiệp. Có thể sử dụng nhiều nguồn thông tin để JD được đầy đủ thông tin nhất. Một số nguồn bạn có thể tham khảo như bảng phân tích công việc, kế hoạch timeline làm việc của nhân viên trước, của phòng ban khác, doanh nghiệp khác.
Việc thu thập thông tin vị trí tuyển dụng do nhân viên tuyển dụng chịu trách nhiệm chính. Đây là công việc yêu cầu tính linh hoạt cao, bởi mỗi vị trí, mỗi bộ phận sẽ có yêu cầu và thông tin khác nhau. Khi thu thập thông tin cần chọn lọc những kết quả phù hợp với doanh nghiệp, liên quan đến công việc để nội dung JD được rõ ràng, có tính liên kết. Có thể sử dụng sơ đồ để tổng hợp thông tin.
3. Phác thảo bản mô tả công việc
Dựa trên những thông tin đã chọn lọc trước đó, người làm JD sẽ thu thập, tổng hợp và phác thảo ra một bản mô tả công việc sơ khai. Mục đích của việc phác thảo này giúp nhà tuyển dụng dễ dàng hình dung ra nội dung bao quát, phạm vi công việc chung.
Công việc này thường do nhân viên hành chính nhân sự phụ trách. Tuy nhiên, một số trường hợp người quản lý trực tiếp cho vị trí đó cũng có thể là người soạn bản phác thảo để có thể đưa ra yêu cầu và quyền lợi đúng nhất cho vị trí đang tuyển dụng. Khi phác thảo mô tả công việc nên nhìn dưới góc độ của doanh nghiệp.
4. Phê chuẩn bản mô tả công việc
Người chịu trách nhiệm chính cho JD và người quản lý cần trao đổi lại với nhau để thống nhất nội dung công việc chuẩn. Khi phê chuẩn bản mô tả công việc, cần nhìn dưới góc độ của nhân viên, để có hướng xử lý đối với những tình huống bất ngờ khi đăng tin hay phỏng vấn.
Bước này cần được thực hiện cẩn thận để tránh sơ hở hay yêu cầu và quyền lợi bị chồng chéo. Nếu bỏ qua bước phê chuẩn, JD khi được đăng tải sẽ có phần thiếu chuyên nghiệp, không đảm bảo được quyền lợi của doanh nghiệp.
V. Lưu ý khi xây dựng JD - bản mô tả công việc
Một JD thu hút được sự chú ý của ứng viên tài năng phải được trình bày cụ thể, chi tiết, không nên viết chung chung, khó hiểu. Hãy chắc rằng các thông tin được rõ ràng, nên đi thẳng vào vấn đề để tránh mất thời gian của ứng viên và nhà tuyển dụng.
Hạn chế việc sử dụng từ ngữ hoa mỹ, sáo rỗng khiến ứng viên hiểu lầm vị trí mà công ty đang tuyển. Hầu hết ứng viên đều hy vọng có thể biết được vai trò và vị trí của họ trong doanh nghiệp. Mô tả chi tiết vị trí đang tuyển dụng là cách doanh nghiệp thu hút được nhiều ứng viên tài năng hơn.
Cùng với đó, đừng quên việc phải giới thiệu môi trường làm việc và văn hóa của doanh nghiệp. Có ứng viên mong muốn một môi trường chuyên nghiệp, trưởng thành, có người lại yêu thích sự năng động, nhiệt huyết. Trong bản mô tả công việc nêu rõ văn hóa và môi trường làm việc cũng là cách giúp ứng viên hiểu được cơ bản về nơi họ muốn xin vào.
VI. Những hạn chế của JD - bản mô tả công việc
Hạn chế lớn nhất của JD đó là nó không thể lường trước được khối lượng công việc thực tế mà bạn phải làm. JD chỉ có thể mô tả ngắn gọn, cơ bản công việc chính của một vị trí mà doanh nghiệp đang tìm kiếm. Khi vào làm việc sẽ có nhiều công việc phát sinh, dẫn đến việc bản mô tả công việc chưa được đầy đủ.
Mỗi JD chỉ phù hợp với một vị trí, trong một thời điểm nhất định. Nó không thể thay đổi nhanh chóng, linh hoạt theo doanh nghiệp, dẫn đến việc JD rất dễ lỗi thời. Và không phải cứ có một bản mô tả công việc thu hút là bạn có thể thuyết phục được ứng viên làm việc cho bạn. Những yếu tố khác diễn ra vào buổi phỏng vấn cũng hết sức quan trọng.
Với những vị trí quản lý cấp cao, JD không thể quyết định được công việc mà họ sẽ làm. Bởi vì những người ở cấp quản lý có phương pháp làm việc hoàn toàn khác, họ luôn có cách để giúp công việc được hoàn thành tốt hơn.
VII. Tham khảo mẫu JD của một số ngành nghề
- Nhân viên siêu thị Điện Máy Xanh mô hình Supermini
- Nhân viên Tuyển Dụng Thế Giới Di Động
- Nhân viên Kho kiêm Hỗ Trợ Kỹ Thuật Thế Giới Di Động
- Nhân viên Thu ngân Bách Hóa Xanh
- Dược sĩ bán thuốc An Khang
Xem thêm:
- Marketing là gì?
- Cách làm Affiliate Marketing dành cho người mới hiệu quả, thành công
- Insight là gì? Nguyên tắc và cách xác định Insight khách hàng
Hy vọng bài viết này giúp cho nhà tuyển dụng tương lai biết JD là gì và cách xây dựng JD thu hút. Nếu thấy hay đừng quên chia sẻ và để lại bình luận bên dưới. Cảm ơn và hẹn gặp lại.