Bạn cần một vị trí trung tâm để truy cập tất cả hình ảnh và tài liệu đã lưu. Hướng dẫn này sẽ chỉ cho bạn cách lưu file đính kèm Gmail vào Google Drive.
Một tình huống sử dụng ví dụ cho trường hợp này là nếu bạn làm việc với công ty xây dựng và thường xuyên trao đổi các file kế hoạch, thiết kế và hợp đồng qua email. Việc tìm một file nhất định trong số những file này chắc chắn mất rất nhiều thời gian. Tuy nhiên, nếu chúng được lưu vào Google Drive, bạn sẽ không cần phải lọc hàng trăm email để tìm tài liệu mình cần.
Cách lưu file đính kèm Gmail vào Google Drive từ trình duyệt web trên máy tính
Nếu bạn sử dụng Gmail từ trình duyệt web trên Windows, macOS, ChromeOS, hoặc Linux, hãy làm theo các bước dưới đây để lưu file đính kèm Gmail vào Google Drive.
Đầu tiên, bạn mở Gmail trên trình duyệt web bất kỳ và tìm đến email chứa file đính kèm bạn muốn lưu. Tiếp theo, bạn rê chuột lên file đính kèm và bấm nút Save to Drive [Lưu vào Drive]. Trong ví dụ này, chúng tôi sẽ lưu file ảnh vào Google Drive.
Nếu email có nhiều hơn một file đính kèm và bạn muốn lưu tất cả chúng vào Google Drive, hãy bấm nút Save All to Drive [Lưu tất cả vào Drive] ở phía bên phải phần hiển thị file đính kèm.
Trường hợp bạn đang xem file đính kèm và muốn lưu nó vào Google Drive, hãy bấm nút Add to My Drive [Thêm vào Drive của tôi] nằm ở phía trên góc phải của màn hình.
Để chắc chắn file đính kèm đã nằm trên Google Drive, bạn mở một tab/cửa sổ mới, và truy cập vào địa chỉ //drive.google.com/drive/my-drive. Tất cả những file bạn đã lưu sẽ xuất hiện bên dưới phần Quick Access và Files.
Tại đây, bạn có thể tạo thư mục và di chuyển tất cả các file này vào đó để tiện quản lý, truy cập, cũng như chia sẻ.
Cách lưu file đính kèm Gmail vào Google Drive từ ứng dụng Gmail trên Android và iOS
Nếu bạn truy cập Gmail trên Android và iOS, hãy làm theo cách dưới đây để lưu file đính kèm Gmail vào Google Drive.
Đầu tiên, bạn mở ứng dụng Gmail trên thiết bị di động và tìm đến email chứa file đính kèm bạn muốn lưu. Tiếp theo, bạn di chuyển xuống dưới cùng của email và bấm nút Save to Drive [Lưu vào Drive] nằm bên dưới ảnh thu nhỏ xem trước của file đính kèm.
Ứng dụng di động của Gmail không có tùy chọn lưu tất cả file đính kèm vào Google Drive. Do vậy, nếu email có nhiều file đính kèm, bạn cần lặp lại theo tác trên để lần lượt lưu tất cả file đính kèm vào Google Drive.
Nếu bạn đang xem file đính kèm và muốn lưu nó vào Google Drive, hãy bấm nút hình ba dấu chấm ở phía trên góc phải. Nếu nút này không hiển thị, bạn chỉ cần chạm nhẹ lên màn hình và nó sẽ hiện ra.
Nếu là người phụ trách quản lý hộp thư giao dịch với các đối tác và khách hàng của đơn vị mình, bạn thường phải save từng file đính kèm theo email để xử lý riêng. Và nếu số lượng email nhận được hàng ngày rất lớn thì công việc này trở nên khá “mệt mỏi”. Lúc này, bạn sẽ thấy Mail Attchment Downloader cần thiết như thế nào!
- Mặc định, chương trình sẽ tải về toàn bộ các file đính kèm hiện có trong hộp thư của bạn. Như vậy số lượng tập tin tải về sẽ rất lớn và nhiều khi có chứa cả những tập tin bạn không cần, vì vậy bạn có thể thiết lập các tùy chọn cho chương trình để chỉ tải về những tập tin mà bạn cần.
- Thẻ Basic filters: Kích vào tùy chọn New messages only trong khung Check in nếu bạn chỉ muốn tải các file đính kèm trong hộp thư mới nhất [chưa đọc]. Kích vào tùy chọn All mail nếu muốn tải mọi tập tin đính kèm trong tất cả các email.
Kích vào tùy chọn Size Greater Than để chỉ định dung lượng file đính kèm cần tải về, khung Download only files of type để bạn chỉ định loại định dạng file cần tải về, bao gồm phim [Movie], hình ảnh [Pictures], âm nhạc [Music], văn bản [Documents]. Trong trường hợp file bạn tải về không thuộc trong nhóm các định dạng trên thì bạn kích vào tùy chọn Other rồi gõ vào phần mở rộng tương ứng với định dạng cần tải.
- Thẻ Advanced filters: Chọn Date rồi chỉ định khoảng thời gian bắt đầu từ ngày [Start date], đến kết thúc ngày [End date] có tập tin đính kèm mà bạn muốn tải về; kích tùy chọn From để chỉ tải về những file từ địa chỉ email người gửi, To [chỉ tải theo địa chỉ email người nhận], CC or BCC [chỉ tải theo địa chỉ email đồng gửi], Subject [tải file theo tiêu đề thư], Body [tải filechứa các từ, cụm từ trong nội dung thư].
- Nếu tài khoản email bạn đang sử dụng, không thuộc các dịch vụ email như Live/ Hotmail, Gmail, AOL, Yahoo!Mail thì bạn chuyển qua thẻ Mail server, rồi kích vào tùy chọn Other và khai báo địa chỉ máy chủ tại mục Host, cổng kết nối [Port] và giao thức nhận email [Server type].
- Đặc biệt, trong trường hợp bạn quá bận không có thời gian để tải các file đính kèm về, bạn có thể lên lịch cho chương trình tự động tải file đính kèm về cho bạn, bằng cách chuyển qua thẻ Schedule /General options. Khung Schedule download sẽ cung cấp cho bạn các khoảng thời gian ấn định để chương trình tải file về tự động gồm: None [không tự động tải về], Every 15 minutes [cứ 15 phút/lần sẽ tự động tải file về], Hourly [tự động tải file 1 giờ/lần], Daily [tự động tải file vào mỗi ngày]; hoặc bạn chỉ định khoảng thời gian mà mình muốn.
- Sau khi thiết lập xong, bạn bấm nút Connect and Download để chương trình tiến hành tải file về hệ thống. Kết thúc quá trình tải file, bạn bấm nút Show Files để mở thư mục chứa các file vừa tải về.
Lưu ý: Nếu bạn đang dùng tài khoản Gmail thì bạn cần kích hoạt giao thức IMAP trước khi sử dụng chương trình tải file về, bằng cách đăng nhập tài khoản Gmail của mình, rồi truy cập menu Settings trên góc phải, rồi chọn thẻ Forwarding and POP/IMAP và kích vào tùy chọn, đánh dấu trước tùy chọn Enable IMAP tại mục IMAP Access. Rồi bấm nút Save Changes để áp dụng thay đổi.