Mẫu bảng kê hóa đơn đầu ra và đầu vào sẽ giúp cho việc kê khai, nộp thuế hàng tháng của doanh nghiệp đảm bảo tính chính xác, hợp lý. Từ đó, kế toán quản lý hóa đơn dễ dàng, tiện lợi hơn. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết cách lập mẫu bảng kê hóa đơn đầu ra và đầu vào bằng excel cho các doanh nghiệp.
1. Mẫu bảng kê hóa đơn đầu ra là gì?
Bảng kê hóa đơn đầu ra là chứng từ quan trọng để thực hiện kê khai hàng hóa, dịch vụ mà nhà sản xuất, kinh doanh bán ra. Bảng kê bán ra mới nhất được lập theo mẫu 03/THKH, ban hành kèm theo Thông tư số 156/2013/TT-BTC, thay cho mẫu 01-1/GTGT/TT-BTC ban hành trước đó. Việc kê khai hóa đơn hàng hóa, dịch vụ bán ra nhằm thống kê lại danh sách hóa đơn, dòng tiền bán ra trong kỳ, từ đó xác định được số tiền bán ra để hoàn thành tờ khai thuế giá trị gia tăng và nộp cho Cơ quan thuế khi có hoạt động thanh tra, kiểm tra.
2. Hướng dẫn lập mẫu bảng kê hóa đơn đầu ra
Mẫu bảng kê hóa đơn đầu ra - Mẫu 03/THKH.
Dưới đây là chi tiết cách lập mẫu bảng kê hóa đơn đầu ra: Các loại hoá đơn, chứng từ kê khai trong bảng kê 03/THKH:
- Toàn bộ hoá đơn GTGT đã xuất bán trong kỳ
- Các hoá đơn đặc thù như tem vé, hóa đơn điều chỉnh, hóa đơn xuất hoàn trả hàng
Các hoá đơn chứng từ không được kê khai trong bảng kê 03/THKH:
- Hóa đơn viết sai, đã được xuất lại;
- Những hoá đơn GTGT thuộc các kỳ khác;
Bước 1: Điền đầy đủ các thông tin có trên bảng kê bao gồm: Tên công ty, mã số thuế, tên đại lý thuế [Nếu có], mã số thuế vào các dòng 2,3,4,5.
Bước 2: Điền nội dung chính của bảng kê:
- Hàng hoá, dịch vụ không chịu thuế GTGT
- Phân phối, cung cấp hàng hóa áp dụng thuế suất 1%
- Dịch vụ, xây dựng không bao gồm nguyên vật liệu áp dụng thuế suất
- Sản xuất, vận tải, dịch vụ có gắn với hàng hoá, xây dựng có bao thầu nguyên vật liệu áp dụng thuế suất 3%
- Hoạt động kinh doanh khác áp dụng thuế suất 2%
Tùy theo tính chất hoạt động của doanh nghiệp, mà người lập bảng chọn thông tin phù hợp để kê khai trong bảng kê 03/THKH.
Bước 3: Tính các loại tổng doanh thu
- Với tổng doanh thu hàng hoá, dịch vụ bán ra: bằng tổng số liệu cột 8 dòng tổng của các chỉ tiêu 1,2,3,4.
- Với tổng doanh thu hàng hoá dịch vụ bán ra có thuế GTGT: bằng tổng số liệu cột 8 dòng tổng các chỉ tiêu 2,3,4.
- Với tổng số thuế GTGT của hàng hoá, dịch vụ bán ra: bằng tổng số liệu cột 9 dòng tổng các chỉ tiêu 2,3,4.
Bước 4: Hoàn thiện thông tin
- Hóa đơn, chứng từ bán ra
- Tên người mua
- Mã số thuế
- Mặt hàng
- Doanh số bán chưa có thuế
- Thuế GTGT
- Phân loại thuế GTGT cho các hàng hóa, dịch vụ
3. Hướng dẫn lập mẫu bảng kê hóa đơn đầu vào
Cách lập các chỉ tiêu trên bảng kê 01-2/GTGT.
Hiện nay, bảng kê hóa đơn đầu vào được lập theo mẫu 01-2/GTGT, cụ thể như sau:
Dòng 1: “Hàng hóa, dịch vụ dùng riêng cho SXKD không chịu thuế GTGT và sử dụng cho các hoạt động cung cấp hàng hóa, dịch vụ không kê khai, nộp thuế GTGT đủ điều kiện khấu trừ”. Mục này dùng để kê khai các hóa đơn, chứng từ đủ điều kiện khấu trừ thuế.
Dòng 2: “Hàng hóa, dịch vụ dùng chung cho SXKD chịu thuế và không chịu thuế đủ điều kiện khấu trừ” Mục này dùng để kê khai các hóa đơn, dịch vụ mua vào phục vụ cho hoạt động sản xuất, kinh doanh chịu thuế và không chịu thuế. Lưu ý: Chỉ thực hiện kê khai vào mục này nếu vừa kinh doanh các mặt hàng chịu thuế, vừa kinh doanh các mặt hàng không chịu thuế.
Cách kê khai như sau: - Dòng số 1: Những hóa đơn mua vào phục vụ cho SXKD mặt hàng chịu thuế. - Những hóa đơn mua vào phục vụ cho SXKD mặt hàng không chịu thuế: Không được kê khai trên phụ lục mà phải nhập số tiền và tiền thuế [nếu có] vào Chỉ tiêu 23, 24 bên Tờ khai. - Dòng số 2: Kê khai cho các mặt hàng chịu thuế và không chịu thuế, phân bổ số thuế GTGT được khấu trừ và không được khấu trừ.
Lưu ý: Sau khi kê khai tại PL 01-2, doanh nghiệp cần chuyển sang bên tờ khai, tính riêng số thuế GTGT đầu vào khấu trừ và không được khấu trừ để nhập sang các chỉ tiêu 23, 24, 25 của tờ khai.
Dòng 3: “Hàng hóa, dịch vụ dùng cho dự án đầu tư đủ điều kiện được khấu trừ thuế”. Dòng này thông thường không sử dụng để kê khai mà chuyển sang tờ khai riêng “Tờ khai GTGT cho dự án đầu tư [02/GTGT]”.
Hướng dẫn cách lập bảng kê hàng hóa dịch vụ mua vào PL 01-2/GTGT trên tờ khai thuế GTGT khấu trừ 01/GTGT trên phần mềm HTKK mới nhất.
-Thuế GTGT đầu vào của hàng hoá, dịch vụ [kể cả tài sản cố định] sử dụng đồng thời cho SXKD hàng hoá, dịch vụ chịu thuế và không chịu thuế GTGT thì chỉ được khấu trừ số thuế GTGT đầu vào của hàng hoá, dịch vụ dùng cho SXKD hàng hoá, dịch vụ chịu thuế.
[Theo khoản 2 điều 14 TT 219/2013/TT-BTC ngày 31/12/2013 của BTC]
Công ty kế toán Thiên Ưng xin hướng dẫn cách lập Bảng kê hàng hóa dịch vụ mua vào PL 01-2/GTGT chi tiết như sau:
1. Nếu DN bạn SXKD hàng hóa, dịch vụ chịu thuế GTGT:
- Tức là khi bán hàng hóa, dịch vụ sẽ xuất hóa đơn GTGT với thuế suất 0% 5% 10%:
- Thì toàn bộ hóa đơn đầu vào hợp pháp, hợp lệ, hợp lý mà phục vụ cho SXKD các bạn kê khai hết vào HÀNG SỐ 1 “Hàng hóa, dịch vụ dùng riêng cho SXKD chịu thuế GTGT và sử dụng cho các hoạt động cung cấp hàng hóa, dịch vụ không kê khai, nộp thuế GTGT đủ điều kiện khấu trừ”
- Những hóa đơn không đủ điều kiện khấu trừ theo quy định tại Thông tư 219/2013/TT-BTC thì không được kê khai vào PL 01-2/GTGT
Xem thêm: Điều kiện khấu trừ thuế GTGT đầu vào
2. Nếu DN bạn SXKD hàng hóa, dịch vụ không chịu thuế GTGT:
- Tức là khi bán hàng mà xuất hóa đơn GTGT phần thuế suất gạch bỏ:
- Thì toàn bộ hóa đơn mua vào các bạn không được kê khai [Vì không được khấu trừ thuế GTGT]
3. Nếu DN bạn SXKD hàng hóa, dịch vụ vừa chịu thuế GTGT vừa không chịu thuế GTGT:
- Những hóa đơn đầu vào mà phục vụ cho việc SXKD hàng hóa, dịch vụ chịu thuế GTGT --> kê vào HÀNG SỐ 1.
- Những hóa đơn đầu vào mà phục vụ cho việc SXKD hàng hóa, dịch vụ không chịu thuế GTGT --> Không được kê khai [Vì không được khấu trừ]
- Những hóa đơn đầu vào mà phục vụ cả 02 hoạt động SXKD chịu thuế và không chịu thuế --> kê vào HÀNG SỐ 2: “Hàng hóa, dịch vụ dùng chung cho SXKD chịu thuế và không chịu thuế đủ điều kiện khấu trừ”,
Xem thêm: Cách tải dữ liệu từ Excel vào phần mềm HTKK
Lưu ý:
- Các bạn tự tính số thuế GTGT được khấu trừ để nhập vào các chỉ tiêu 23, 24, 25 bên tờ khai.
- DN phải hạch toán riêng thuế GTGT đầu vào được khấu trừ và không được khấu trừ; nếu không hạch toán riêng được thì thuế đầu vào được khấu trừ tính theo tỷ lệ [%] giữa doanh thu chịu thuế GTGT so với tổng doanh thu của hàng hoá, dịch vụ bán ra không hạch toán riêng được.
- Cơ sở kinh doanh hàng hoá, dịch vụ chịu thuế và không chịu thuế GTGT hàng tháng tạm phân bổ số thuế GTGT của hàng hoá, dịch vụ, tài sản cố định mua vào được khấu trừ trong tháng, cuối năm cơ sở kinh doanh thực hiện tính phân bổ số thuế GTGT đầu vào được khấu trừ của năm để kê khai điều chỉnh thuế GTGT đầu vào đã tạm phân bổ khấu trừ theo tháng.
Để các bạn hình dung rõ ràng hơn, chúng tôi xin lấy 1 ví dụ như sau:
VD: Công ty kế toán Thiên Ưng chuyên đào tạo kế toán thực tế và dịch vụ kế toán [trong đó đào tạo không chịu thuế GTGT, dịch vụ kế toán chịu thuế].
- Những hóa đơn đầu vào mà chỉ phục vụ cho việc đào tạo -> không được kê khai [vì không được khấu trừ].
- Những hóa đơn đầu vào mà chỉ phục vụ cho việc dịch vụ kế toán -> Kê vào HÀNG SỐ 1
- Những hóa đơn đầu vào mà vừa phục vụ cho việc đào tạo vừa phục cho việc làm dịch vụ kế toán -> Kê hàng HÀNG SỐ 2.
Chú ý: Những hoá đơn điều chỉnh giảm [Ví dụ: Hoá đơn điều chỉnh giảm do viết sai từ kỳ trước, hoá đơn chiết khấu thương mại được hưởng cuối kỳ ...]. Các bạn kê khai âm vào PL 01-1/GTGT hoặc PL 01-2/GTGT của kỳ hiện tại.
- Bằng cách: Đặt dấu trừ [-] trước số tiền.
VD: -15.500.000
Lưu ý: Khi kê khai âm vào PL 01-2/GTGT phần mềm HTKK sẽ báo lỗi đỏ, nhưng không sao, các bạn cứ ấn GHI và kết xuất bình thường nhé.
Trong qúa trình kê khai không may bị sai sót, kê khai thừa thiếu... Các bạn xem thêm cách xử lý tại đây nhé: Cách kê khai bổ sung điều chỉnh thuế GTGT
Hàng số 3 “Hàng hóa, dịch vụ dùng cho dự án đầu tư đủ điều kiện được khấu trừ thuế": Phần mềm không cho kê khai, mà có 1 tờ khai riêng là "Tờ khai GTGT cho dự án đầu tư [02/GTGT]"