Tiếp theo trong series bài viết về hàm Excel, Nguyễn Hùng sẽ hướng dẫn cách sử dụng hàm Vlookup. Hàm Vlookup trong Excel là 1 hàm tra cứu, tham chiếu theo cột được sử dụng rất phổ biến.
Cách sử dụng hàm Vlookup cơ bản là khá đơn giản nhưng nó mang lại hiệu quả rất cao. Bạn có thể sử dụng hàm Vlookup trong nhiều bài toán khác nhau ví dụ như tra cứu thông tin nhân viên dựa vào mã số nhân viên, tra điểm của sinh viên dựa vào mã sinh viên,….
Dưới đây là hướng dẫn chi tiết cách sử dụng hàm Vlookup trong Excel mời bạn cùng theo dõi.
Hướng dẫn cách sử dụng hàm Vlookup trong Excel
Cú pháp hàm Vlookup: =VLOOKUP [lookup_value,table_array,col_index_num,[range_lookup]]
Giải thích về các giá trị trong hàm Vlookup
- lookup_value: Giá trị cần tra cứu, cần tìm. Phải nằm ở ô đầu tiên bên trái trong vùng chứa table_array. Đây là giá trị bắt buộc.
- table_array: Phạm vi chứa các ô giá trị cần tìm cho giá trị lookup_value. Cột đầu tiên trong phạm vi ô chứa phải chứa giá trị lookup_value. Đây là giá trị bắt buộc và để ở địa chỉ tuyệt đối có dấu $ ở phía trước [ấn F4 để tự động thêm dấu $ ở trước].
- col_index_num: Vị trí cột chứa giá trị trả về. Cột đầu tiên bên trái của table_array được đánh số là 1. Giá trị bắt buộc.
- range_lookup: Giá trị logic để xác định bạn muốn dò tìm giá trị tương đối hoặc tuyệt đối. Nhập vào là TRUE hoặc 1 để Vlookup dò tìm giá trị tương đối, nhập FALSE hoặc 0 để hàm Vlooup dò tìm giá trị tuyệt đối. Đây là giá trị không bắt buộc, nếu bạn không nhập thì mặc định nó sẽ chọn là TRUE [dò tìm giá trị tương đối].
Để giúp bạn hiểu rõ hơn về cách sử dụng hàm Vlookup chúng ta cùng làm ví dụ sau đây:
1. Ví dụ về cách dò tìm tương đối
Để hiểu về ví dụ này chúng ta thực hành việc đánh giá xếp loại học lực cho học sinh theo bảng sau.
Dựa vào tiêu chí xếp loại ứng với số điểm cho trong bảng nhỏ ở dưới chúng ta có công thức để đưa ra Xếp loại học lực như sau:
Công thức hàm Vlookup cho ô F5: =VLOOKUP[E5,$E$17:$F$20,2,1]
Làm tương tự với các học sinh bên dưới ta có bảng xếp loại như sau:
Tham khảo thêm: Hướng dẫn cách sử dụng hàm LOOKUP trong Excel
2. Ví dụ về cách dò tìm tuyệt đối
Với ví dụ dưới đây bạn sẽ biết được chi tiết hơn về cách dò tìm tuyệt đối. Cách dò tìm tuyệt đối sẽ tìm kiếm được chính xác hơn so với cách dò tìm tương đối.
Trong ví dụ này chúng ta đi tìm thông tin về Trình độ học vấn và Quê quán của nhân viên trong công ty dựa vào bảng số liệu sau
Đầu tiên, chúng ta dò tìm Trình độ học vấn của nhân viên dựa vào Mã NV và thông tin cho trong bảng phụ.
Tại ô G5 chúng ta có công thức hàm Vlookup như sau: =VLOOKUP[C5,E15:$G$22,2,0]
Sau khi làm đầy đủ ta có thông tin về Trình độ học vấn của các nhân viên như sau:
Tiếp theo, để tra cứu Quê quán của nhân viên chúng ta có công thức hàm Vlookup như sau.
Công thức hàm Vlookup cho ô H5: =VLOOKUP[C5,$E$15:$G$22,3,0]
Cuối cùng ta có bảng đầy đủ như sau:
Tham khảo thêm: Hướng dẫn cách sử dụng hàm HLOOKUP trong Excel
Như vậy, với hướng dẫn về cú pháp sử dụng hàm cũng như 2 ví dụ kèm theo về cách dò tìm tương đối và tuyệt đối thì bạn đã nắm vững được cách sử dụng hàm Vlookup trong Excel rồi nhé. Nếu có khó khăn gì về việc học hàm Excel hãy để lại ý kiến mình sẽ giải đáp giúp nhé. Chúc các bạn tự học Excel thành công!
Hàm Vlookup là một hàm dùng để tìm kiếm thông tin cần tìm trong bảng, một phạm vi theo hàng hoặc cột, bảng nào đó.
Ví dụ: Tra cứu một số lượng iPhone 11 được bán trong tháng 8/2020 của công ty cổ phần Thế Giới Di Động, hoặc tra cứu tên cửa hàng trưởng của Thế Giới Di Động tại TPHCM.
Công thức của hàm Vlookup là: =VLOOKUP[lookup_value, table_array, col_index_num, [range_lookup]]
Trong đó:
- Lookup_value: là giá trị cần dò tìm
- table_array: là bảng cần dò tìm
- col_index_num: là vị trí cột cần lấy giá trị
- range_lookup: nhập vào số 0 để tìm chính xác và nhập vào số 1 để tìm gần đúng [thông thường nhập số 0]
Trước khi vào tìm hiểu hàm Vlookup khô khan thì mình đi mua sắm tí nhé! Hôm nay cùng mình đi mua snack nghen!
Lấy ví dụ thực thế để minh họa hàm Vlookup
Khi bạn vào một cửa hàng để mua snack, việc đầu tiên là tìm được line [hàng] có snack trong khu vực nào của cửa hàng, vị trí chính xác chưng bày snack trong line đó, và quyết định mua, một là mua snack bất kì bạn gặp ngẫu nhiên, miễn là snack bạn sẽ mua [tương đối], hai là mua snack đúng loại bạn thích từ thương hiệu, loại, kích thước và hương vị [giá trị tuyệt đối].
Từ đó chúng ta có công thức mua snack như sau: Tìm được line có snack > Biết hàng đó trong khu vực nào của cửa hàng > Vị trí chính sát chưng bày snack trong line đó > Đưa ra quyết đinh mua snack theo hướng tương đối hay tuyệt đối.
1. Tìm được line có snack > Giá trị cần dò tìm [Lookup_value] => G6
Giá trị cần dò tìm trong hàm Vlookup
2. Trong khu vực nào có chứa snack của cửa hàng > Bảng chứa giá trị cần dò tìm [Table_array] => [B1:D4]
Bảng giá trị cần tìm trong hàm Vlookup
3. Vị trí chính xác chưng bày snack trong line đó > Vị trí cột cần lấy giá trị trong bảng chứa giá trị cần dò tìm [Col_index_num] => 2
Vị trí cần dò tìm trong hàm Vlookup
4. Đưa ra quyết định mua tương đối hay tuyệt đối > Tìm kiếm tương đối hoặc tuyệt đối [Col_index_num] =>1
Chọn giá trị tuyệt đối, tương đối trong hàm Vlookup
Các bạn gõ dấu “=” sau đó nhập VLOOKUP[
Và ta có công thức hoàn chỉnh cho công cuộc đi mua snack: = Vlookup[G6,B1:D4,2,1]
Giá trị tìm được
Khóa bảng tìm kiếm để máy tính hiểu rằng chỉ tìm giá trị trong bảng đã khóa, không tìm giá trị ra ngoài.
Trong trường hợp này hàm công thức đang tự đối chiếu giá trị rỗng ngoài bảng nên sẽ báo lỗi ngay khi bạn Enter đấy!
Lỗi không khóa bản tìm kiếm
Bị lỗi #N/A vậy nên cần khóa bảng để tìm đúng giá trị và tránh mắc lỗi ở các trường hợp cơ bản. Cẩn thận bạn nhé!
lỗi #N/A khi không khóa bản đối chiếu dữ liệu
Ví dụ: Đề bài:
Hãy xếp loại học sinh theo thứ hạng yếu, trung bình, khá, giỏi,... dựa trên 2 bảng cho trước dưới đây và sử dụng hàm Vlookup để tìm kiếm.
Hãy sử dụng hàm Vlookup, để xếp loại thứ hạng trong 2 bảng sau.
Áp dụng công thức hàm Vlookup ta có: =VLOOKUP[B2,$E$2:$G$9,2,0]
Trong đó:
B2: Giá trị cần dò tìm giá trị
$E$2:$G$9: Bảng đối chiếu giá trị [đã khóa]
2: Vị trí cột cần dò tìm
0: Chọn giá trị tuyệt đối để dò tìm
Chọn giá trị tuyệt đối để dò tìm
Và kết quả là:
Và kết quả
Gặp lỗi #N/A vì giá trị so sánh lấy tuyệt đối tức giá trị cần tìm là các số nguyên dương từ 1 đến 10, không chấp nhận bất cứ số nào trong khoảng hoặc chứa dấu phẩy.
Vd: Khi nhập công thức chúng ta chọn 0 hoặc FALSE tức là kết quả trả về chỉ nhận và trả về giá trị 9 chứ không chấp nhận giá trị 9,5.
=> Vì vậy chúng ta cần lưu ý khi chọn điều kiện cho giá trị hiển thị, tuyệt đối hay tương đối để đảm bảo đúng sự tìm kiếm của mình.
Sửa lại công thức ta có công thức đúng như sau:
Sửa lại công thức ta có công thức đúng
Đây là link bài tập bạn có thể thực hành hàm Vlookup ngày tại đây
Tham khảo: Cách sửa lỗi #N/A trong Excel có ví dụ minh họa
- #NA: dò tìm không có giá trị.
- Cách khắc phục:
Nếu chưa phát hiện lỗi #NA thì bạn có thể khắc phục lỗi #NA bằng công thức sau.
= IFERROR [công thức gốc, giá trị sẽ hiển thị nếu công thức gốc có lỗi].
Lấy ví dụ trên minh họa:
= IFERROR [VLOOKUP[B5,$G$2:$H$14,2,0]”Tìm giá trị lỗi”]
Tham khảo: Cách sửa lỗi #REF trong Excel có ví dụ minh họa
- #REF: cột dò tìm không có trong bảng chứa giá trị dò tìm.
- Cách khắc phục
Ví dụ lỗi #REF! xảy ra do việc xóa cột.
-> Bạn có thể bấm ngay nút Hoàn tác trên Thanh công cụ Truy nhập Nhanh [hoặc nhấn CTRL+Z] để khôi phục hàng hoặc cột đó.
Ví dụ: VLOOKUP với tham chiếu dải ô không chính xác.
-> Điều chỉnh phạm vi có lớn hơn hoặc giảm cột tra cứu giá trị để khớp với tham chiếu phạm vi. =VLOOKUP[A8,A2:E5,5,false] sẽ là một phạm vi tham chiếu hợp lệ, như làm =VLOOKUP[A8,A2:D5,4,FALSE].
Tham khảo: Cách sửa lỗi #VALUE trong Excel có ví dụ minh họa
- #VALUE: lỗi với cách nhập công thức của bạn.
- Cách Khắc phục
a. Sự cố: Tham đối giá_trị_tra_cứu có nhiều hơn 255 ký tự.
Giải pháp: Rút ngắn giá trị hoặc sử dụng kết hợp hàm INDEX và MATCH như một giải pháp thay thế.
b. Sự cố: Số thứ tự cột giá trị hiển thị [Col_index_num] chứa văn bản hoặc nhỏ hơn 0.
- Sự cố này có thể xảy ra do lỗi đánh máy trong Số thứ tự cột giá trị hiển thị hoặc vô tình chỉ định một số nhỏ hơn 1 làm giá trị chỉ mục [hiện tượng phổ biến nếu một hàm Excel khác được lồng trong hàm VLOOKUP trả về một số, chẳng hạn như "0", làm số thứ tự cột giá trị hiển thị.
- Giá trị tối thiểu cho số thứ tự cột giá trị hiển thị là 1, trong đó 1 là cột tìm kiếm, 2 là cột đầu tiên ở bên phải của cột tìm kiếm, v.v.. Vì vậy, nếu bạn đang tìm kiếm trong cột A thì số 1 sẽ tham chiếu cột đó, 2 là cột B, 3 là cột C, v.v..
Bài viết này đã giới thiệu cũng như hướng dẫn chi tiết về hàm Vlookup cơ bản. Hy vọng bài viết này đã mang đến bạn những thông tin bổ ích. Đừng quên để lại nhận xét, like và share bài viết này nhé!