Scan tài liệu trên máy tính là công việc mà hầu hết các doanh nghiệp đều cần. Scan tài liệu là phương pháp lưu trữ tài liệu văn bản cứng thành file mềm trên máy tính. Tuy nhiên, không phải doanh nghiệp nào cũng biết cách scan tài liệu trên máy tính đúng cách. Nếu bạn muốn tiết kiệm chi phí thuê ngoài dịch vụ, hãy theo dõi bài viết được ACC chia sẻ dưới đây!
Công nghệ scan ra đời nhằm phục vụ các công việc liên quan đến tài liệu trong doanh nghiệp. ACC nêu chi tiết những lợi ích quan trọng của việc quét tài liệu từ máy tính của bạn bên dưới:
- lưu trữ tài liệu quan trọng
Nếu doanh nghiệp có những file quan trọng, cần lưu trữ hình ảnh, tài liệu có giá trị lâu dài. Bạn có thể quét các tài liệu quan trọng này dưới dạng tệp và lưu trữ chúng trên máy tính của mình. Điều này sẽ đảm bảo an toàn tuyệt đối cho việc lưu trữ.
- Dễ dàng tìm kiếm và sắp xếp thông tin
Việc chuyển chứng từ sang file trên máy tính giúp cho việc tổ chức thông tin của doanh nghiệp trở nên dễ dàng, thuận tiện và hiện đại hơn.
- Chia sẻ tài liệu nhanh hơn và dễ dàng hơn
Trong quá trình vận hành và làm việc, việc quét và chia sẻ file gần như là một công việc thường ngày trong doanh nghiệp. Ví dụ như chia sẻ file giữa các nhân viên, gửi file có chữ ký lãnh đạo hoặc xác nhận cho đối tác, khách hàng… Tất cả những nhu cầu này có thể được đáp ứng dễ dàng và nhanh chóng bằng công nghệ quét tài liệu bằng máy tính.
- Đảm bảo tuyệt đối bí mật và an toàn thông tin
Thông tin sẽ được lưu trữ kỹ thuật số với các bản quét và mã truy cập đối với những nội dung quan trọng, giúp tăng cường bảo mật thông tin cho doanh nghiệp. Hình ảnh được quét được lưu trữ dưới dạng tài liệu PDF với chữ ký số cực kỳ an toàn.
2. Hướng dẫn scan văn bản trên máy tính
2.1.Cách tạo file scan tài liệu trên máy tính
Sau đây ACC xin chia sẻ các bước tạo file scan trên máy tính.
Giai đoạn chuẩn bị:
- Kết nối máy quét chuyên nghiệp hoặc máy in tất cả trong một với máy tính của bạn bằng cáp
- Nguồn điện sẽ được cắm vào máy quét hoặc thiết bị khác có khả năng quét
- Đảm bảo rằng máy tính của bạn đã được cài đặt phần mềm Scanner and Camera Wizard.
Cách scan tài liệu trên máy tính theo các bước sau:
- Bước 1: Đầu tiên, kết nối máy quét với máy tính. Chọn loại máy quét kết nối với các thiết bị khác nhau theo doanh nghiệp của bạn
- Bước 2: Nạp tài liệu cần scan và chuyển sang dạng PDF vào máy
- Bước 3: Nhấn vào mục "Bắt đầu" ở góc dưới bên trái màn hình máy tính
- Bước 4: Mở chương trình quét bằng cách gõ "fax and scan" trong phần Start của máy tính
- Bước 5: Di chuyển chuột đến nút Fax & Scan - biểu tượng máy nằm trong cửa sổ Start.
- Bước 6: Nhấp vào nút "Quét mới" ở góc dưới của cửa sổ, nhấp vào đây sẽ mở ra một cửa sổ mới.
- Bước 7: Chọn máy quét và kiểm tra nó. Nếu bạn có nhiều máy quét trên mạng của mình, hãy nhấp vào phần Máy quét của cửa sổ để đảm bảo bạn đã chọn đúng máy quét. Ngược lại, nếu máy quét bạn đã chọn trước đó không phải là máy quét bạn muốn, hãy nhấp vào Thay đổi để thực hiện các thay đổi bổ sung.
- Bước 8: Chọn Loại tài liệu bằng cách di chuột vào Hồ sơ, sau đó chọn [Hình ảnh/Tài liệu] nếu muốn
- Bước 9: Nếu bạn muốn chọn một mô hình, hãy di chuyển chuột đến phần "Nguồn"
- * Chọn Bộ nạp - Chọn bộ nạp nếu bạn muốn tài liệu được nạp qua máy dưới dạng thanh trượt. Nếu bạn muốn tạo một tệp PDF, phương pháp này sẽ chủ yếu được sử dụng
- * Chọn "Flatbed" - hình phẳng, nếu máy scan của bạn có nắp thì bạn cần lật nắp để đặt tài liệu
- Bước 10: Nhấn tìm nút "Quét" ở cuối cửa sổ để bắt đầu gửi tài liệu về máy tính, đồng thời bạn cũng có thể thay đổi màu sắc ở bước này.
- Bước 11: Khi quá trình quét hoàn tất, hãy đặt chuột lên tab ở góc dưới cùng bên trái của cửa sổ
- Bước 12: Bấm "In", tùy chọn mục đã được xóa theo cách bạn muốn
- Bước 13: Nhấp vào "Máy in", điều hướng đến góc trên bên trái của cửa sổ -> Chọn "Microsoft Print to PDF" tức là in thành PDF trong menu thả xuống "Máy in"
- Bước 14: Chọn "In" -> "Chọn nơi lưu trữ tài liệu trên máy tính"
- Bước 15: Nhập tên tài liệu PDF đã scan theo mục đích lưu để thuận tiện cho việc quản lý -> nhấn "Save" để lưu lại
2.2.Cách lấy và lưu tài liệu scan trên máy tính
Chuyển đến thư mục trên máy tính của bạn đã tạo ở trên có chứa tệp tài liệu đã quét và sao chép/cắt để lấy tệp. Sau đó dán tệp sao chép/cắt vào thư mục mà bạn muốn lưu tệp và đổi tên tệp.
3. 05 trường hợp cần scan văn bản trên máy tính
3.1. Scan ảnh trên máy tính
3.1.1. Sử dụng Trình hướng dẫn Máy quét và Máy ảnh
Bước 1: Nhấp vào "Bắt đầu" và đi đến "Tất cả các chương trình". Tiếp theo chọn "Phụ kiện" và chọn "Trình hướng dẫn máy quét và máy ảnh"
Bước 2: Sau khi hoàn thành bước đầu tiên, cửa sổ "Scanner and Camera Wizard" sẽ xuất hiện -> nhấn Next
Bước 3: Tại thẻ Select Scanning Preferences, chọn Picture Type để chọn loại tài liệu muốn quét. Nếu muốn kiểm tra lại cho chắc chắn click vào nút Preview -> sau đó chọn Next
Bước 4: Tại mục "Image Name and Destination" các bạn nhập tên tài liệu hoặc file cần lưu trữ, chọn định dạng là JPG -> sau đó chọn "Next"
Bước 5: Lúc này máy sẽ bắt đầu quét tài liệu. Trong phần "Tùy chọn bổ sung", nhấp vào "Không" ở hàng thứ ba
Bước 6: Tài liệu sẽ xuất hiện trong hộp Completing the Scanner and Camera Wizard. Nếu muốn chỉnh sửa, nhấn nút Back để quay lại cửa sổ Select Scanning Preferences. Nếu mọi thứ diễn ra như mong muốn, chọn Kết thúc để kết thúc.
3.1.2.Sử dụng Chương trình Quét và Fax của Windows
Trên hệ điều hành Win 7, 8, 10 hiện nay đã tích hợp sẵn chương trình “Windows Fax and Scan” để scan tài liệu, bạn không cần cài thêm ứng dụng khác. Các bước để quét hình ảnh trên máy tính của bạn bằng chương trình Windows Fax and Scan như sau:
Bước 1: Đầu tiên các bạn vào Start -> Chọn All Programs -> Chọn Accessories -> Sau đó chọn Windows Fax and Scan
Bước 2: Nhấp vào "Quét mới" và cửa sổ "Quét mới" sẽ xuất hiện. Trong "Chọn thiết bị", chọn máy quét bạn muốn sử dụng
Bước 3: Thay đổi các thông tin tùy chọn của dữ liệu ở bên trái cửa sổ “Quét mới” như tên, định dạng tệp, nơi lưu trữ, v.v.
Bước 4: Vui lòng bấm vào "Xem trước" để xem tài liệu
Bước 5: Sau khi cài đặt hoàn tất, bấm "Quét"
Bước 6: Sau khi hoàn thành các bước trên, kết quả quét sẽ hiển thị trong cửa sổ "Windows Fax and Scan". Bạn có thể chọn một trong các tùy chọn sau:
- Forward as EMail [gửi tài liệu dưới dạng email]
- Forward as Fax [gửi tài liệu dưới dạng fax]
- Save As [lưu tài liệu được quét dưới một tên hoặc định dạng khác]
- 3.2. Scan tài liệu văn bản, file trên máy tính
Để scan tài liệu văn bản, giấy tờ trên máy tính, doanh nghiệp cần kết nối máy scan chuyên dụng hoặc máy in đa năng với máy tính. Sau đó, cài đặt phần mềm "Scanner and Camera Wizard" [được cài đặt khi bạn mua máy quét], và nạp tài liệu và giấy cần quét vào máy.
Thực hiện theo các bước sau để quét tài liệu và văn bản trên máy tính của bạn:
Bước 1: Vào "Start" -> chọn "All Programs" -> chọn "Accessories" -> chọn "Scanner and Camera Wizard"
Bước 2: Sau khi cửa sổ "Scanner and Camera Wizard" xuất hiện, chọn "Next"
Bước 3: Trong thẻ Select Scanning Preferences, bạn nhấn vào tùy chọn Picture Type để chọn loại giấy phù hợp nhất với bản scan của mình -> sau đó chọn Next.
Bước 4: Trong cửa sổ "Image Name and Target" các bạn nhập tên ảnh cần chọn -> chọn định dạng file JPG. Tiếp theo các bạn chọn thư mục chứa ảnh cần scan sẽ lưu vào đó sau khi scan -> rồi chọn Next.
Bước 5: Máy sẽ quét các tài liệu, văn bản mà bạn mong muốn. Trên trang "Tùy chọn khác", chọn Không có gì -> và nhấp vào "Tiếp theo"
Bước 6: Trong cửa sổ "Completing the Scanner and Camera Wizard", bạn có thể xem các tài liệu đã quét. Nếu bạn không hài lòng với kết quả, vui lòng nhấp vào "Quay lại"
Quay lại cửa sổ Chọn tùy chọn quét.
Bước 7: Điều chỉnh cài đặt và thực hiện quét lại. Sau đó chọn Hoàn tất để đóng tiện ích và mở thư mục chứa tài liệu, văn bản đã quét của bạn.
Bước 8: Bằng cách này, bạn đã quét thành công các tài liệu và tệp trên máy tính của mình. Lặp lại tất cả các bước trên khi bạn muốn quét tài liệu tiếp theo.
3.3 Quét tài liệu mã QR trên máy tính
QR Code ngày càng trở nên phổ biến và được sử dụng rộng rãi. Doanh nghiệp của bạn sẽ dễ dàng tìm thấy mã QR trên biểu ngữ, hộp sản phẩm, trang web và thậm chí cả chữ ký email. Vậy làm thế nào để giải mã các ký hiệu mã QR? ACC xin giới thiệu cách quét mã QR trên máy tính.
- Để quét mã QR CodeTwo trên máy tính, doanh nghiệp có thể sử dụng "Code Desktop Reader & Generator". Đây là một công cụ miễn phí cho phép người dùng quét bất kỳ mã QR nào từ bất kỳ màn hình máy tính nào, cho dù đó là một phần của trang web, email, biểu ngữ hoặc tài liệu. Bạn chỉ cần chạy chương trình, nhấp vào mục "Từ màn hình" trong hàng menu ở đầu ứng dụng.
- Khi đó, con trỏ chuột sẽ chuyển thành biểu tượng dấu cộng giúp bạn thực hiện các lựa chọn trên màn hình. Bạn chỉ cần chọn vùng chứa mã QR, chương trình sẽ tự động quét vùng chứa mã QR. Bạn có thể quét mã QR từ tài liệu, trang web, v.v.
- Bạn cũng có thể chọn tệp hình ảnh có chứa mã QR để quét. Lúc này chương trình sẽ tự động định vị và giải mã mã QR đó. Để thực hiện việc này, chỉ cần nhấp vào mục "Từ tệp" trong menu ứng dụng và chọn hình ảnh để quét từ ổ cứng của bạn.
- Nếu bạn có một tệp được sao chép vào khay nhớ tạm - clipboard hoặc ảnh chụp màn hình mã QR, ứng dụng này sẽ cho phép bạn nhanh chóng giải mã mã QR. Bạn chỉ cần chọn "From Clipboard", sau đó chương trình sẽ tự động định vị và thực hiện các công việc còn lại.
- Ngoài ra, "QR Code Desktop Reader & Generator" còn cho phép bạn quét mã QR bằng máy ảnh của mình, chỉ cần nhấp vào "Từ Webcam".
3.4. Scan tài liệu hình ảnh từ máy tính sang văn bản
Hiện nay, nhu cầu chuyển đổi hình ảnh sang các định dạng tài liệu khác như tài liệu Word, tài liệu PDF,... là rất phổ biến. Có rất nhiều phần mềm và dịch vụ trực tuyến trên thị trường hỗ trợ xử lý hình ảnh thành văn bản cực nhanh, trong đó có "Google Docs".
3.5.Cách quét mã vạch từ máy tính
Mã vạch được coi như “thẻ căn cước” của sản phẩm, chỉ cần nhìn sơ qua là người bán có thể biết được nguồn gốc xuất xứ của sản phẩm. Các con số trong mã vạch giúp doanh nghiệp xác định thông tin về mặt hàng. Phần ký tự của mã vạch giúp các thiết bị kỹ thuật số như máy tính đọc thông tin sản phẩm được mã hóa.
Có rất nhiều trang web trên thế giới cung cấp dịch vụ tra cứu mã vạch miễn phí. Để thực hiện, doanh nghiệp cần tải mã vạch sản phẩm xuống ổ cứng máy tính. Mã vạch này sẽ được kiểm tra sau khi đăng trực tiếp lên trang web tra cứu mã vạch. Ngoài ra, thương nhân cũng có thể xem mã vạch trực tuyến bằng cách di chuột đến nơi cần tìm mã vạch. Sau ít phút hệ thống sẽ đưa ra thông báo các thông tin liên quan.
Hầu hết các trang web tra cứu mã vạch chỉ có thể kiểm tra mã QR hoặc mã vạch 2D. Để thực hiện phương pháp tìm mã vạch này, máy tính của doanh nghiệp phải được kết nối Internet.
Ngoài ra, doanh nghiệp có thể sử dụng máy quét mã vạch để tra cứu mã vạch. Sử dụng máy quét mã vạch để check mã vạch là phương pháp được sử dụng rộng rãi trong quản lý kho bán lẻ, bán buôn và các loại hình kinh doanh khác, khi lượng hàng hóa cần quản lý lớn thì đây là lựa chọn hàng đầu. Chọn một trong những phù hợp nhất. Đầu đọc mã vạch là thiết bị quét mã vạch và hiển thị kết quả trên máy tính. Để thuận tiện cho công tác tổ chức, quản lý, vận hành và scan chứng từ, doanh nghiệp nên mua và sử dụng phần mềm quản lý để việc truy xuất kết quả trở nên đơn giản và dễ dàng hơn.
4. Tóm tắt
Bài viết trên đây ACC đã hướng dẫn cách scan tài liệu trên máy tính chuẩn, giúp doanh nghiệp lưu trữ tài liệu, văn bản giấy thành file trên máy tính. Tìm và chia sẻ tài liệu dễ dàng hơn và tránh mất chúng.