Hướng dẫn học Access 2010 cơ bản

BÀI 1: GIỚI THIỆU MICROSOFT ACCESS 2010

1. PHẦN MỀM MICROSOFT ACCESS 2010:

Là một hệ quản trị CSDL.
Nằm trong bộ phần mềm Microsoft Office 2010

2. TẬP TIN CSDL ACCESS:

Phần loại:.accdb[phiên bản 2000-2003 có phần loại.mdb]
Các loại đối tượng cơ bản trong tập tin CSDL Access:

Tables[bảng]: dùng để chứa dữ liệu.
Forms[biểu mẫu]: dùng để hiển thị và cập nhật dữ liệu.
Queries[mẫu hỏi]: dùng để truy vấn dữ liệu.
Reports[báo cáo]: dùng để tạo báo cáo.

3. BACKSTAGE VIEW:

Backstage View được giới thiệu từ bản Office 2010. Bạn có thể mở Backstage View bằng cách chọn thẻ File trong cửa sổ ứng dụng của các ứng dụng trong bộ Office 2010.

4. TẠO TẬP TIN CSDL MỚI:

ChọnFile>New>Blank database
Nhập tên tập tin
Nháy biểu tượng thư mục để chọn thư mục lưu tập tin
Nháy nútCreate

Bạn cũng có thể tạo tập tin CSDL mới dựa theo những mẫu [templates] có sẵn.

5. MỞ TẬP TIN CSDL CÓ SẴN:

ChọnFile>Open
Định vị thư mục chứa tập tin
Chọn tập tin sau đó nháy nútOpen

6. MÔI TRƯỜNG LÀM VIỆC CỦA MICROSOFT ACCESS 2010:

Bên trái thanh tiêu đề là thanh công cụ truy cập nhanh [Quick Access Toolbar] chứa các nút lệnh được sử dụng thường xuyên. Bạn có thể bổ sung các nút lệnh vào thanh công cụ này bằng cách chọn lệnh tương ứng trong bảng chọnCustomize Quick Access Toolbar.

Ngay dưới thanh tiêu đề làRibbonbao gồm các thẻ [Tab]. Mỗi thẻ có thể chứa nhiều nhóm chức năng [Group] với các nút lệnh tương ứng. Một số nhóm có thể cóDialog box lauchermà khi nháy vào sẽ mở ra một hộp thoại tương ứng.

Phía dưới Ribbon là nội dung của tập tin CSDL được hiển thị trên hai khung.

Khung bên trái được gọi làNavigation Panehiển thị các loại đối tượng có trong tập tin.

Để xem nội dung của một đối tượng [Table, Form, Query, Report] bạn nháy đúp vào tên đối tượng. Nội dung của đối tượng sẽ được hiển thị ở khung bên phải.

7. LƯU TẬP TIN CSDL THEO CÁC ĐỊNH DẠNG KHÁC NHAU:

ChọnFile>Save & Publish
ChọnSave Database As
Chọn định dạng tập tin muốn lưu
Nháy nútSave As

8. THIẾT LẬP ĐỊNH DẠNG FILE VÀ THƯ MỤC MẶC ĐỊNH:

ChọnFile>Options
ChọnGeneral
Chọn định dạng file mặc địnhDefault file format for Blank Database
Chọn thư mục mặc địnhDefault database folder

9. ĐÓNG TẬP TIN CSDL:

ChọnFile>Close Database

10. THOÁT KHỎI MICROSOFT ACCESS:

ChọnFile>Exit

THỰC HÀNH:

Tải các file thực hành tại đây

TH1:Thiết lập thư mục mặc định

Tạo thư mụcAccess Databasetrên ổ đĩa D:
ChọnAccess Databaselà thư mục lưu file mặc định.

TH2:Sử dung Navigation Pane

Mở tập tintask_list.accdb
NháyShutter Bar Open/Close Buttonđể mở Navigation Pane
Mở bảng chọn Navigation Pane
Trong phầnNavigate To CategorychọnObject Type.Trong phầnFilter By GroupchọnAll Access Objectsđể hiển thị tất cả các đối tượng trong tập tin theo từng loại
Trong phầnNavigate To CategorychọnObject Type.Trong phầnFilter By GroupchọnTablesđể hiển thị tất cả các đối tượng bảng trong tập tin
Nháy double mở các bảng
Lần lượt cho hiển thị và mở các đối tượng biểu mẫu, mẫu hỏi và báo cáo.
Trong phầnNavigate To CategorychọnTables and Related Viewsđể hiển thị các đối tượng bảng và các đối tương liên quan.
Đóng các đối tượng. Đóng tập tin CSDL
Thoát khỏi Microsoft Access

BÀI 2: CẤU TRÚC BẢNG

1. CÁC KHÁI NIỆM CHÍNH:

Các khái niệm sau đây liên quan đến cấu trúc bảng:

Trường[Field]: mỗi cột của bảng được gọi là một trường
Bản ghi[Record]: mỗi dòng của bảng được gọi là một bản ghi
Kiểu dữ liệu[Data Type]: kiểu của dữ liệu lưu trong một trường

Microsoft Access 2010 hỗ trợ 11 kiểu dữ liệu liệt kê trong bảng dưới đây và một tùy chọn thứ 12, Lookup Wizard, dùng để lấy dữ liệu cho trường từ bảng liên kết.

Khóa chính[Primary Key]:

Là một hoặc nhiều trường
Dùng để xác định duy nhất mỗi hàng của bảng

2. TẠO CẤU TRÚC BẢNG:

2.1. Các chế độ làm việc chính của bảng:

Chế độ thiết kế [Design View]
Chế độ trang dữ liệu [Datasheet View]

2.2. Tạo cấu trúc bảng trong chế độ thiết kế:

Mở hoặc tạo mới tập tin CSDL
ChọnCreate>Table Design
Khai báo các trường, mỗi trường cần khai báo:

Tên trường [Field Name][bắt buộc]
Kiểu dữ liệu [Data Type][bắt buộc]
Mô tả [Description][tùy chọn]
Các tính chất của trường [Field Properties][tùy chọn]

Thiết lập các tính chất của bảng [Table Properties][tùy chọn]
Chỉ định khóa chính
Lưu bảng

2.3. Các tính chất của trường:

Field Size:

Kiểu Text: xác định số ký tự tối đa [mặc định là 255]
Kiểu Number: xác định kiểu dữ liệu số [Byte, Long Integer, Double, Decimal, ...]

New Values[AutoNumber]:

Increment: bắt đầu từ 1 sau đó tăng thêm 1 cho mỗi bản ghi mới
Random: gán giá trị ngẫu nhiên [duy nhất] cho mỗi bản ghi mới

Format: định dạng dữ liệu của trường khi hiển thị trên màn hình
Presision[Number, Decimal]: số chữ số tối đa có thể được lưu trữ [mặc định là 18]
Scale[Number, Decimal]: số chữ số được lưu trữ ở phần bên phải dấu chấm thập phân, giá trị này phải nhò hơn hoặc bằng giá trị Presision
Decimal Places[Number; Currency; Calculated]: số chữ số thập phân Access hiển thị
Input Mask[Text; Number; Date/Time; Currency]: xác định mẫu nhập liệu [Ví dụ: __/__/__ ]
Caption: xác định tên đầy đủ của trường, được dùng trên Forms và Reports
Default Value: xác định một giá trị mặc định cho trường
Validation Rule: xác định điều kiện ràng buộc cho trường [Ví dụ: >=0 and StartDate
5. Lưu và đóng bảng
6. Đóng tập tin CSDL và thoát khỏi Access

BÀI 3: LIÊN KẾT GIỮA CÁC BẢNG
1. KHÁI NIỆM:
Để hạn chế sự dư thừa dữ liệu, thay vì lưu trữ tất cả thông tin trong cùng một bảng, ta chia ra lưu trữ trong nhiều bảng. Khi cần tổng hợp dữ liệu từ nhiều bảng, ta liên kết các bảng lại với nhau.
Tạo liên kết giữa các bảng/mẫu hỏi trong tập tin CSDL Access còn mang lại những lợi ích sau:
- Cho phép tổng hợp dữ liệu từ nhiều bảng/mẫu hỏi.
- Đảm bảo tính nhất quán của dữ liệu. Khi hai bảng được liên kết với nhau, nếu bạn xóa hay điều chỉnh một bản ghi trong một bảng thì các bản ghi tương ứng trong bảng liên kết sẽ tự động bị xóa hoặc điều chỉnh theo.
2. TẠO LIÊN KẾT GIỮA CÁC BẢNG:
Để có thể tạo liên kết giữa hai bảng, giữa hai bảng phải có một trường "giống nhau" theo nghĩa hai trường này phải chứa dữ liệu giống nhau, mặc dù tên trường có thể khác nhau.
Thực hiện tạo liên kết giữa hai bảng như sau:
1.Mở tập tin CSDL có chứa các bảng/mẫu hỏi cần liên kết
2.ChọnDatabase Tools>Relationships
- Nếu là lần đầu tiên tạo liên kết cho các bảng trong tập tin, hộp thoạiShow Tablesẽ tự động xuất hiện, ngược lại bạn sẽ không thấy hộp thoạiShow Table.
- Muốn mở lại hộp thoạiShow Table, bạn phải nháy lệnhShow Tabletrong nhómRelationshipstrên thẻRelationship Tools Design
3.Chọn các bảng/mẫu hỏi trên hộp thoại Show Table mà bạn muốn tạo liên kết.
- Để chọn một bảng/mẫu hỏi, bạn chọn bảng/mẫu hỏi sau đó nháy nút Add.
- Để chọn nhiều bảng/mẫu hỏi cùng lúc, bạn dùng kết hợp phím Shift hoặc Ctrl.
- Chọn xong nháy nút Close để đóng hộp thoại.
4.Kéo thả chuột giữa hai bảng/mẫu hỏi để tạo liên kết.
Khi thả chuột, hộp thoạiEdit Relationshipsxuất hiện. Bạn thực hiện các công việc sau đây trên hộp thoại:
- Kiểm tra hai trường dùng để liên kết hai bảng/mẫu hỏi có chính xác không.
- Đánh dấu các mụcEnforce Referential Integrity,Cascade Update Related Fields,Cascade Delete Related Recordsđể buộc Access kiểm tra tính nhất quán của dữ liệu khi sửa hoặc xóa.
- Nháy nútCreateđể tạo liên kết.
5.Chỉnh sửa liên kết:
Nháy chuột phải vào đường liên kết sau đó chọn:
- Edit Relationships: chỉnh sửa liên kết. Hộp thoại Edit Relationships sẽ xuất hiện trở lại.
- Delete: Xóa liên kết.
6.Lưu và đóng cửa sổ liên kết:
- Nháy lệnhSavetrênQuick Access Toolbarđể lưu.
- Nháy nútClosetrên cửa sổ liên kết hoặc nútClosetrong nhómRelationshipstrên thẻRelationship Tools Designđể đóng cửa sổ liên kết.
BÀI 4: CÁC THAO TÁC CƠ BẢN TRÊN BẢNG
Để thực hiện các thao tác trong bài này, bạn phải mở bảng trong chế độ trang dữ liệu.

1. CẬP NHẬT DỮ LIỆU:
Cập nhật dữ liệu là các thao tác thêm, sửa, xóa bản ghi của bảng.
1.1. Thêm bản ghi:

1. Nháy vào ô trống đầu tiên của dòng trống đầu tiên trong bảng
2. Nhập dữ liệu vào các ô của bản ghi mới, từ trái sang phải
- Nếu việc di chuyển đến dòng trống đầu tiên trong bảng gặp khó khăn do có nhiều bản ghi đã được nhập vào bảng, bạn có thể bắt đầu thêm bản ghi mới bằng cách nháy lệnhNewtrong nhómRecordstrên thẻHomehoặc ấn tổ hợp phímCtrl++
- Khi bắt gặp trườngAutoNumber, bạn không cần nhập bất cứ dữ liệu gì mà chỉ cần ấnEnterđể chuyển qua trường kế tiếp.
1.2. Sửa bản ghi:

1. Nháy vào ô chứa dữ liệu cần sửa
2. Thực hiện chỉnh sửa như soạn thảo văn bản
1.3. Xóa bản ghi:

1. Nháy vào ô màu xám ngay bên trái để chọn bản ghi.
2. Nháy chuột phải chọnDelete Recordhoặc ấn phímDelete
3. Xác nhận
- Bạn có thể chọn nhiều bản ghi liên tiếp nhau để xóa cùng lúc bằng cách kết hợp với phímShift. Bạn cũng có thể ra lệnh xóa bằng cách nháy mũi tên cạnh nútDeletetrong nhómRecordstrên thẻHome, sau đó chọnDelete Record
2. SẮP XẾP CÁC BẢN GHI:
2.1. Sắp xếp theo một trường:

1. Nháy tên trường hoặc một ô bất kỳ thuộc trường
2. NháyAscendinghoặcDescendingtrong nhómSort & Filter
3. NháyRemove Sorttrong nhómSort & Filterđể hủy sắp xếp
2.2. Sắp xếp theo nhiều trường:
1. Nháy mũi tên cạnh tên trường để mở bảng chọn tắt
2. Nháy chọnSort A to ZhoặcSort Z to A
3. Lặp lại đối với trường thứ hai, thứ ba, ...
4. NháyRemove Sorttrong nhómSort & Filterđể hủy sắp xếp
2.3. Sắp xếp nâng cao:

1. NháyAdvancedtrong nhómSort & Filterđể mở bảng chọn
2. Nháy chọnAdvanced Filter/Sort....
3. Lựa chọn các trường và hướng sắp xếp
4. NháyToggle Filterđể thực hiện sắp xếp
5. NháyRemove Sortđể hủy sắp xếp
3. LỌC DỮ LIỆU:
Lọc dữ liệu là chỉ cho phép hiển thị những bản ghi thỏa mãn điều kiện lọc, các bản ghi khác không bị xóa mà chỉ tạm thời bị ẩn đi.
3.1. Lọc theo ô dữ liệu đang chọn:
1. Chọn một ô hoặc một phần giá trị trong ô
2. NháySelectiontrong nhómSort & Filterđể mở bảng chọn
3. Nháy chọn điều kiện lọc. Access ngay lập tức hiển thị kết quả lọc

4. NháyToggle Filterđể hủy lọc.
3.2. Lọc theo mẫu:

1. NháyAdvancedtrong nhómSort & Filterđể mở bảng chọn
2. NháyFilter By Form
3. Nhập các điều kiện lọc vào mẫu
4. NháyToggle Filterđể thực hiện lọc
5. NháyToggle Filterlần nữa để hủy lọc
3.3. Lọc nâng cao:

1. NháyAdvancedtrong nhómSort & Filterđể mở bảng chọn
2. Nháy chọnAdvanced Filter/Sort....
3. Lựa chọn các trường trên dòngFieldvà nhập điều kiện lọc trên dòngCriteria
4. NháyToggle Filterđể thực hiện lọc
5. NháyToggle Filterlần nữa để hủy lọc
4. TÌM KIẾM BẢN GHI:

1. NháyFindtrong nhómFindtrên thẻHome
2. Trên hộp thoạiFind and Replace, nhập văn bản cần tìm vào ôFind What
3. Trong danh sáchLook In, chọnCurrent fieldhoặcCurrent document
4. Trong danh sáchMatch, chọnWhole Field,Any Part of FieldhoặcStart of Field
5. Trong danh sáchSearch, chọnAll,UphoặcDown
6. ChọnMatch Casenếu muốn phân biệt chữ hoa và chữ thường
7. ChọnSearch Fields As Formattednếu muốn tìm như định dạng trong bảng
8. NháyFind Nextđể bắt đầu tìm kiếm
BÀI 5: TRUY VẤN DỮ LIỆU
1. KHÁI NIỆM:
Truy vấn dữ liệu là đưa ra một yêu cầu liên quan đến dữ liệu được lưu trữ trong CSDL. Các yêu cầu thường được đưa ra khi truy vấn dữ liệu bao gồm:
- Sắp xếp các bản ghi
- Chọn các trường để hiển thị
- Tổng hợp và hiển thị dữ liệu từ nhiều bảng
- Chọn các bản ghi thỏa mãn các điều kiện cho trước
- Thực hiện tính toán như tính trung bình cộng, tính tổng, đếm bản ghi, ...
2. MẪU HỎI: [QUERY]
- Access cung cấp tiện íchQuery Designercho phép thiết kế các mẫu hỏi để truy vấn dữ liệu.
- Access dựa vào những nội dung được khai báo trong mẫu hỏi để xây dựng câu lệnh SQL cho phép người dùng truy vấn dữ liệu.
- Người dùng truy vấn dữ liệu bằng cách cho thực hiện/chạy mẫu hỏi đã thiết kế.
- Kết quả truy vấn sẽ được hiển thị dưới dạng bảng tương tự như một bảng dữ liệu.
3. CÁC CHẾ ĐỘ LÀM VIỆC CHÍNH VỚI MẪU HỎI:
- Chế độ thiết kế [Design View]:cho phép thiết kế và chỉnh sửa thiết kế mẫu hỏi
- Chế độ trang dữ liệu [Datasheet View]:hiển thị kết quả truy vấn dữ liệu
- Chế độ SQL [SQL View]:hiển thị câu lệnh SQL tương ứng với mẫu hỏi đã thiết kế
4. CÁC KIỂU MẪU HỎI: [QUERY TYPE]

Microsoft Access 2010 cho phép tạo ra các kiểu mẫu hỏi sau đây:
- Mẫu hỏi lựa chọn [Select Query]
- Mẫu hỏi tạo bảng [Make-Table Query]
- Mẫu hỏi thêm bản ghi [Append Query]
- Mẫu hỏi sửa bản ghi [Update Query]
- Mẫu hỏi xóa bản ghi [Delete Query]
- Mẫu hỏi chéo [Crosstab Query]
5. TẠO SELECT QUERY TRONG CHẾ ĐỘ THIẾT KẾ:
1.Mở tập tin CSDL

2.ChọnCreate > Query Design

Access mở cửa sổQueryđồng thời hiển thị hộp thoạiShow Table.

3.Chọn các bảng/mẫu hỏi chứa dữ liệu cần truy vấn từ hộp thoạiShow Table

Các bảng/mẫu hỏi được chọn sẽ được hiển thị ở phần phía trên của cửa sổ Query dưới dạng các danh sách trường [Field List]. Muốn mở lại hộp thoại Show Table để chọn thêm bảng/mẫu hỏi, bạn nháy nút lệnhShow Tabletrong nhómQuery Setup. Muốn gở bỏ bớt các Field List khỏi mẫu hỏi, bạn nháy chuột phải vào tên Field List, chọnRemove Table.

4.Thiết kế mẫu hỏi dựa trên lưới thiết kế [Design Grid] bao gồm:
- Field:khai báo các trường muốn hiển thị
- Table:xác định bảng/mẫu hỏi chứa trường tương ứng trên dòng Field
- Sort:lựa chọn các trường dùng làm tiêu chuẩn để sắp xếp
- Show:lựa chọn các trường muốn hiển thị trong kết quả truy vấn
- Criteria:xác định các biểu thức dùng làm điều kiện lọc dữ liệu
5.Thực hiện mẫu hỏi:

Cách 1:Nháy nút lệnhRuntrong nhómResults
Cách 2:Chọn chế độDatasheet Viewtừ nút lệnhViewtrong nhómResults

6.Lưu mẫu hỏi:

+ Nháy nút lệnhSavetrênQuick Access Toolbar
+ Nhập tên mẫu hỏi vào hộp thoạiSave As
+ NháyOK

7.Đóng mẫu hỏi: nháy nútClosetrên cửa sổ Query
6. TẠO TRƯỜNG MỚI TRÊN MẪU HỎI:
- Các trường hiển thị trong kết quả truy vấn có thể là các trường có sẵn trên các bảng/mẫu hỏi hoặc là các trường hoàn toàn mới được tạo ra theo thiết kế của người dùng.
- Để tạo một trường mới, bạn chọn một ô trên dòngField, nhập vào khai báo trường có dạng:
[Tên trường:]Biểu thức
- Để thuận tiện cho việc quan sát khi khai báo trường, bạn có thể phóng to ô trong cửa sổZoombằng cách ấnShift+ F2.
- Phần tên trường là tùy chọn. Nếu không có phần tên trường, Access sẽ cho hiển thị tên trường trong kết quả truy vấn dưới dạngExprN
- Biểu thức được tạo thành từ các trường trong các bảng/mẫu hỏi đã chọn kết hợp với các phép toán và các hàm.
- Một số phép toán:

BÀI 1: GIỚI THIỆU MICROSOFT ACCESS 2010

1. PHẦN MỀM MICROSOFT ACCESS 2010:

2. TẬP TIN CSDL ACCESS:

3. BACKSTAGE VIEW:

4. TẠO TẬP TIN CSDL MỚI:

5. MỞ TẬP TIN CSDL CÓ SẴN:

6. MÔI TRƯỜNG LÀM VIỆC CỦA MICROSOFT ACCESS 2010:

7. LƯU TẬP TIN CSDL THEO CÁC ĐỊNH DẠNG KHÁC NHAU:

8. THIẾT LẬP ĐỊNH DẠNG FILE VÀ THƯ MỤC MẶC ĐỊNH:

9. ĐÓNG TẬP TIN CSDL:

10. THOÁT KHỎI MICROSOFT ACCESS:

THỰC HÀNH:

TH1:Thiết lập thư mục mặc định

TH2:Sử dung Navigation Pane

BÀI 2: CẤU TRÚC BẢNG

1. CÁC KHÁI NIỆM CHÍNH:

2. TẠO CẤU TRÚC BẢNG:

2.1. Các chế độ làm việc chính của bảng:

2.2. Tạo cấu trúc bảng trong chế độ thiết kế:

2.3. Các tính chất của trường:

1. KHÁI NIỆM:

2. TẠO LIÊN KẾT GIỮA CÁC BẢNG:

1. CẬP NHẬT DỮ LIỆU:

1.1. Thêm bản ghi:

1.2. Sửa bản ghi:

1.3. Xóa bản ghi:

2. SẮP XẾP CÁC BẢN GHI:

2.1. Sắp xếp theo một trường:

2.2. Sắp xếp theo nhiều trường:

2.3. Sắp xếp nâng cao:

3. LỌC DỮ LIỆU:

3.1. Lọc theo ô dữ liệu đang chọn:

3.2. Lọc theo mẫu:

3.3. Lọc nâng cao:

4. TÌM KIẾM BẢN GHI:

BÀI 5: TRUY VẤN DỮ LIỆU

1. KHÁI NIỆM:

2. MẪU HỎI: [QUERY]

3. CÁC CHẾ ĐỘ LÀM VIỆC CHÍNH VỚI MẪU HỎI:

4. CÁC KIỂU MẪU HỎI: [QUERY TYPE]

5. TẠO SELECT QUERY TRONG CHẾ ĐỘ THIẾT KẾ:

6. TẠO TRƯỜNG MỚI TRÊN MẪU HỎI:

8. TẠO BẢNG BẰNG MAKE TABLE QUERY:

9. THÊM BẢN GHI BẰNG APPEND QUERY:

10. THAY ĐỔI CÁC BẢN GHI BẰNG UPDATE QUERY:

11. XÓA CÁC BẢN GHI BẰNG DELETE QUERY:

12. TÍNH TOÁN THỐNG KÊ VỚI CROSSTABLE QUERY:

BÀI 6: BIỂU MẪU

1. KHÁI NIỆM:

2. CÁC CHẾ ĐỘ LÀM VIỆC VỚI BIỂU MẪU:

3. TẠO BIỂU MẪU:

3.1. Tạo biểu mẫu bằng nút lệnh Form:

3.2. Tạo biểu mẫu bằng thuật sĩ [wizard]:

Video liên quan

Bài Viết Liên Quan

Toplist mới

Bài mới nhất

Chủ Đề