Việc chuyển hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy có bắt buộc phải đóng dấu không? Người thực hiện chuyển đổi có phải ký trên hóa đơn chuyển đổi không?
Có các loại hóa đơn điện tử nào?
Theo hướng dẫn tại Điều 5 Nghị định 119/2018/NĐ-CP thì có các loại hóa đơn điện tử như sau:
"Điều 5. Loại hóa đơn điện tử
Hóa đơn điện tử bao gồm các loại sau:
1. Hóa đơn giá trị gia tăng là hóa đơn áp dụng đối với người bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ thực hiện khai thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ. Hóa đơn giá trị gia tăng trong trường hợp này bao gồm cả hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế.
2. Hóa đơn bán hàng là hóa đơn áp dụng đối với người bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ thực hiện khai thuế giá trị gia tăng theo phương pháp trực tiếp. Hóa đơn bán hàng trong trường hợp này bao gồm cả hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế.
3. Các loại hóa đơn khác, gồm: Tem điện tử, vé điện tử, thẻ điện tử, phiếu thu điện tử, phiếu xuất kho kiêm vận chuyển điện tử hoặc các chứng từ điện tử có tên gọi khác nhưng có nội dung quy định tại Điều 6 Nghị định này.
4. Hóa đơn điện tử quy định tại khoản 1, khoản 2, khoản 3 Điều này phải theo định dạng chuẩn dữ liệu do Bộ Tài chính quy định."
Việc chuyển hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy có bắt buộc phải đóng dấu không? Người thực hiện chuyển đổi có phải ký trên hóa đơn chuyển đổi không?
Theo hướng dẫn tại khoản 2 Điều 12 Thông tư 32/2011/TT-BTC về việc chuyển đổi từ hoá đơn điện tử sang hoá đơn giấy như sau:
"Điều 12. Chuyển từ hoá đơn điện tử sang hoá đơn giấy
1. Nguyên tắc chuyển đổi
Người bán hàng hóa được chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy để chứng minh nguồn gốc xuất xứ hàng hoá hữu hình trong quá trình lưu thông và chỉ được chuyển đổi một [01] lần. Hóa đơn điện tử chuyển đổi sang hóa đơn giấy để chứng minh nguồn gốc xuất xứ hàng hóa phải đáp ứng các quy định nêu tại Khoản 2, 3, 4 Điều này và phải có chữ ký người đại diện theo pháp luật của người bán, dấu của người bán.
Người mua, người bán được chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy để phục vụ việc lưu trữ chứng từ kế tóan theo quy định của Luật Kế tóan. Hóa đơn điện tử chuyển đổi sang hóa đơn giấy phục vụ lưu trữ chứng từ kế tóan phải đáp ứng các quy định nêu tại Khoản 2, 3, 4 Điều này.
2. Điều kiện
Hóa đơn điện tử chuyển sang hóa đơn giấy phải đáp ứng đủ các điều kiện sau:
a] Phản ánh toàn vẹn nội dung của hóa đơn điện tử gốc;
b] Có ký hiệu riêng xác nhận đã được chuyển đổi từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy;
c] Có chữ ký và họ tên của người thực hiện chuyển từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy.
3. Giá trị pháp lý của các hoá đơn điện tử chuyển đổi
Hóa đơn điện tử chuyển đổi có giá trị pháp lý khi bảo đảm các yêu cầu về tính toàn vẹn của thông tin trên hóa đơn nguồn, ký hiệu riêng xác nhận đã được chuyển đổi và chữ ký, họ tên của người thực hiện chuyển đổi được thực hiện theo quy định của pháp luật về chuyển đổi chứng từ điện tử.
4. Ký hiệu riêng trên hoá đơn chuyển đổi
Ký hiệu riêng trên hoá đơn chuyển đổi từ hoá đơn điện tử sang hoá đơn dạng giấy bao gồm đầy đủ các thông tin sau: dòng chữ phân biệt giữa hoá đơn chuyển đổi và hoá đơn điện tử gốc – hóa đơn nguồn [ghi rõ “HOÁ ĐƠN CHUYỂN ĐỔI TỪ HOÁ ĐƠN ĐIỆN TỬ”]; họ và tên, chữ ký của người được thực hiện chuyển đổi; thời gian thực hiện chuyển đổi."
Như vậy, việc chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy không bắt buộc phải đóng dấu và phải có chữ ký người đại diện theo pháp luật của người bán. Riêng người thực hiện việc chuyển đổi phải ký tên và ghi rõ họ và tên của mình.
Trường hợp người thực hiện chuyển đổi là kế toán thì không cần giấy ủy quyền của giám đốc mà chỉ cần ký tên và ghi rõ hõ tên của mình trên hóa đơn điện tử.
Hóa đơn đỏ là một trong những loại hóa đơn thông dụng, được sử dụng nhiều trong các giao dịch mua – bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ. Đây cũng là mối quan tâm của rất nhiều bạn làm kế toán, đặc biệt là các newbie.
Trong bài viết này, EasyInvoice sẽ giúp bạn giải quyết các thắc mắc về “hóa đơn đỏ là gì”, công dụng của hóa đơn đỏ hay các vấn đề liên quan tới làm mất hóa đơn đỏ.
Nội dung bài viết
Về bản chất, hóa đơn đỏ có tên như vậy chỉ bởi chúng có màu đỏ [hoặc màu hồng đỏ].
Và theo định nghĩa chuẩn: Hóa đơn đỏ là một chứng từ chứng minh cho việc giao dịch mua bán hàng hóa của đôi bên và từ đó xác định số thuế phải nộp vào ngân sách.
Chi tiết hơn:
Hóa đơn đỏ [tiếng Anh là Red Invoice] là một loại chứng từ thể hiện các giá trị hàng bán hoặc các dịch vụ cung cấp của người bán tới người mua. Nội dung trên hóa đơn đỏ cần phải có thông tin người bán, người mua [tên doanh nghiệp, mã số thuế, địa chỉ] và giá trị hàng bán, dịch vụ đã bao gồm cả thuế giá trị gia tăng được khấu trừ.
Khi nói về hóa đơn đỏ, người ta sẽ ngầm hiểu đó là hóa đơn giá trị gia tăng [hóa đơn VAT] liên 2 giao lại cho khách để khẳng định là đã mua hàng.
Và điều này đúng khi trên thế giới khi “Red invoice” là tên gọi sử dụng cho hóa đơn thuế giá trị gia tăng [VAT] của Việt Nam.
Tuy nhiên, hóa đơn đỏ cũng không hoàn toàn là hóa đơn VAT, bởi còn khá nhiều người vẫn gọi hóa đơn bán hàng trực tiếp là hóa đơn đỏ [loại hóa đơn này cũng có màu đỏ].
Công dụng của hóa đơn đỏ
Hóa đơn đỏ dùng để làm gì?
Hóa đơn đỏ được sử dụng hàng ngày, hàng giờ mỗi khi một bên bán cung cấp hàng hóa, dịch vụ cho một bên mua và nó được dùng làm căn cứ xác định số tiền thuế phải nộp vào ngân sách nhà nước [nếu hóa đơn đỏ là hóa đơn giá trị gia tăng].
Thông thường với tổng hóa đơn thanh toán từ 200.000 đồng trở lên, bên bán sẽ phải xuất hóa đơn đỏ. Việc người mua [người tiêu thụ sản phẩm] lấy hóa đơn đỏ khi mua hàng sẽ góp phần giúp Nhà nước giám sát bên bán có thực hiện đầy đủ nghĩa vụ thuế hay không.
Theo Nghị định 109/2013/NĐ-CP có quy định rõ các mức phạt đối với các trường hợp người bán không lập hóa đơn hoặc có lập hóa đơn nhưng không giao cho khách, mức phạt nhẹ nhất là 4 triệu và nặng nhất lên tới 20 triệu đồng.
Quy định về xuất hóa đơn đỏ
Thời điểm xuất hóa đơn đỏ
Xuất hóa đơn đỏ khi nào?
Theo quy định trong Thông tư 39/2014/TT-BTC, bên bán phải xuất hóa đơn khi bán hàng hóa và dịch vụ [tính cả các hàng hóa, dịch vụ khuyến mại, quảng cáo, mẫu, hàng để biếu tặng, trả thay lương hay trao đổi, tiêu dùng nội bộ…], xuất hàng dưới các hình thức cho vay, mượn hoặc hoàn trả.
Nếu hàng hóa bán dưới 200.000 đồng sẽ không phải xuất hóa đơn. Và hóa đơn trên 200.000 đồng thì người mua sẽ phải trả thêm 10% giá trị hàng hóa [thuế giá trị gia tăng] để người bán thực hiện nghĩa vụ kê khai thuế.
Khi một doanh nghiệp có phát sinh giao dịch bán hàng cần phải đặt in hóa đơn đỏ theo quy định của Nhà nước.
Việc đặt in hóa đơn sẽ do Chi cục thuế quản lý, sau khi được cho phép, doanh nghiệp sẽ liên hệ các cơ sở đặt in đã được cấp phép hoạt động bởi Sở Kế hoạch và đầu tư, không nên đặt in hóa đơn bừa bãi bởi hiện nay tình trạng làm giả hóa đơn là vô cùng nhiều.
Thông tin của bên bán sẽ được thể hiện rõ trên hóa đơn đỏ, bao gồm: Tên doanh nghiệp, logo, địa chỉ, mã số thuế, số tài khoản, số điện thoại và số fax…
Trong trường hợp hóa đơn đỏ là hóa đơn GTGT thì sẽ được lập thành 3 liên [trắng, đỏ, xanh].
Quy định về xuất hóa đơn đỏ
Khi xuất hóa đơn đỏ cần lưu ý:
– Người viết phải kẹp 3 liên viết cùng lúc, nội dung trên các liên phải đồng nhất, không được viết tách riêng từng liên.
– Điền đầy đủ thông tin về người mua hàng một cách chính xác.
– Nội dung thể hiện trên hóa đơn không được tẩy sửa, xóa và cùng một loại mực.
– Nội dung viết liên tục, không ngắt quãng, không viết đè chữ lên nhau và gạch chéo phần còn trống.
– Số hóa đơn lập phải liên tục, từ số nhỏ tới lớn.
– Ngày/tháng/năm ghi trên trên hóa đơn vào thời điểm phát sinh giao dịch hoặc ngay sau khi hoàn thành việc cung cấp dịch vụ, hàng hóa cho bên mua.
– Hình thức thanh toán có thể là chuyển khoản hoặc bằng tiền mặt.
Ví dụ về nội dung thể hiện trên hóa đơn đỏ như trong ảnh sau:
Để có thể làm thanh toán tại đơn vị, người mua hàng cần phải có hóa đơn đỏ mang về.
Các giá trị hàng hóa trên hóa đơn đỏ bao gồm giá trị hàng chưa tính thuế, phần thuế suất và tiền thuế GTGT được khấu trừ.
Căn cứ vào hóa đơn đỏ, kế toán có thể hạch toán sổ sách và theo dõi giá trị hàng hóa, công nợ, tiền thuế GTGT được khẩu trừ hay đóng cho nhà nước.
Mua hóa đơn đỏ ở đâu? Giá bao nhiêu?
Hiện nay trên thị trường có rất nhiều đơn vị cung cấp hóa đơn đỏ, các bạn cần phải phân biệt được đâu là hóa đơn giá trị gia tăng và đâu là hóa đơn thông thường cũng như tính hợp lệ của nó.
Mua hóa đơn đỏ ở đâu?
Mua hóa đơn đỏ cho hộ kinh doanh hàng tạp hóa
Với những hộ kinh doanh hàng tạp hóa có thể sử dụng một trong 2 loại hóa đơn bao gồm:
– Hóa đơn bán hàng trực tiếp không có VAT: Xin cấp hóa đơn theo cuốn của Cơ quan thuế để quản lý sử dụng và xuất chủ động cho khách hàng.
– Hóa đơn bán lẻ theo từng lần phát sinh, khi có nhu cầu thì làm thủ tục với Cơ quan thuế.
Với các trường hợp này, bạn có thể tham khảo bài viết về hóa đơn trực tiếp của EasyInvoice tại phần để biết rõ hơn.
Tổ chức, doanh nghiệp mua hóa đơn đỏ thuế giá trị gia tăng
Ở Hà Nội, TPHCM thì mua hóa đơn đỏ ở đâu?
Hiện nay có rất nhiều đơn vị bán hóa đơn đỏ với đầy đủ giá cả, đặc biệt là thị trường chợ đen, nơi mua hóa đơn dễ nhất.
Tuy nhiên, EasyInvoice khuyến cáo các bạn nên mua hóa đơn đỏ trực tiếp tại Chi cục thuế – Nơi công ty, tổ chức của bạn đặt trụ sở, chỉ tốn chút thời gian thôi nhưng đảm bảo về mặt pháp lý, tẩy chay việc sử dụng hóa đơn giả và làm giả hóa đơn.
Các giấy tờ mà bạn cần chuẩn bị trước khi lên Chi cục thuế mua hóa đơn đỏ [lần đầu] bao gồm:
– Giấy giới thiệu của công ty
– Giấy đăng ký kinh doanh
– Giấy đăng ký MST
– Chứng minh nhân dân
– Đơn xin mua hóa đơn
– Mộc vuông [Rất quan trọng + Nhớ mang đi]
Và nếu doanh nghiệp từng mua hóa đơn rồi thì những thứ bạn cần mang sẽ là:
+ Cuốn đăng ký mua hóa đơn
+ Giấy giới thiệu
+ Chứng minh nhân dân
+ Mộc vuông.
Mua hóa đơn đỏ giá bao nhiêu?
Để biết hóa đơn đỏ có giá bao nhiêu các bạn cứ mạnh dạn lên Chi cục thuế mua, họ sẽ nói giá chính xác cho các bạn biết.
Các lỗi và mức xử phạt khi làm mất hóa đơn đỏ
Có rất nhiều bạn thắc mắc sẽ phạt bao nhiêu tiền khi làm mất, cháy hay hư hỏng hóa đơn đỏ nên Easyinvoice sẽ tổng hợp luôn tại đây nhé!
1. Trường hợp làm mất hóa đơn bán hàng mua của Cơ quan thuế
Cái này là mất hóa đơn bán hàng trực tiếp [hóa đơn thông thường] đó các bạn.
Trong trường hợp này, sẽ căn cứ vào các mốc thời hạn báo cáo với Cơ quan thuế để xử phạt riêng, cụ thể:
– Trong vòng 5 ngày sau khi xảy ra sự việc: Không bị xử phạt
– Từ ngày thứ 6 tới ngày thứ 10: Phạt cảnh cáo nếu có tình tiết giảm nhẹ hoặc nếu không có thì phạt ở mức khung tối thiểu [6 triệu].
– Sau ngày thứ 10: Phạt từ 6 triệu tới 8 triệu đồng.
2. Trường hợp mất hóa đơn GTGT đặt in nhưng chưa thông báo phát hành
Tương tự hóa đơn bán hàng, nếu mất hóa đơn GTGT đặt in nhưng chưa thông báo phát hành thì cũng căn cứ vào thời hạn báo cáo sự việc với Cơ quan thuế để xử phạt, cụ thể:
– Trong vòng 5 ngày sau khi xảy ra sự việc: Không bị xử phạt
– Từ ngày thứ 6 tới ngày thứ 10: Phạt cảnh cáo nếu có tình tiết giảm nhẹ hoặc nếu không có thì phạt ở mức khung tối thiểu [6 triệu].
– Sau ngày thứ 10: Phạt từ 6 triệu tới 18 triệu đồng.
3. Mất hóa đơn GTGT đầu ra đã thông báo phát hành
Không xử phạt trong các trường hợp
- Hóa đơn mất, hỏng do thiên tai, hỏa hoạn, sự kiện bất ngờ, bất khả kháng.
- Làm mất liên 2 [liên giao cho khách mua] khi chưa hết hạn lưu trữ nhưng tìm lại được hóa đơn trước khi Cơ quan thuế ban hành quyết định xử phạt.
Phạt cảnh cáo trong các trường hợp:
- Làm mất các liên hóa lập sai và đã xóa bỏ [đã xuất hóa đơn khác thay thế]
- Cũng trong trường hợp trên, nếu người bán và người mua lập biên bản ghi nhận sự việc, người bán đã kê khai, nộp thuế, có hợp đồng và chứng từ chứng minh việc mua bán hàng hóa – dịch vụ và có 2 tình tiết giảm nhẹ.
- Người bán làm mất các liên hóa đơn đã lập sai và đã xóa bỏ [đã lập hóa đơn khác thay thế cho hóa đơn sai và xóa bỏ].
Phạt tiền trong các trường hợp:
- Làm mất/hỏng hóa đơn đã phát hành [liên 2 giao cho khách hàng] nhưng khách chưa nhận được hóa đơn khi hóa đơn chưa đến hạn lưu trữ; hóa đơn đã lập theo bảng kê bán lẻ hàng hóa thì bị phạt từ 4 triệu đến 8 triệu.
Cũng trong trường hợp trên, nếu người bán và người mua lập biên bản ghi nhận sự việc, người bán đã kê khai, nộp thuế, có hợp đồng và chứng từ chứng minh việc mua bán hàng hóa – dịch vụ và có một tình tiết giảm nhẹ thì bị phạt khung thấp nhất, có 2 tình tiết giảm nhẹ thì phạt cảnh cáo.
- Làm mất/hỏng hóa đơn đã phát hành [liên nội bộ 1-3] trong thời gian lưu trữ thì phạt từ 5-10 triệu theo luật kế toán.
- Cơ quan thuế đủ căn cứ xác định tổ chức, cá nhân gộp nhiều lần mất hóa đơn để báo cáo Cơ quan thuế nếu trong cùng một thời điểm mà tổ chức, cá nhân thông báo mất nhiều số hóa đơn thì phạt theo từng lần mất.
4. Làm mất hóa đơn đầu vào
Trường hợp này là xử phạt bên người mua đó các bạn.
Các trường hợp không bị xử phạt:
- Bị mất, hỏng, cháy do thiên tai, hỏa hoạn hoặc các sự kiện bất ngờ, bất khả kháng.
- Tìm lại được hóa đơn mất trước khi Cơ quan thuế ban hành quyết định xử phạt.
Phạt cảnh cáo các trường hợp sau:
- Làm mất, cháy, hỏng hóa đơn [liên 2 giao cho khách hàng] để hạch toán kế toán, kê khai thuế và thanh toán vốn ngân sách: Phạt tiền từ 4 triệu đến 8 triệu.
- Làm mất, cháy, hỏng hóa đơn [liên giao cho khách], người bán và người mua lập biên bản ghi nhận sự việc, người bán đã kê khai, nộp thuế, có hợp đồng và chứng từ chứng minh việc mua bán hàng hóa – dịch vụ và có một tình tiết giảm nhẹ thì bị phạt khung thấp nhất, có 2 tình tiết giảm nhẹ thì phạt cảnh cáo.
- Cơ quan thuế đủ căn cứ xác định tổ chức, cá nhân gộp nhiều lần mất hóa đơn để báo cáo Cơ quan thuế nếu trong cùng một thời điểm mà tổ chức, cá nhân thông báo mất nhiều số hóa đơn thì phạt theo từng lần mất.
Như vậy, trên đây EasyInvoice đã tổng hợp toàn bộ những thông tin cần thiết và quan trọng về hóa đơn đỏ..
Nếu bạn bạn còn điều gì chưa hiểu hay cần giải đáp thì cứ để lại bình luận. Easyinvoice sẽ giúp bạn giải đáp những thắc mắc và tiếp nhận góp ý từ các bạn.
Khi nào không được sử dụng hóa đơn giấy?
Vậy, thời hạn sử dụng hóa đơn giấy đến khi nào? Chính xác ngày cuối cùng sử dụng hóa đơn giấy là ngày 30/06/2022. Có thể thấy, Nghị định 119/2018/NĐ-CP và Luật Quản lý thuế 2019 có phần khác nhau về thời điểm áp dụng hóa đơn điện tử.
Hóa đơn điện tử có giá trị trong bao lâu?
Cụ thể căn cứ theo Điều 12, 13, 14 Nghị định 174/2016/NĐ-CP Quy định chi tiết một số điều của luật kế toán và Thông tư 39/2014/TT-BTC, hóa đơn được hiểu một loại chứng từ kế toán, có thời hạn lưu trữ tối thiểu là 10 năm. Thời gian lưu trữ hóa đơn điện tử tối thiểu là 10 năm.
Giá trị bao nhiêu thì phải xuất hóa đơn?
1.3 Xuất hóa đơn đỏ tối thiểu bao nhiêu tiền Bán hàng hóa, dịch vụ có tổng giá thanh toán dưới 200.000 đồng mỗi lần thì không phải lập hóa đơn, trừ trường hợp người mua yêu cầu lập và giao hóa đơn.” ⇒ Như vậy khi bán hàng hóa dịch vụ có tổng giá trị thanh toán từ 200.000 đồng trở lên thì bắt buộc phải lập hóa đơn.
Ai có thể xuất hóa đơn đỏ?
Các doanh nghiệp được xuất hóa đơn đỏ khi đáp ứng đầy đủ các điều kiện sử dụng theo quy định. Với các doanh nghiệp lâu đời thì doanh nghiệp cần là đơn vị được thành lập hợp pháp, có tư cách pháp nhân, con dấu riêng và tên riêng được Sở kế hoạch, Đầu tư thuộc UBND cấp tỉnh cấp giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh.