Effort trong quản lý dự án phần mềm là gì năm 2024

Change request hay yêu cầu thay đổi là một đề xuất chính thức về việc thay đổi một sản phẩm hoặc hệ thống.

Trong quản lý dự án, một yêu cầu thay đổi thường phát sinh khi khách hàng muốn bổ sung hoặc thay đổi các sản phẩm bàn giao đã thỏa thuận cho một dự án.

Sự thay đổi này có thể liên quan đến một tính năng bổ sung hoặc tùy chỉnh hoặc mở rộng dịch vụ,…Các yêu cầu thay đổi nằm ngoài phạm vi thỏa thuận nên khách hàng thường sẽ phải trả tiền cho các tài nguyên bổ sung cần thiết để đáp ứng chúng.

Change request có cần thiết hay không?

Trong quá trình quản lý dự án, yêu cầu thay đổi (change request) đôi khi xuất hiện như một phần tự nhiên của quá trình phát triển. Tuy nhiên, các yêu cầu thay đổi cũng cần được tiếp cận cẩn trọng và suy xét kỹ lưỡng trước khi đưa vào thực hiện.

Đầu tiên, chúng ta cần xác định tại sao khách hàng lại muốn thực hiện thay đổi này. Yêu cầu này có giá trị như thế nào đối với khách hàng và hệ thống của họ. Chúng ta cần hiểu rõ những lợi ích mà thay đổi mang lại để có thể đáp ứng được mục tiêu của dự án.

Nếu chúng ta không thực hiện yêu cầu này thì có tác động gì đến dự án và hệ thống không? Đôi khi, việc không thay đổi cũng có thể mang lại những lợi ích và giảm thấy rủi ro không mong muốn.

Team dự án hiện tại có đủ khả năng và thời gian để thực hiện yêu cầu thay đổi này không? Đánh giá nỗ lực và tài nguyên cần thiết là một phần quan trọng để đưa ra quyết định liệu việc thực hiện thay đổi có khả thi hay không.

Khi trao đổi với khách hàng, chúng ta cần giữ được sự bình tĩnh và sáng suốt thay vì tuân thủ mù quáng.

Do đó, mọi sự thay đổi đều có lý do của nó, đừng phụ thuộc quá nhiều vào những yêu cầu mà khách hàng đã đưa ra. Bạn cần hiểu rõ tình hình cốt lõi và đưa ra luận điểm rõ ràng và logic. Tất cả những điều này là cơ sở để xác định xem liệu việc thay ffooir yêu cầu có cần thiết hay không.

5 lý do thường gặp tạo nên change request

Change request thường xuất phát từ 5 lý do chính sau đây:

• Báo cáo về vấn đề nhận diện các lỗi cần được sửa, đây là nguồn phổ biến nhất.
• Yêu cầu cải tiến hệ thống từ người dùng.
• Các sự kiện trong quá trình phát triển các hệ thống khác.
• Sự thay đổi trong cấu trúc cơ bản hoặc các tiêu chuẩn. Ví dụ, trong phát triển phần mềm có thể là hệ điều hành mới.
• Yêu cầu từ quản lý cấp cao.

Ngoài ra, trong quản lý dự án, yêu cầu thay đổi cũng có thể phát sinh từ việc hiểu sai về các mục tiêu của dự án.

5 bước để quản lý change request

Change request thường xuất hiện trong suốt quá trình của hầu hết các dự án. Vì vậy, việc có một kế hoạch để xử lý chúng từ trước là một việc quan trọng cần được thực hiện.

Nếu bạn quản lý change request một các hiệu quả, bạn có thể tạo điều kiện cho việc giao tiếp nội bộ tốt hơn, hiệu suất cao hơn và đạt được mục tiêu kinh doanh tổng thể. Dưới đây là 5 bước gợi ý cho bạn về cách quản lý change request một cách hiệu quả:

Yêu cầu các tài liệu hỗ trợ

Bước đầu tiên mà bạn nên thực hiện đó là hãy yêu cầu khách hàng đưa ra yêu cầu thay đổi một cách càng cụ thể càng tốt. Yêu cầu họ viết change request bằng văn bản và cung cấp bất kỳ tài liệu hỗ trợ nào có thể hữu ích.

Yêu cầu khách hàng nêu rõ tại sao họ lại đưa ra yêu cầu thay đổi này và lợi ích dự kiến của nọ là gì. Điều này giúp team của bạn xác định xem liệu yêu cầu thay đổi đó có đáng để đổ công sức vào hay không.

Xác định xem yêu cầu thay đổi có vượt quá phạm vi hay không

Việc xem xét phạm vi của yêu cầu thay đổi là một điều nên làm. Nếu team bạn quyết định thực hiện thay đổi này, nó sẽ đưa ra các yêu cầu mới cho dự án. Bạn sẽ cần xem xét tất cả các khía cạnh của dự án sẽ bị ảnh hưởng bởi việc thực hiện thay đổi này.

Nếu yêu cầu nằm ngoài phạm vi, có thể xảy ra nhiều vấn đề, chẳng hạn như vượt quá ngân sách hoặc mất quá nhiều thời gian cho một dự án thì bạn cần cân nhắc kỹ lưỡng trước khi ra quyết định.

Đánh giá mức độ ưu tiên của change request

Trước khi đội của bạn thực hiện bất kỳ thay đổi nào cho dự án, bạn nên xem xét bất kỳ rủi ro có thể xảy ra. Lợi ích dự kiến của change request được đề xuất là gì? Change request này có phải là kết quả của việc cần phải thay đổi để đáp ứng sự thay đổi trên thị trường không hay chỉ là một mong muốn đơn giản từ phía khách hàng?

Bạn có thể xem xét ý kiến của người đề xuất thay đổi nhưng đồng thời cũng nên sử dụng lý trí. Khách hàng có thể không biết điều gì là tốt nhất cho họ.

Phê duyệt hoặc từ chối yêu cầu thay đổi

Sau các bước trên, bạn có thể đã biết tầm quan trọng của change request và hiểu rõ tác động của nó sẽ gây ra cho dự án, team của bạn có thể chấp thuận hoặc từ chối yêu cầu.

Đối với mỗi tổ chức, cách thực hiện quá trình phê duyệt sẽ khách nhau. Thông thường, change request mà chỉ đòi hỏi một lượng công việc thêm nhỏ có thể được phê duyệt bởi team thực hiện. Những khi yêu cầu đòi hỏi một tháng công việc thêm có thể yêu cầu sự phê duyệt từ lãnh đạo cấp cao.

Quyết định về hướng đi tiếp theo

Nếu yêu cầu thay đổi được phê duyệt thì các công việc cần được cập nhật. Điều này bao gồm kế hoạch và lịch trình, tài liệu quy trình và tài liệu về yêu cầu.

Khi những cập nhật này được thực hiện, quản lý dự án có thể truyền đạt hướng đi mới cho tất cả những bên liên quan. Bây giờ bạn có thể ủy thác nhiệm vị cần thiết cho những người chịu trách nhiệm thực hiện những thay đổi mới này.

Estimate change request

Như đã đề cập ở phần trên, mọi thay đổi đều dẫn đến sự biến đổi về công sức (effort), thường là việc yêu cầu thêm công sức nhiều hơn so với ước tính ban đầu. Vì thế, việc định trước ước lượng công sức trước khi bắt đầu thảo luận và quyết định là cần thiết:

Total effort = effort implement CR + effort cho phần bị ảnh hưởng.

Phần bị ảnh hưởng thực sự rất quan trọng và đôi khi có thể bị bỏ qua, bất kể là chính chúng ta hay khách hàng.

Tại sao cần xây dựng quy trình quản lý change request?

Xây dựng quy trình quản lý yêu cầu thay đổi có mục đích tạo ra một tập hợp các tiêu chuẩn và quy tắc mà cần phải tuân theo trong việc xử lý các yêu cầu thay đổi.

Đối với mỗi thay đổi lớn ảnh hưởng đến phạm vi của dự án, việc quy định rằng yêu cầu thay đổi phải trải qua quy trình phân tích và phê duyệt trước khi chuyển cho nhóm kỹ thuật tiến hành.

Tuy nhiên, quy trình quản lý yêu cầu thay đổi cũng cần linh hoạt để cho phép các thay đổi nhỏ được thực hiện mà không cần một văn bản đề xuất thay đổi cụ thể.

(Source: https://tigosoftware.com)

Khi một yêu cầu thay đổi được chấp thuận, thông tin cần được thông báo cho nhóm dự án và các tài liệu liên quan cần được cập nhật. Dưới đây là một số tài liệu có thể cần xem xét để cập nhật tùy theo mức độ tác động và trạng thái của dự án:

• Requirements Documentation
• Technical Design Documentation
• Software or Programming Code
• Project Plans and Schedules
• Test Plans or Test Cases
• Training Documentation
• Business Process Documentation

Xây dựng quy trình quản lý yêu cầu thay đổi giúp tạo sự hiểu biết rõ ràng và sắp xếp có trật tự trong việc xử lý các yêu cầu thay đổi, đồng thời đảm bảo tích hợp tốt hơn giữa các bước và tài liệu liên quan đến quá trình này.

Change request form là gì?

Change request form là biểu mẫu được sử dụng để yêu cầu, phê duyệt và theo dõi các thay đổi liên quan đến dự án. Biểu mẫu này giúp nhà quản lý dự án theo dõi các thay đổi nào được đề xuất và xác định xem chúng có nên được phê duyệt hay không.

Khi nào thì sử dụng change request form?

Khách hàng có thể nộp change request form bất cứ khi nào họ muốn thực hiện các thay đổi có khả năng ảnh hưởng đến phạm vi, ngân sách hoặc lịch trình của dự án

Các thành viên trong nhóm có thể điền vào form này nếu họ cần thêm tài nguyên hoặc muốn đề xuất một thay đổi với kế hoạch dự án

Nhà tài trợ dự án cũng có thể hoàn thành change request form nếu họ muốn cập nhật các điều khoản về việc tài trợ

Yêu cầu thay đổi hữu ích trong mọi quy trình của quản lý dự án nhưng nó đặc biệt hữu ích trong giai đoạn lập kế hoạch và thực hiện. Khi các bên liên quan nộp yêu cầu thay đổi của họ một cách kịp thời, bạn có nhiều thời gian hơn để phê duyệt thay đổi và thực hiện chúng.

Change request form template

Dưới đây là mẫu change request form mà bạn có thể tham khảo dành cho team của mình:

(Source: https://monday.com/blog)

Kết luận

Việc quản lý change request là một điều không hề dễ dàng và đơn giản. Bạn không thể từ chối yêu cầu thay đổi một cách máy móc và cứng nhắc, khách hàng vầ các thành viên trong team của bạn có thể không hài lòng. Tuy nhiên, bạn cũng không thể “say yes” với tất cả những yêu cầu thay đổi vượt quá khả năng của nhóm dự án hoặc ảnh hưởng đến tài chính của công ty.

Nếu bạn có khả năng điều hành dự án một cách linh hoạt, việc quản lý yêu cầu thay đổi sẽ trở thành một phần quan trọng của công việc hàng ngày. Không có gì đáng sợ với yêu cầu thay đổi. Chúng nên được ghi nhận, nhưng cần biến chúng thành các tính năng phải trải qua quy trình phức tạp để đảm bảo tính khả thi và phù hợp.