Cách viết email xin thực tập ấn tượng bằng tiếng anh và tiếng việt theo từng chuyên ngành khác nhau cho các bạn sinh viên. Thời đại công nghệ thông tin phát triển nên ngày nay việc viết email xin việc, xin thực tập tại các công ty, doanh nghiệp đã không còn xa lạ với nhiều người. Việc viết email tưởng chừng như dễ dàng nhưng cũng khiến không ít những bạn sinh viên chưa có kinh nghiệm gặp khó khăn trong vấn đề làm sao viết email gây ấn tượng với nhà tuyển dụng. Để giúp các bạn sinh viên có thể chuẩn bị hồ sơ hoàn hảo nhất, thành công trong việc tìm nơi thực tập, sau đây chúng tôi sẽ chia sẻ chi tiết cách viết email xin thực tập theo từng chuyên ngành dưới đây, mời các bạn cùng tham khảo nhé.
1.1. Đừng lãng phí phần tiêu đề email
“Những gì bạn viết trong tiêu đề email có thể quyết định lá thư của bạn có được đọc hay không”, Lydia Ramsey, một chuyên gia về văn hóa kinh doanh và là tác giả của cuốn Manners That Sell. “Đừng bao giờ bỏ trống phần tiêu đề trong email của bạn và đừng lãng bí nó khi chỉ viết vào đó mã số công việc bạn đang ứng tuyển”, Ramsey nói. “Tiêu đề email cần rõ ràng và cụ thể về công việc mà bạn đang tìm kiếm/ứng tuyển”. Ví dụ: “Ứng tuyển vị trí nhân viên kinh doanh làm việc tại văn phòng”.
1.2. Sử dụng những quy chuẩn của Thư xin việc
Viết thư của bạn như một thân của email và bao gồm một lời chào [với tên của người nhận nếu bạn biết điều đó] và kết bằng một cái kết chuẩn. Đối với thư xin việc bằng tiếng Anh, sử dụng “Sincerely” hay “Warm regards” sẽ rất ổn. Loại bỏ những dòng trống giữa các đoạn văn và sử dụng chữ ký thích hợp cùng dòng kết. Hãy đảm bảo có tất cả những thông tin trong chữ ký của bạn. Nếu trên danh thiếp của bạn có những thông tin nào, bạn nên đảm bảo có những thông tin đó trong phần chữ ký, bao gồm địa chỉ liên hệ, địa chỉ email, số điện thoại và các thông tin cần thiết khác. “Hãy nhớ rằng, địa chỉ email của bạn không tự động hiển thị trong chương trình email của người nhận”, Ramsey nói.
1.3. Viết email xin việc ngắn gọn và xúc tích
Các nhà quản lý và các nhà tuyển dụng rất bận rộn. Ho muốn có được ý chính trong thư của bạn trong vòng 150 từ hoặc ít hơn. Các đoạn đầu tiên rất quan trọng, theo Rasey, “Giữ được người đọc ở phần đầu tiên của lá thư bằng cách nói cho người đó biết khả năng của bạn như thế nào”. “Hãy sử dụng những đoạn văn và những câu ngắn để có một cái nhìn sinh động về bạn và những gì bạn có thể làm cho họ, và thể hiện điều đó trong đoạn thứ hai”.
1.4. Đơn giản hóa email
Cách viết email xin việc chuẩn trong một chương trình xử lý văn bản, hãy loại bỏ tất cả các định dạng là lưu tập tin như văn bản gốc. Chiều dài dòng lý tưởng là 40 ký tự. Một số email tự động đóng gói cho bạn để email của bạn không bi phân mảnh. Nếu như chương trình của bạn không làm được điều này, bạn có thể xem website FormatIt.com, copy phần văn bản của bạn vào trang web và các dịch vụ miễn phí sẽ định dạng email cho bạn.
Đừng cố gắng tỏ ra dễ thương. Hãy lưu lại những biểu tượng cảm xúc, chữ viết tắng, màu sắc hơn dã và các phông chữ cho các email không chuyên của bạn. Và cũng như vậy với sự hài hước. Vì rất có thể, người đọc sẽ không cảm thấy buồn cười và thậm chí là khó chịu vì điều đó.
1.5. Hãy thật cụ thể
“Đừng phản hồi cho một công việc dành cho một copywriter khi bạn thực sự là một nhà thiết kế đồ họa”, Diana Qasabian, giám đốc cấp cao tại Syndicatebleu. “Đây có thể là một thị trường công việc chặt chẽ, nhưng chúng ra sẽ nhận được nhiều và nhiều hơn những lá thư phản hồi cho một vị trí cụ thể từ một ứng viên – người không phải đáp ứng được tất cả trình độ cho
công việc đó”.
Diana còn nói “Chúng tôi tìm kiếm những điểm cụ thể trong thư xin việc email, như kỹ năng và khả năng bạn mang lại cho chúng tôi là gì?”. “Sự thêm thắt và những chi tiết lặt vặt là điều không cần thiết phải viết ra”.
1.6. Keyword là chìa khóa
Bởi vì rất nhiều công ty sử dụng các hệ thống theo dõi việc ứng tuyển của ứng viên [ATCes] để tìm kiếm và quét qua một lượt các ứng viên, các từ khóa định hướng kỹ năng sẽ tăng cơ hội cho bạn khi được tìm thấy, một nhà tuyển dụng của một công ty công nghệ lớn nói.
“Các công cụ ATS theo dõi các từ khóa xác địnhvề các kỹ năng. Do đó, ngay cả khi bạn không phù hợp với công việc bạn đang tìm, các từ khóa mạnh mẽ sẽ giup cải thiện cơ hội để thư xin việc và hồ sơ xin việc của bạn được tìm thấy trong một cuộc tìm kiếm trong tương lai hoặc lựa chọn được một công việc phù hợp hơn”.
1.7. Chơi theo luật của họ
Dành thời gian để
tìm hiểu về các hướng dẫn nộp hồ sơ của công ty và làm theo những điều đó. Có nhiều công ty liệt kê những hướng dẫn này trên websiste của họ. Ngoài ra, không nên đính kèm file trừ khi được họ yêu cầu. Một số công ty chặn tất cả các email có đính kèm file để ngăn chặn virus.
Kiểm tra lại một lần nữa
Kiểm tra cẩn thận chính tả và đọc lại lần nữa email xin việc của bạn. Những phần mềm email kiểm tra chính tả thường ít khi bắt lỗi ngữ pháp. Hãy gửi nó cho bạn bè của mình và yêu cầu kiểm tra hộ lại nội dung và phong cách viết. Ngay cả trường hợp bạn bè bận hay không phản hồi kịp, bạn có thể gửi email xin việc cho chính mình, đặt mình trong vai trò nhà tuyển dụng để biết rõ ràng hơn.
Phần 2: Cách viết email xin thực tập bằng tiếng anh
2.1. Cấu trúc email xin thực tập bằng tiếng anh
Cần phải có lời chào ở đầu thư
Cách viết lời chào ở đầu thư phụ thuộc vào những thông tin bạn có về công ty đó. Nếu bạn biết tên của nhà tuyển dụng, lời chào của bạn có thể là: Dear [tên của nhà tuyển dụng] tiếp theo là một dấu phẩy hoặc dấu chấm. Hãy chắc chắn về đối tượng nhận thư xin việc của bạn để thêm các tiêu đề thích hợp như [Mr., Ms., Dr.]
Nếu bạn không biết tên của nhà tuyển dụng, bạn có thể đề “Dear Hiring Manager,”,
“Dear Recruiting Team,” hay “Dear [tên công ty]”. Hoặc bạn có thể lựa chọn phương án viết “To whom it may concern”, tuy nhiên chúng tôi khuyên bạn nên tránh lời chào này, nó gây cảm giác như một lá thư mẫu.
Cách viết đoạn đầu tiên
Đoạn đầu của Cover Letter là nơi để bạn đề cập tới công việc mà bạn đang ứng tuyển, và bạn đã tìm đến công việc này như thế nào. Bạn chỉ cần trình bày trong 1-2 câu.
Phần nội dung chính của thư
Hầu hết Cover Letter chi gồm 1- 2 đoạn cơ bản, bạn không nên khiến nhà tuyển dụng mất thời gian để đọc một lá thư xin việc quá dài. Cố gắng trả lời những câu hỏi sau trong đoạn chính:
- Lý do tại sao tôi nghĩ mình là ứng viên đủ tiêu chuẩn cho vị trí này?
- Những kinh nghiệm nào tôi có phù hợp với yêu cầu công việc của vị trí này?
- Tại sao tôi muốn làm việc cho công ty bạn?
Cách viết đoạn cuối thư
Đây là nơi bạn tóm lai vấn đề và thảo luận về bạn sẽ làm những gì tiếp theo để ứng tuyển vào vị trí này. Cần bao gồm các nội dung:
- Nhắc lại trong một câu về lí do vì sao bạn là ứng viên phù hợp cho vị trí tuyển dụng này.
- Thảo luận về những gì bạn sẽ làm tiếp theo, ví dụ như bạn mong muốn được phỏng vấn cho vị trí này để có thể thảo luận nhiều hơn về kĩ năng và kinh nghiệm của bạn.
- Cung cấp thông tin liên lạc của bạn, bao gồm địa chỉ email và số điện thoại, để nhà tuyển dụng có thể dễ dàng liên lạc với bạn.
- Đề cập tới bản Sơ yếu lý lịch, CV hoặc các tài liệu tham khảo mà bạn có đính kèm trong thư [nếu có].
- Cảm ơn người đã dành thời gian cho bạn.
Cách viết kết thúc email và chữ ký
Để kết thúc thư bạn có thể viết “Best” hay “Sincerely” đó là những cách phổ biến. Ngoài ra, vì bạn không thể kí tên vào email nên cuối thư bạn có thể gõ tên đầy đủ của bạn thay cho chữ kí.
2.2. Mẫu email xin thực tập bằng tiếng anh
Mẫu 1
The HR Department,
Grey-yards Media Entertainment
Dear Mr./Ms. ABC
I have recently come
across your Sales Manager job posting on the [job portal]. I would be interested in applying for this position.
I have vast experience in sales, with more than ten years of experience in[ABC].
Currently, I am employed as the Sales and Marketing Director in one of the leading Internet Media companies in the US.
Please find enclosed my resume. My resume provides up-to-date information on my background and qualifications.
I look
forward to hearing from you,
Thanks and Kind Regards,
Your Sincerely,
[Chữ ký của bạn]
[Tên bạn]
Mẫu 2
To,
The General Manager,
Procurement Division,
ABC Company
New York
Dear Mr./Ms. [Last Name]
This is in reference to the job posting by your company in the [Job Board], dated
February 19th , 2010. I have gone through the job description and find that my work skills and the job requirements may be a good match.
I have been working for the past five years in the procurement department of [the current company]. I held the position of Senior [position] in the said company.
I completed my education [DEF Education Institution]. My professional education was obtained from the [ABC of Science, Location].
My updated resume is
enclosed for your review.
I look forward to speaking with you soon about this employment opportunity,
Your Sincerely,
[Chữ ký của bạn]
[Tên bạn]
Phần 3: Cách viết email xin thực tập bằng tiếng việt
3.1. Lưu ý khi viết email xin thực tập
Lựa chọn địa chỉ email để gửi
Vấn đề đầu tiên và cũng là ưu tiên hàng đầu trong số các lưu ý khi viết email xin việc là địa chi email. Bạn nên có cho mình một email lịch sự như [email protected] thay vì những email thời trẻ thường nghịch phá như [email protected]… hay [email protected]… Ngay là mình khi nhận được những email như vậy đã cảm thấy không mấy thiện cảm rồi chứ chưa nói đến nhà tuyển dụng.
Ưu tiên khi gửi email xin việc đặc biệt đối với sinh viên mới ra trường đi xin việc là nên dùng email nhà trường cấp cho để gửi hồ sơ xin việc vì nếu trường của bạn có danh tiếng thì một phần khẳng định và tạo niềm tin từ nhà tuyển dụng với bạn. Nhưng nếu bạn đã đi làm thì tuyệt đối không nên dùng email cơ quan cấp mà hãy dùng email miễn phí như gmail hay yahoo mail hoặc outlook mail. Vì một phần sự riêng tư bạn có thể bị xâm phạm nếu cơ quan cũ quản lý email bạn muốn biết cũng như không mấy thiện cảm với nhà tuyển dụng mới khi nhận email xin việc.
Quan tâm tới tiêu đè email xin việc
Điểm tiếp theo cần chú ý tới email xin việc sao cho ấn tượng là tiêu đề email. Điểm chung mình nhận thấy đa số các bạn gửi email xin việc thường ghi tiêu đề email một cách hời hợt thậm chí bỏ trống tiêu đề email trong khi nó lại quan trọng nhất. Nếu trong hoàn cảnh nhà tuyển dụng bạn sẽ làm gì khi thấy được email mà không có tiêu đề hoặc tiêu đề không rõ ràng. Như mình thì mình không ngần ngại xóa nó vì có cả hàng trăm cái email gửi tới không đọc email bạn thì nhà tuyển dụng không chết cũng càng không mất đi cơ hội tuyển dụng nào. Vì thế hãy thông minh khi sử dụng tiêu đề email. Tiêu đề email cần rõ ràng và cụ thể về công việc mà bạn đang tìm kiếm/ứng tuyển.
File đính kèm trong email xin việc chuẩn và ấn tượng
Một điểm đáng lưu ý nữa trong một email xin việc chuẩn và ấn tượng khi đi xin việc là vấn đề liên quan tới file đính kèm trong email thường là hồ sơ xin việc hay còn gọi resume. Đầu tiên bạn nên trình bày nội dung trong file đính kèm theo tiêu chuẩn về font chữ, cỡ chữ. Tránh tình trạng người duyệt hồ sơ xin việc không đọc được CV xin việc của bạn và họ cũng chẳng rảnh để cố gắng đọc hồ sơ xin việc đó. Tiếp theo là nên lưu lại một bản CV xin việc thành file pdf để tránh tình trạng sai bố cục trình bày nếu máy tính người duyệt hồ sơ xin việc có độ phân dải màn hình thấp.
Cuối cùng là hãy lưu tên hồ sơ xin việc chứa tên bạn để tiện lọc thông tin ra khi họ tải resume xin việc của bạn về. Thêm điểm lưu ý nữa là toàn bộ giấy tờ bạn nên nén lại trong file nén .rar hoặc .zip tùy ý và cũng phải đặt tên file nén giống file hồ sơ xin việc của bạn.
Sử dụng chữ ký trong email xin việc
Nếu bạn là một người thông thái trong quá trình nộp hồ sơ xin việc thì nên dùng chữ ký trong email xin việc. Trong chữ ký email xin việc đó nên bao gồm đầy đủ thông tin liên hệ của bạn như email, số điện thoại, địa chỉ ….
Nếu hồ sơ xin việc của bạn được nhà tuyển dụng chú ý thì nhà tuyển dụng bạn dễ dàng có được thông tin liên hệ của bạn trong email thay vì tốn mớ thời gian tải file đính kèm hồ sơ xin việc rồi lại lục trong đống đó kiếm CV xin việc và mới tìm được thông tin liên hệ.
Chỉnh sửa lỗi chính tả trong email xin việc
Người Việt Nam thường mắc rất nhiều lỗi chính tả cũng như lỗi cú pháp khi trình bày vấn đề nào đó. Hồ sơ xin việc cũng không phải là ngoại lệ vì thế để có được email xin việc ấn tượng bạn cần chú ý tới từng lỗi chính tả cũng như lỗi cú pháp một.
Trước khi nhấn nút Send để gửi email xin việc tới nhà tuyển dụng bạn nên đảm bảo rằng bạn đã sửa chi tiết lỗi chính tả cũng như lỗi cú pháp trong email xin việc ấn tượng và trong cả hồ sơ xin việc hay CV xin việc của bạn. Hãy đừng để yếu tổ nhỏ nhặt như này làm ảnh hưởng tới kết quả khi nộp hồ sơ xin việc qua emal tới nhà tuyển dụng.
3.2. Mẫu email xin thực tập bằng tiếng việt
Kính gửi
Bà Caroline
Jones
Giám Đốc Nhãn Hiệu
Công ty Golden Age
Thưa bà Jones
Thông qua báo Tuổi Trẻ, tôi được biết Quý Công ty đang cần tuyển Trợ Lý Giám Đốc Nhãn Hiệu. Tôi mong muốn được thử sức mình trong môi trường làm việc hết sức năng động của Quý Công ty. Với trình độ và kinh nghiệm hiện có, tôi tự tin có thể đảm nhiệm tốt vai trò này tại công ty Golden Age.
Như đã đề cập trong hồ sơ đính kèm, tôi có nhiều kinh nghiệm làm việc
với các công ty sản xuất hàng tiêu dùng [FMCG] ở vị trí Nhân Viên Nhãn Hiệu. Ngoài ra, tôi còn có kinh nghiệm về marketing trong suốt thời gian làm việc với công ty Java – chuyên kinh doanh các mặt hàng kỹ thuật cao như máy vi tính và điện thoại di động… Là một trong mười sinh viên tốt nghiệp hàng đầu của trường Đại Học Kinh Tế TP HCM, tôi hoàn toàn tự tin với vốn kiến thức về lĩnh vực thương mại của mình.
Thêm vào đó, tôi có một năm kinh nghiệm làm việc cho một công ty kinh
doanh nước giải khát ở vị trí “chuyên viên phân tích nghiệp vụ” sau khi tốt nghiệp. Tôi tin rằng đó là những nền tảng quý báu có thể giúp tôi hiểu rõ và đáp ứng tốt nhu cầu khách hàng của Quý Công ty.
Cám ơn bà đã dành thời gian quý báu để xem xét thư xin việc này. Tôi rất mong bà có thể sắp xếp một cuộc phỏng vấn trực tiếp gần đây nhất để tôi có thể trình bày rõ hơn về bản thân cũng như tìm hiểu thêm các yêu cầu chi tiết cho vị trí Trợ Lý Giám Đốc Nhãn Hiệu của Golden
Age.
Xin cám ơn!
Trân trọng
Nguyễn Văn An
1234 Nguyễn Công Trứ – Hai Bà Trưng – Hà Nội
SĐT: 098.8888.888 – Mail : [email protected]
[Xin vui lòng tham khảo hồ sơ xin việc đính kèm]
Sau khi tham khảo cách viết email xin thực tập ấn tượng trên đây chắc hẳn các bạn sinh viên đã biết được quy tắc viết một email đúng chuẩn rồi đúng không nào, nâng cao cơ hội thành công khi xin thực tập tại các công ty, doanh nghiệp. Chúc các bạn sinh viên nhanh chóng tìm được nơi thực tập phù hợp với chuyên ngành và hãy luôn đồng hành cùng big.vn để cập nhật thêm nhiều thông tin hữu ích nhé.
Theo big.vn