Công việc đi trước trong Project

2. Việc thiếu mối liên hệ dẫn đến thời gian dự trữ của công việc không hợp lý, hậu quả là đường găng bị sai.

Trước khi tìm hiểu về điều này, bạn cần đọc CHUYÊN ĐỀ 4. Đường găng trong tiến độ dự án để nắm được khái niệm về đường găng, về dự trữ thời gian của công việc.Như ở CHUYÊN ĐỀ 4. Đường găng trong tiến độ dự án, chúng ta đã làm quen với khái niệm về đường găng, thời gian dự trữ của công việc cũng như cách để gọi ra các thông số về đường găng và thời gian dự trữ.

Tóm tắt về đường găng:
Đường găng là đường tập hợp của các công việc găng.
Đường găng sẽ cho chúng ta biết công việc nào buộc phải theo kế hoạch. Vì nếu thay đổi, sẽ ảnh hưởng đến tiến độ của dự án. Sự ảnh hưởng (về mặt tiến độ - các mốc thời gian) có thể bao gồm thời điểm hoàn thành dự án bị thay đổi, đường găng bị thay đổi.
Thời gian dự trữ của công việc cho ta biết công việc có thể trì hoãn, có thể kéo dài bao nhiêu mà không ảnh hưởng đến công tác khác hoặc không ảnh hưởng đến sự thay đổi của thời điểm kết thúc dự án. Khi công việc thay đổi quá giới hạn dự trữ thời gian, tiến độ dự án sẽ bị ảnh hưởng. Thời gian dự trữ bao gồm:

Dự trữ riêng - Free Slack - là thời gian mà công việc có thể thay đổi thời điểm bắt đầu (hoặc kết thúc) hoặc kéo dài thêm mà không làm ảnh hưởng đến thời điểm bắt đầu (hoặc kết thúc) của các công tác khác.
Dự trữ toàn phần - Total Slack - là thời gian mà công việc có thể thay đổi thời điểm bắt đầu (hoặc kết thúc) hoặc kéo dài thêm mà không làm ảnh hưởng đến thời điểm bắt đầu (hoặc kết thúc) của dự án.

Vậy tại sao việc thiếu mối liên hệ các công việc lại dẫn đến thời gian dự trữ của công việc không hợp lý?

Chúng ta sẽ quan sát đường găng của tiến độ và thời gian dự trữ của các công việc để cùng đưa ra nhận xét.
Trước hết, ta sử dụng tiến độ của ví dụ trong #1. Ta cần hiển thị các thông số về thời gian dự trữ của dự án (gồm Total Slack và Free Slack).

Các thông tin liên quan đến thời gian dự trữ bao gồm:

• Hiển thị cột Total Slack và Free Slack: chèn 2 cột này vào trong của sổ Gantt Chart.
• Hiển thị thanh thời gian dự trữ riêng phần Free Slack: trong Gantt Chart vào Format chọn Slack.

Trong hình, thanh thời gian dự trữ riêng phần sẽ vạch ra cho ta thấy thời gian mà cột công việc có thể thay đổi mà không làm ảnh hướng đến thời điểm bắt đầu hay kết thúc công việc khác.

Ta thấy ở ví dụ trên, thời gian dự trữ của một số công việc lớn bất thường. Ví dụ, công việc số 1.1 Chuẩn bị mặt bằngcó thời gian dự trữ toàn phần và dự trữ riêng phần là 443 ngày. Có nghĩa là công việc này có thể chậm hoặc có thể kéo dài thêm 443 ngày mà không làm ảnh hưởng đến thời điểm bắt đầu hoặc kết thúc của công việc khác và của toàn dự án. Nhìn vào đường Free Slack (đường nằm ngang, mảnh và được định dạng màu đỏ), ta có thể hiểu rằng công việc đó có thể trượt hoặc kéo dài trên phạm vi đường này mà không làm ảnh hưởng đến công việc khác và toàn dự án.
Hay tương tự với công việc 1.13 có thời gian dự trữ 371 ngày.
Như vậy, có 2 thắc mắc: 1 là điều đó có hợp lý? 2 là nếu không hợp lý thì phải xử lý như thế nào?
Về việc công việc 1.1 Chuẩn bị mặt bằng có thời gian dự trữ 443 ngày chắc chắn là điều không hợp lý. Bởi vì thời gian chuẩn bị mặt bằng kéo dài trong 7 ngày, và nếu không chuẩn bị được mặt bằng (có thể là chặt bỏ cây cối phát quang bụi rậm, thu dọn đồ đạc cũ, …) thì các công việc khác (có thể) không triển khai được. Mặt khác, không thể lùi công việc chuẩn bị mặt bằng thi công đến tận cuối dự án mới thực hiện được.

Như vậy, phải xử lý như thế nào đối với các công việc có thời gian dự trữ bất thường như vậy?

Trước hết, xin nhắc lại một điều quan trọng trong việc tổ chức thi công dây chuyền đã nói đến ở #1:

Theo lý thuyết tổ chức dây chuyền, sử dụng các mối liên hệ dạng sơ đồ mạng, thì chỉ có công việc đầu tiên là không có mối liên hệ nào đi đến nó và chỉ có công việc cuối cùng là không có mối liên hệ nào đi ra từ nó. Điều đó có nghĩa là, mọi công việc trong tiến độ dự án (trừ công việc đầu tiên và công việc cuối cùng) đều phải có ít nhất một mối liên hệ với công việc đi trước và một mối liên hệ với công việc đi sau.

Nhìn vào mối liên hệ (có thể nhìn vào cột Predecessor hoặc nhìn vào các mũi tên bên phần hiển thị các đường Gantt Chart), ta thấy rằng 1.1 Chuẩn bị mặt bằng là công việc đầu tiên của bảng tiến độ thi công (*). Công việc này không có mối liên hệ đến nó - điều đó tất nhiên vì đằng trước nó không có công việc nào. Nhưng việc không có mối liên hệ nào đi ra từ nó (có thể hiểu rằng trong các công việc đằng sau nó không có công việc nào liên quan đến nó) có đúng không? Điều đó chắc chắn không phải. Vậy sẽ có công việc nào phải liên quan - phụ thuộc vào nó?
Cái này không nói ngay được. Mà phải nhìn vào điều kiện cụ thể của mặt bằng công trình. Ví dụ, công trình này mặt bằng phức tạp, nhiều cây cối bụi rậm, lầy lội thì có thể công việc chuẩn bị mặt bằng là phải chặt cây, vét rãnh đào hố gom nước mặt, bơm thoát nước, san gạt đầm lèn mặt bằng để có thể triển khai các công việc tiếp theo - ví dụ như phải đảm bảo mặt bằng để đúc được cọc. Trong trường hợp này, công việc Đúc cọc phải phụ thuộc (tức là phải có mối liên hệ) với công việc Chuẩn bị mặt bằng. Ví dụ, ta cho công việc Chuẩn bị mặt bằng triển khai trước 3 ngày so với đúc cọc bê tông (ưu tiên chuẩn bị khu vực đúc cọc trước). Kết quả về dự trữ thời gian như sau:

Lúc này, ta thấy rằng công việc 1.1 Chuẩn bị mặt bằng có dự trữ bằng 0, tức là không thể chậm trễ, vì nếu chậm trễ sẽ không có khu vực đúc cọc.

Hoặc tình huống khác, nếu mặt bằng thuận lợi (ví dụ có một phần là bằng phẳng khô ráo - như cái sân kho cũ) có thể đúc cọc ngay. Nhưng công việc chuẩn bị mặt bằng thi công (7 ngày) vẫn phải hoàn thành để có thể triển khai ép cọc. Tình huống này, công việc Ép cọc phải phụ thuộc (tức là phải có mối liên hệ) với công việc Chuẩn bị mặt bằng. Và mối liên hệ là công việc 1.1 Chuẩn bị mặt bằng phải hoàn thành thì mới triển khai ép cọc được. Khi đó:

Lúc này, ta thấy rằng công việc 1.1 Chuẩn bị mặt bằng còn dự trữ được 7 ngày, tức là chỉ có thể kéo dài hoặc trì trệ trong khoảng thời gian 7 ngày, nếu quá sẽ ảnh hưởng đến các công việc khác và đến toàn dự án.

Như vậy, tuỳ vào trường hợp cụ thể, ta xác định được mối liên hệ (phù hợp) còn thiếu cho công việc Chuẩn bị mặt bằng.
Trong ví dụ về tiến độ này, ta thấy có quá nhiều các công việc có thời gian dự trữ rất lớn. Đây là điều rất hay gặp đối với người làm tiến độ thi công.

Trong tổ chức thi công, đường găng giống như kim chỉ nam cho việc phải ưu tiên hoàn thành công việc nào trước. Nhưng việc xác định không đủ hoặc không hợp lý các mối liên hệ sẽ dẫn đến thời gian dự trữ của công việc không hợp lý và đường găng bị sai. Điều đó có nghĩa là nếu ta quan tâm đến đường găng, mà đường găng bị sai thì chúng ta cũng sẽ xác định sai các công việc cần ưu tiên hoàn thành đúng hạn.

Như vậy, sau #2, chúng ta thấy rằng việc lựa mối liên hệ ảnh hưởng đến 2 vấn đề:

1. Thời điểm diễn ra công việc. Nếu thời điểm không đúng, thì kế hoạch triển khai công việc, kế hoạch huy động tài nguyên bị lỡ.
2. Dự trữ và đường găng của công việc. Nếu dự trữ không hợp lý và đường găng bị sai, chúng ta sẽ sai trong việc xác định mức độ ưu tiên giải quyết công việc và ảnh hưởng đến tiến độ.

Và 2 điều trên dẫn đến câu hỏi khó như sau:
Làm thế nào để giảm được nguy cơ của 2 yếu tố trên? Làm thế nào để chọn được mối liên hệ hợp lý?

Ngoài ra, chúng ta còn một vấn đề nữa cần tìm hiểu. Đó là mối liên hệ không hợp lý dẫn đến việc sử dụng các tài nguyên lao động không điều hoà. Vấn đề này sẽ được nói đến sau khi có các bài viết về tài nguyên.

Ở lớp Ứng dụng phần mềm MS Project trong lập và quản lý tiến độ dự án tổ chức tại Công ty Cổ phần Giá xây dựng, tôi có điều kiện dùng các ví dụ để cùng các học viên trao đổi, phân tích tình huống. Tuy nhiên, do sự khác biệt trong văn phong nói và viết, một vấn đề nói có thể không khó nhưng viết sẽ rất khó nên hiện nay chưa thực hiện được (viết ra rất dài và khó trình bày). Xin hẹn các bạn trong một dịp khác.