Hồ sơ, tài liệu kế toán là loại dữ liệu quan trọng cần được lưu trữ, quản lý, bảo mật kỹ lưỡng tại các doanh nghiệp, tổ chức. Pháp luật cũng quy định thời hạn lưu trữ hồ sơ kế toán.
Vậy hồ sơ kế toán lưu trữ bao nhiêu năm, theo dõi bài viết này cùng CoDX để biết thêm thông tin nhé.
Xem bài cùng chủ đề:
- Quy định về số và ký hiệu văn bản
- Quản lý văn bản bằng excel hiệu quả
- Lưu ý về cách ghi bìa hồ sơ lưu trữ
1. Hồ sơ kế toán lưu trữ bao nhiêu năm?
Theo Điều 12, Điều 13 và Điều 14 Nghị định 174/2016/NĐ-CP tài liệu kế toán phải lưu trữ theo các khoảng thời gian 5 năm, 10 năm hoặc vĩnh viễn tùy theo từng loại tài liệu.
1.1 Tài liệu kế toán phải lưu trữ tối thiểu 5 năm
Các loại chứng từ kế toán không sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính như những chứng tư về phiếu thu chi, phiếu xuất nhập kho, không lưu trong tài liệu kế toán của bộ phận kế toán.
Các tài liệu kế toán dùng trong hoạt động quản lý điều hành và không ghi trực tiếp vào sổ kế toán và lập báo cáo tài chính.
Nếu tài liệu thuộc 2 khoản trên nhưng pháp luật quy định phải lưu trữ trên 5 năm thì thực hiện lưu trữ theo quy định của pháp luật.
1.2 Tài liệu kế toán phải lưu trữ tối thiểu 10 năm
- Chứng từ kế toán sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính.
- Các bảng kê, bảng tổng hợp chi tiết, các sổ kế toán chi tiết, các sổ kế toán tổng hợp, báo cáo tài chính tháng, quý, năm của đơn vị kế toán, báo cáo quyết toán, báo cáo tự kiểm tra kế toán, biên bản tiêu hủy tài liệu kế toán lưu trữ và tài liệu khác sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính.
- Tài liệu kế toán liên quan đến thanh lý, nhượng bán tài sản cố định; báo cáo kết quả kiểm kê và đánh giá tài sản.
- Tài liệu kế toán của đơn vị chủ đầu tư, bao gồm tài liệu kế toán của các kỳ kế toán năm và tài liệu kế toán về báo cáo quyết toán dự án hoàn thành thuộc nhóm B, C.
- Tài liệu kế toán liên quan đến thành lập, chia, tách, hợp nhất, sáp nhập, chuyển đổi hình thức sở hữu, chuyển đổi loại hình doanh nghiệp hoặc chuyển đổi đơn vị, giải thể, phá sản, chấm dứt hoạt động, kết thúc dự án.
- Tài liệu liên quan tại đơn vị như hồ sơ kiểm toán của Kiểm toán Nhà nước, hồ sơ thanh tra, kiểm tra, giám sát của cơ quan nhà nước có thẩm quyền hoặc hồ sơ của các tổ chức kiểm toán độc lập.
- Các tài liệu khác không thuộc trường hợp lưu trữ 05 năm hoặc lưu trữ vĩnh viễn. Trường hợp tài liệu kế toán quy định tại các mục nêu trên mà pháp luật khác quy định phải lưu trữ trên 10 năm thì thực hiện lưu trữ theo quy định đó.
1.3 Tài liệu kế toán phải lưu trữ vĩnh viễn
- Đối với đơn vị kế toán trong lĩnh vực kế toán nhà nước, tài liệu kế toán phải lưu trữ vĩnh viễn gồm Báo cáo tổng quyết toán ngân sách nhà nước năm đã được Quốc hội phê chuẩn, Báo cáo quyết toán ngân sách địa phương đã được Hội đồng nhân dân các cấp phê chuẩn; Hồ sơ, báo cáo quyết toán dự án hoàn thành thuộc nhóm A, dự án quan trọng quốc gia; Tài liệu kế toán khác có tính sử liệu, có ý nghĩa quan trọng về kinh tế, an ninh, quốc phòng.
- Đối với hoạt động kinh doanh, tài liệu kế toán phải lưu trữ vĩnh viễn gồm các tài liệu kế toán có tính sử liệu, có ý nghĩa quan trọng về kinh tế, an ninh, quốc phòng. Việc xác định tài liệu kế toán khác phải lưu trữ vĩnh viễn do người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế toán, do ngành hoặc địa phương quyết định trên cơ sở xác định tính chất sử liệu, ý nghĩa quan trọng về kinh tế, an ninh, quốc phòng.
2. Những lưu ý khi lưu trữ hồ sơ kế toán
Khi lưu trữ hồ sơ kế toán, có một số lưu ý quan trọng bạn nên cân nhắc để đảm bảo rằng các tài liệu được bảo quản một cách an toàn và dễ dàng truy cập khi cần thiết.
Sắp xếp hồ sơ theo danh mục: Phân loại và nhóm hồ sơ theo danh mục rõ ràng và logic như theo loại chứng từ [ví dụ: phiếu thu, phiếu chi, hóa đơn, báo cáo tài chính], theo thời gian [năm, tháng], hoặc theo các dự án, chương trình, v.v.
Sử dụng hệ thống mã hóa: Sử dụng mã hóa hoặc mã số độc nhất cho từng hồ sơ giúp tìm kiếm và xử lý chúng dễ dàng hơn.
Xác định đúng loại tài liệu, hồ sơ kế toán lưu trữ bao nhiêu năm để phân chia vị trí lưu trữ phù hợp.
Sử dụng phần mềm quản lý tài liệu: Nếu có thể, xem xét việc sử dụng công nghệ số hóa để lưu trữ và quản lý hồ sơ kế toán. Công nghệ này giúp giảm tải không gian lưu trữ vật lý và tìm kiếm dễ dàng hơn.
Thiết lập quy trình quản lý hồ sơ tài liệu kế toán tối ưu: Điều này sẽ giúp doanh nghiệp tiếp kiệm thời gian trong quá trình lưu trữ cũng như dễ dàng quản lý, truy xuất và khai thác dữ liệu.
Trên đây là những giải đáp cho câu hỏi hồ sơ kê toán lưu trữ bao nhiêu năm? và cần lưu ý gì khi lưu trữ hồ sơ kế toán. Hy vọng bài viết mang đến những thông tin hữu ích cho bạn đọc.