Cách lập hóa đơn điện tử thay thế năm 2024

Trong quá trình mua bán, trao đổi hàng hóa, dịch vụ, việc xuất hóa đơn sai sót là điều không thể tránh khỏi. Xuất hóa đơn thay thế là giải pháp hữu hiệu để khắc phục sai sót và đảm bảo tính chính xác của hồ sơ kế toán. Vậy, xuất hóa đơn thay thế trong trường hợp nào?

Tìm hiểu xuất hóa đơn thay thế trong trường hợp nào.

1. Hóa đơn thay thế là gì?

Hóa đơn là chứng từ kế toán do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập, ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ. Hóa đơn là căn cứ quan trọng để kê khai thuế và là căn cứ xác thực tính minh bạch trong sổ sách kế toán. Hóa đơn cần đảm bảo được lập theo quy định của pháp luật về hóa đơn chứng từ.

Hóa đơn có thể được thể hiện theo hình thức hóa đơn điện tử (HĐĐT) hoặc hóa đơn do cơ quan thuế đặt in. Dù ở hình thức nào thì việc lập hóa đơn thay thế đều có thể xảy ra và được quy định chặt chẽ.

2. Xuất hóa đơn thay thế trong trường hợp nào?

Theo quy định tại Điều 19, Nghị định số 123/2020/NĐ-CP, doanh nghiệp cần xuất hóa đơn thay thế trong những trường hợp sau:

(1) Trường hợp hóa đơn điện tử có sai sót đã được cấp mã của cơ quan thuế chưa gửi cho người mua

Theo quy định trường hợp hóa đơn điện tử đã được cấp mã của cơ quan thuế chưa gửi cho người mua có sai sót thì người bán sẽ bắt buộc phải lập hóa đơn điện tử mới thay thế cho hóa đơn có sai sót.

Người bán thực hiện:

- Thông báo với cơ quan thuế theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT về việc về việc hủy hóa đơn điện tử có mã đã lập có sai sót.

- Người bán xuất hóa đơn thay thế (hay lập hóa đơn điện tử mới) ký số gửi cơ quan thuế để cấp mã hóa đơn mới thay thế hóa đơn đã lập.

- Thực hiện gửi cho người mua hóa đơn mới thay thế hóa đơn đã lập có sai sót.

Khi đó, cơ quan thuế thực hiện hủy hóa đơn điện tử đã được cấp mã có sai sót lưu trên hệ thống của cơ quan thuế. Người bán thực hiện gửi hóa đơn thay thế hóa đơn có sai sót đã được cấp mã cho người mua.

\>> Có thể bạn quan tâm: Báo giá hóa đơn điện tử, Tra cứu hóa đơn điện tử.

Xuất hóa đơn thay thế đối với hóa đơn có mã của cơ quan thuế.

(2) Trường hợp hóa đơn điện tử có hoặc không có mã của cơ quan thuế đã gửi cho người mua phát hiện có sai sót

Áp dụng cho trường hợp sai sót các nội dung sau:

- Sai sót về mã số thuế;

- Sai sót về số tiền ghi trên hóa đơn;

- Sai về thuế suất, tiền thuế;

- Sai về hàng hóa ghi trên hóa đơn không đúng quy cách, chất lượng.

Người bán thực hiện:

- Xuất hóa đơn thay thế (lập hóa đơn điện tử mới thay thế) cho hóa đơn điện tử có sai sót.

- Trường hợp người bán và người mua có thỏa thuận về việc lập văn bản thỏa thuận trước khi lập hóa đơn thay thế cho hóa đơn đã lập có sai sót thì người bán và người mua lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót, sau đó người bán lập hóa đơn điện tử thay thế hóa đơn đã lập có sai sót.

- Ký số trên hóa đơn điện tử mới điều chỉnh hoặc thay thế cho hóa đơn điện tử đã lập có sai sót.

- Sau đó gửi cho người mua (đối với trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế) hoặc gửi cơ quan thuế để cơ quan thuế cấp mã cho hóa đơn điện tử mới để gửi cho người mua (đối với trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế).

Lưu ý:

- Hóa đơn điện tử mới thay thế hóa đơn điện tử đã lập có sai sót phải có dòng chữ “Thay thế cho hóa đơn Mẫu số... ký hiệu... số... ngày... tháng... năm”.

- Ngoài việc xuất hóa đơn thay thế người bán còn có thể lựa chọn lập hóa đơn điều chỉnh cho hóa đơn đã lập có sai sót.

3. Quy trình xuất hóa đơn thay thế

Sau khi xác định thuộc trường hợp xuất hóa đơn thay thế hóa đơn đã lập có sai sót, người bán tiến hành xuất hóa đơn. Quy trình xuất hóa đơn thay thế như sau:

- Bước 1: Xác định sai sót

Người bán xác định cụ thể sai sót trên hóa đơn và mức độ nghiêm trọng của sai sót.

- Bước 2: Thỏa thuận với người mua

Người bán trao đổi với người mua để thống nhất phương án xử lý sai sót và lập biên bản thỏa thuận ghi rõ sai sót (nếu có).

- Bước 3: Xuất hóa đơn thay thế

Người bán lập hóa đơn mới thay thế hóa đơn đã lập có sai sót thông qua phần mềm hóa đơn điện tử.

- Bước 4: Gửi cho cho cơ quan thuế hoặc người mua

Người bán tiến hành gửi hóa đơn mới thay thế hóa đơn đã lập có sai sót sau đó gửi cho cơ quan thuế để cấp mã. Sau đó gửi hóa đơn mới đã cấp mã cho người mua. Trường hợp hóa đơn không có mã cửa cơ quan thuế có thể gửi trực tiếp cho người mua.

- Bước 5: Lưu trữ hóa đơn

Sau khi xuất hóa đơn thay thế cho hóa đơn đã lập có sai sót thì người bán tiến hành lưu trữ đầy đủ hóa đơn gốc, hóa đơn thay thế, biên bản thỏa thuận (nếu có) và sổ hủy hóa đơn theo quy định của pháp luật.

Quy trình xuất hóa đơn thay thế.

4. Lưu ý khi xuất hóa đơn thay thế

Xuất hóa đơn thay thế là một trong những trường hợp phổ biến bắt buộc kế toán và người làm công tác kế toán phải thành thạo. Dưới đây là một vài lưu ý khi thực hiện xuất hóa đơn thay thế cần nắm được:

- Nội dung trên hóa đơn thay thế phải được sửa chữa chính xác và phù hợp với giao dịch thực tế.

- Hóa đơn thay thế phải ghi rõ “Thay thế cho hóa đơn Mẫu số... ký hiệu... số... ngày... tháng... năm”.

- Hóa đơn thay thế phải có chữ ký, đóng dấu của người lập hóa đơn và người mua (nếu có).

- Sau khi xuất hóa đơn mới thay thế hóa đơn đã lập có sai sót thì hóa đơn điện tử đã lập có sai sót sẽ được cơ quan thuế hủy và không có giá trị sử dụng.

Trên đây là giải đáp về việc xuất hóa đơn thay thế trong trường hợp nào, cần lưu ý những gì.

Việc xuất hóa đơn thay thế là việc làm bắt buộc và cần thiết để đảm bảo tính chính xác của hồ sơ kế toán và tuân thủ đúng quy định của pháp luật.

Doanh nghiệp lưu ý nắm rõ để tránh những rủi ro khi thanh tra kiểm tra về thuế và tình hình sử dụng hóa đơn, chứng từ.

Ngoài ra, quý doanh nghiệp có nhu cầu tìm hiểu về phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice, vui lòng liên hệ ngay với chúng tôi để được tư vấn: