Không phải ai sinh ra cũng có khả năng giao tiếp linh hoạt, khéo léo và thu hút. Nhưng để đạt được thành công trong công việc, cuộc sống, việc tích lũy, rèn luyện và phát triển kỹ năng giao tiếp là tiêu chí không thể thiếu. Một số nguyên tắc đơn giản, dễ áp dụng dưới đây sẽ giúp bạn cải thiện kỹ năng giao tiếp hiệu quả.
7 nguyên tắc vàng cải thiện kỹ năng giao tiếp.
1. Ngôn ngữ hình thể - “Chìa khóa” để giao tiếp hiệu quả
Một giáo sư tâm lý học của trường Đại học UCLA - TTO đã chỉ ra quy luật giao tiếp với con số là 7% - 38% - 55%. Trong đó: 55% là quá trình giao tiếp hình thể, sử dụng ngôn ngữ cơ thể; 38% liên quan đến ngữ điệu, âm lượng của giọng nói; 7% là tỷ lệ liên quan đến ngôn từ sử dụng trong giao tiếp.
Chiếm tỷ lệ 55% trong giao tiếp, ngôn ngữ hình thể chính là bước đầu tiên và quan trọng thể hiện kỹ năng giao tiếp chuyên nghiệp, thu hút người đối diện. Để thể hiện ngôn ngữ hình thể chuẩn trong giao tiếp, bạn có thể tham khảo bí quyết sau:
- Giao tiếp bằng mắt: Đôi mắt là cửa sổ tâm hồn nên tiếp xúc được bằng mắt sẽ “mở cửa” cho thành công trong giao tiếp.
- Nụ cười thân thiện: Nở nụ cười sẽ khiến thần thái trên gương mặt của bạn trở nên vui vẻ, cởi mở và thoải mái, thể hiện thiện chí đối với người nghe.
- Bắt tay: Bắt tay trong giao tiếp không chỉ là ngôn ngữ hình thể mà còn được coi là nghệ thuật giao tiếp. Một cái bắt tay vừa đủ lực và tự nhiên sẽ thể hiện bạn là người lịch sự, đúng mực, mang lại cảm giác tin tưởng cho đối phương.
- Tư thế: Tư thế chuẩn nhất trong giao tiếp phải là sự thoải mái, thả lỏng nhưng không thể hiện sự quá xuề xòa. Một tư thế đứng thẳng nhưng vẫn tự tin, tự nhiên sẽ giúp bạn nhìn chuyên nghiệp hơn và tạo sự thoải mái khi giao tiếp.
>> Có thể bạn quan tâm: Hướng dẫn đánh giá nhân viên sau quá trình thử việc.
Tầm quan trọng của ngôn ngữ cơ thể trong giao tiếp.
2. Nghe nhiều hơn nói
Nhiều chuyên gia đã chỉ ra một bí quyết để cải thiện kỹ năng giao tiếp hiệu quả là hãy lắng nghe nhiều hơn nói. Đối phương sẽ cảm thấy được tôn trọng và muốn chia sẻ với bạn nhiều hơn.
Tuy nhiên, khi lắng nghe, bạn cũng nên sử dụng ngôn ngữ hình thể để thể hiện thiện chí của mình, thể hiện ý muốn lắng nghe câu chuyện của đối phương. Ánh mắt, một cái gật đầu hoặc một nụ cười chính là bí quyết giúp bạn trở thành người biết lắng nghe và thấu hiểu.
3. Sẵn sàng phản hồi và không ngại đặt câu hỏi
Để cuộc hội thoại không bị đi vào ngõ cụt, bế tắc thì việc đặt câu hỏi cũng sẽ tạo ra nhiều chủ đề, ý tưởng mới khi giao tiếp. Việc chủ động đặt câu hỏi vừa thể hiện sự quan tâm của bạn đến vấn đề của người đối diện, vừa khiến bạn hiểu rõ vấn đề hơn.
Tuy nhiên, bạn cần lưu ý đặt những câu hỏi mở, có tính tìm hiểu, phân tích, tránh đặt quá nhiều những câu hỏi đóng theo kiểu đúng/sai, có/không để không đưa câu chuyện đi vào bế tắc.
>> Có thể bạn quan tâm: Hóa đơn điện tử, Phần mềm hóa đơn điện tử.
4. Trả lời ngắn gọn, tránh vòng vo
Khi được hỏi, bạn hãy trả lời thẳng thắn và trực tiếp. Không cần quá hấp tấp, bạn có thể dành vài giây để suy nghĩ trước khi nói nhưng tránh trả lời vòng vo, dài dòng, thiếu trọng tâm. Hãy nói một cách trực tiếp để thể hiện sự tự tin cũng như thể hiện sự tôn trọng thời gian của đối phương.
5. Kết nối bằng những điểm chung
Cuộc giao tiếp hiệu quả không thể thiếu những điểm chung. Vì vậy, khi bắt đầu một câu chuyện, bạn có thể xuất phát từ những điểm chung như sở thích, quan điểm sống, nghề nghiệp, âm nhạc,... Đây là cơ sở dễ dàng và thích hợp nhất để khiến cuộc trò chuyện cởi mở và thành công hơn.
6. Duy trì sự tự tin
Để nâng cao kỹ năng giao tiếp, đảm bảo hiệu quả của cuộc trò chuyện, bạn cần duy trì sự tự tin để tạo hứng khởi cho cuộc trò chuyện. Khi giao tiếp, bạn hãy trình bày vấn đề ngắn gọn, rõ ràng cùng phong thái tự tin, luôn nhìn thẳng vào mắt người đối diện hoặc phía khán đài, mỉm cười khi cần để tạo thiện cảm với người nghe.
Duy trì sự tự tin khi giao tiếp.
Đồng thời, khi giao tiếp bạn nên thẳng thắn nói ra ý kiến với mọi người để thể hiện quan điểm lập trường của bản thân. Đồng thời, ý kiến của bạn có thể là ý tưởng đóng góp hay cho cuộc trò chuyện, khiến cho việc giao tiếp hiệu quả hơn, cũng giúp bạn tự tin, mạnh dạn và thoải mái hơn trong giao tiếp.
7. Đa dạng phương tiện truyền tải
Với sự phát triển của công nghệ hiện đại, ngoài việc giao tiếp trực tiếp theo phương thức truyền thống, bạn có thể sử dụng nhiều kênh giao tiếp khác để tăng khả năng tương tác như email, mạng xã hội, thư thừa,...
Tuy nhiên, việc lựa chọn phương thức giao tiếp cần căn cứ vào đối tượng giao tiếp, mức độ thân thiết và tùy theo hoàn cảnh. Việc đa dạng các kênh giao tiếp cũng giúp bạn nâng cao kỹ năng giao tiếp nhanh chóng và thuận tiện nhất.
Trên đây là 7 nguyên tắc vàng để cải thiện kỹ năng giao tiếp. Để có khả năng giao tiếp khéo léo, chuyên nghiệp, việc trau dồi kỹ năng thường xuyên là điều không thể thiếu để tích lũy những kinh nghiệm giao tiếp quý báu.
Ngoài ra, quý doanh nghiệp có nhu cầu được tư vấn thêm về giải pháp quản lý văn phòng điện tử CloudOffice, xin vui lòng liên hệ:
CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN
- Địa chỉ: Số 15 Đặng Thùy Trâm – Cầu Giấy – Hà Nội
- Website: //cloudoffice.com.vn
- Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768
- Tel : 024.37545222
- Fax: 024.37545223
Xem thêm: Phần mềm kê khai bảo hiểm xã hội điện tử
Bạn có thắc mắc vì sao đa số các tin tuyển dụng đều yêu cầu ứng viên có kỹ năng giao tiếp tốt? Khảo sát thực tế cho thấy khả năng giao tiếp hiệu quả với cấp trên; đồng nghiệp và đối tác là vô cùng quan trọng; bất kể bạn làm việc trong ngành nào.
Ngay cả những nghề được mặc định là ít gặp gỡ, giao lưu với nhiều người như kế toán; lập trình viên; thiết kế; v.v vẫn cần đến kỹ năng giao tiếp tốt.
Nhờ vào kỹ năng này, bạn có thể thuận lợi hơn trong việc chinh phục các mục tiêu công việc, cũng như nhận được hỗ trợ từ mọi người trong suốt quá trình làm việc.
Đọc đến đây, nếu bạn cảm thấy lo lắng khi chợt nhận ra mình là người hướng nội và giao tiếp không phải là thế mạnh, thì Glints đã giúp bạn tổng hợp những bí quyết giúp cải thiện kỹ năng giao tiếp cho người hướng nội trong nội dung dưới đây!
Tận dụng điểm mạnh giao tiếp trong nhóm nhỏ
Người hướng nội không phải là tuýp người quảng giao nhưng điều đó không đồng nghĩa với việc họ kém trong giao tiếp.
Trên thực tế, người hướng nội thích giao tiếp trong một nhóm nhỏ [chỉ từ 2-3 người] và có thể mạnh trong tương tác 1:1. Xu hướng này thực sự là một lợi thế, đặc biệt là trong các lĩnh vực Kinh doanh, Bán hàng, v.v, bởi sự tin cậy thường được xây dựng trong những cuộc trò chuyện sâu sắc và gần gũi.
Đọc thêm: Ưu nhược điểm của người hướng nội
Vì vậy, để đạt được hiệu quả cao nhất trong các cuộc trò chuyện, lời khuyên về kỹ năng giao tiếp cho người hướng nội là hãy tận dụng lợi thế này và tập trung thời gian làm việc với những người quan trọng và có liên quan nhất.
Nếu bạn cần bàn luận về một dự án, hãy mời những người có vai trò quan trọng nhất tham gia cuộc họp, hoặc chia thành từng cuộc họp nhỏ với các bên có liên quan.
Nếu bạn muốn tiếp cận khách hàng, thay vì áp dụng Cold calling hoặc tham gia các diễn đàn, hội chợ lớn, hãy xác định một số những khách hàng tiềm năng nhất và tiếp cận 1:1 với họ.
Đọc thêm: Người hướng nội có phù hợp với ngành Sales?
Bắt đầu luyện tập từ các cuộc trò chuyện 1-1
Khởi đầu luôn rất quan trọng, đặc biệt là những điều mới mẻ. Lời khuyên cho những người hướng nội là ban đầu hãy tập trung nhiều vào những cuộc giao lưu trong các nhóm nhỏ hoặc 1:1.
Làm quen cách giao tiếp cho người hướng nội với ít đối tượng giao tiếp, sẽ giúp bạn xây dựng sự tự tin.
Sau đó, bạn có thể bắt đầu tham gia vào các sự kiện đông người hơn và tăng dần đối tượng giao tiếp.
Ngoài ra, một lợi ích khác của giao tiếp 1-1 chính là một cuộc trò chuyện sâu, tạo cảm giác thân mật hơn và cũng dễ tiếp nhận các thông tin hơn so với nói chuyện với một nhóm người.
Đọc thêm: Phương pháp giao tiếp Elevator Pitch là gì?
Luôn chuẩn bị “ý tưởng” khi giao tiếp giữa nhóm đông
Đám đông đôi khi khiến bạn không cảm thấy thoải mái và thiếu tự tin khi giao tiếp. Tuy nhiên đó chỉ là khi bạn không tìm được chủ đề cho cuộc đối thoại của mình.
Một cách giao tiếp hiệu quả cho người hướng nội đó là hãy chuẩn bị trước một số chủ đề có thể đem ra để trò chuyện, chẳng hạn như:
- Gần đây có gì mới và thú vị trong công việc của bạn không?
- Tuần làm việc vừa rồi có gì đáng nhớ nhất với bạn?
- Chuyện [một sự kiện đang được quan tâm] có vẻ đang nóng nhỉ, bạn nghĩ gì về điều đó?
Nếu bạn vẫn chưa chắc chắn về kỹ năng giao tiếp của một người hướng nội như mình; hãy nghĩ về Susan Cain như một niềm cảm hứng.
Susan là một trong những diễn giả có lượt theo dõi cao nhất tại TED Talk. Cô ấy cũng là một người hướng nội và có những bài diễn thuyết truyền cảm hứng tích cực.
Đọc thêm: Những bài TED Talks dễ nghe, truyền cảm hứng cho sự nghiệp của bạn
Luôn luyện tập trước
Trong giao tiếp gặp mặt hằng ngày hay những lần thuyết trình trước đám đông, đối với người hướng nội đều không dễ dàng như nhau. Bí quyết giao tiếp cho người hướng nội thêm phần tự tin, kiểm soát được cảm xúc chính là tập luyện trước.
Nếu trong một cuộc họp, bạn cần trình bày nhưng lại khó mở lời trước đám đông, hãy luyện tập thật kỹ bài thuyết trình trước gương và tưởng tượng một viễn cảnh rất nhiều người quan sát. Càng tập nhuần nhuyễn, bạn sẽ càng tự tin.
Giả sử nếu là một buổi đi chơi, gặp mặt, sau khi lên ý tưởng về những câu chuyện mà bản thân muốn chia sẻ, hãy luyện tập và ghi nhớ nó, mạnh dạn đóng góp những chuyện vui hay tâm đắc mình đã trải qua để cải thiện khả năng giao tiếp.
Đọc thêm: Bí Quyết Cải Thiện Kỹ Năng Thuyết Trình Trước Đám Đông
Suy nghĩ nhưng đừng im lặng
Trong một cuộc họp hay trò chuyện, đừng lo nếu bạn có xu hướng tập trung vào suy nghĩ nhiều hơn là lên tiếng thảo luận!
Việc không đưa ra câu trả lời ngay lập tức không phải là một vấn đề lớn. Tuy nhiên, bạn cũng cần đưa ra một phản ứng nào đó để những người xung quanh biết rằng, bạn đang có những suy nghĩ của riêng mình và sẽ quay lại sau khi đã cân nhắc thấu đáo câu trả lời.
Theo Val Nelson, một nhà văn viết về người hướng nội, bạn có thể phản hồi với mọi người rằng: “Tôi nghĩ ý kiến của bạn khá thú vị; tuy nhiên tôi có một vài suy nghĩ cần được định hình rõ hơn nên sẽ quay lại với nó một lát sau”.
Điều này sẽ khiến mọi người xung quanh cảm thấy ít khó xử hơn là khi bạn đáp lại câu hỏi của họ với một sự im lặng. Họ còn có thể sẽ đánh giá cao sự tinh tế trong cách tiếp cận của bạn.
Ngoài ra, để tránh tạo ra những khoảng lặng vì thói quen suy nghĩ của mình, bạn có thể tập ghi chép vào sổ tay một vài ý kiến của mình trước cuộc họp để có thể trao đổi và chia sẻ với mọi người.
Dành cho bản thân những khoảng lặng
Theo Marti Laney, tác giả của quyển The Introvert Advantage, người hướng nội là những người chu đáo; giàu trí tưởng tượng; có xu hướng làm việc độc lập và suy nghĩ vượt trội.
Đọc thêm: Cách Khắc Phục Ngại Giao Tiếp
Những điểm mạnh này đặc biệt phát huy tốt khi họ ở một mình, hoặc sau khi nạp lại đầy đủ năng lượng cho bản thân!
Vì thế, bí quyết giao tiếp cho người hướng nội đôi khi lại chính là ngừng giao tiếp. Thay vào đó, hãy dành một chút thời gian để nghỉ ngơi, tận hưởng khoảng thời gian một mình để nạp lại “bình năng lượng” đang cạn kiệt của mình.
Để làm được điều đó, bạn có thể xác định xem thời gian nào nên được dùng để nghỉ ngơi và tránh đặt những cuộc họp, cuộc hẹn cần giao tiếp nhiều vào khoảng thời gian đó.
Học cách lắng nghe và phản hồi
Một trong những ưu điểm của người hướng nội chính là khả năng lắng nghe. Đa phần những người sống nội tâm thay vì cất tiếng nói, tranh luận, bàn cãi về một vấn đề nào đó. Họ sẽ chọn cách im lặng và lắng nghe câu truyện.
Tuy nhiên lắng nghe tốt là chưa đủ. Nếu bạn đang tìm bí quyết giao tiếp cho người hướng nội, hãy phát huy khả năng phân tích tình huống mà người nói đang cố trình bày.
Có lẽ vì bạn chưa đủ tự tin nên chưa sẵn sàng đưa ra các nhận định cá nhân. Nhưng nếu bạn hiểu tốt vấn đề, phân tích được tình huống đúng sai, bạn sẽ có thể tự tin hơn trong việc đưa ra phản hồi ở tất cả các cuộc trò chuyện.
Đọc thêm: Nghe Podcast tiếng việt ở đâu?
Kiểm soát ngôn ngữ cơ thể
Giao tiếp hiệu quả không chỉ ở lời nói, mà còn được thể hiện qua những cử chỉ cơ thể cũng như nét mặt.
Đọc thêm: 8 Ngôn ngữ hình thể trong giao tiếp bạn cần học ngay!
Một mẹo giao tiếp cho người hướng nội chính là đừng thể hiện sự luống cuống ra bên ngoài bằng các ngôn ngữ cơ thể.
Điều này vừa khiến bạn trở nên bối rối, vừa khiến người đối diện nhận ra là bạn chưa sẵn sàng cho cuộc nói chuyện. Từ đó, họ sẽ khó mở lòng và chia sẻ thông tin với bạn.
Tập đặt hai bàn tay chồng lên nhau để tạo phong thái điễm tĩnh, tự tin. Hạn chế không nhìn xuống khi nói. Nếu chưa quen giao lưu ánh mắt, ạn có thể chọn một điểm an toàn ở một người, hay một đồ vật nào đó để nhìn khi phát biểu.
Không ép bản thân phải thể hiện quá giới hạn
Kỹ năng giao tiếp cho người hướng nội cần phải được cải thiện từng chút một qua thời gian. Đừng gắng ép bản thân phải làm những điều hay, điều tốt mà thể trạng hay tinh thần chưa cho phép. Chúng sẽ chỉ khiến bạn cảm thấy nản chí hơn thôi.
Bạn vốn là người ít nói, kiệm lời nên trong một thời gian ngắn không thể sôi động được như những cá nhân khác. Hãy ghi nhớ, không quá khắt khe để bản thân có những khoảng lặng riêng và nhìn lại những thành công nhỏ ban đầu trong giao tiếp.
Tránh xa những người không tôn trọng cá tính của bạn.
Khi luyện tập kỹ năng giao tiếp cho người hướng nội, sự tự tin là một trong những yếu tố quan trọng hàng đầu.
Đừng để những cảm xúc hoặc đánh giá tiêu cực chi phối sự tự tin của bạn. Hãy tự nhủ rằng thay đổi cách giao tiếp cho người hướng nội là điều không dễ, bạn cần thời gian và sự nỗ lực để thực hiện.
Do đó, những nhận xét tiêu cực không đáng để bạn phải buồn rầu hay nhụt chí. Đơn giản là gạt chúng sang một bên và tiếp tục là chính mình.
Thoát khỏi áp lực trò chuyện
Thời gian đầu khi chưa quen, bạn có thể cảm thấy bị ngột ngạt trong những cuộc trò chuyện dài hơi. Hãy mạnh dạn cắt ngang câu chuyện bằng cách xin phép đi vệ sinh, uống nước, lấy nước, hay một lời đề nghị nghỉ giải lao thẳng thắn.
Hãy dành khoảng thời gian ngắn này để cho não bộ được nghỉ ngơi, hít thở sâu và đưa bản thân về với tình trạng tỉnh táo để trở lại tham gia vào cuộc hội thoại với mọi người.
Đọc thêm: Nghệ Thuật Bán Hàng Của Người Hướng Nội
Đó chính là thời điểm hầu hết các ý tưởng tốt nhất của bạn sẽ xuất hiện – những ý tưởng mạnh mẽ; độc đáo; và tạo sự khác biệt. Và đừng quên ghi nhớ một vài ý tưởng bạn thích nhất. Bạn có thể sử dụng chúng để bắt đầu lại một cuộc trò chuyện thú vị với người khác đấy!
Tác Giả