2.2 HỆ THỐNG TÀI LIỆU KỸ THUẬT
2.2.1 Khái niệm và phân loại hệ thống tài liệu kỹ thuật trong hệ thống thông tin kế
toán
Hệ thống tài liệu kỹ thuật phục vụ cho việc cung cấp thông tin trong hệ thống thông tin
kế toán trong doanh nghiệp bao gồm các đoạn văn bản, sơ đồ, lưu đồ và các tài liệu khác
được sử dụng nhằm mô tả các thành phần của hệ thống xử lý hay quy trình xử lý bắt đầu
từ việc thu thập dữ liệu từ nguồn dữ liệu, các hoạt động xử lý dữ liệu và hoạt động lưu trữ
dữ liệu. Hệ thống tài liệu kỹ thuật cung cấp cho những người sử dụng thông tin những
thông tin hữu ích và phù hợp với yêu cầu. Chính vì vậy, hệ thống tài liệu kỹ thuật đóng
vai trò quan trọng trong việc thiết kế và vận hành hệ thống thông tin kế toán trong doanh
nghiệp ở những cấp độ khác nhau:
- Hệ thống tài liệu kỹ thuật cung cấp các tài liệu kỹ thuật mà nhờ đó người đọc tài
liệu có thể xác định được quy trình vận hành của một hệ thống
- Căn cứ vào thông tin do hệ thống tài liệu kỹ thuật mang lại mà các nhà quản trị
có thể đánh giá được điểm mạnh và điểm yếu của hệ thống kiểm soát nội bộ, từ đó xác
định xem hệ thống xử lý đó đã phù hợp với những điều kiện của công ty hay không, mặt
khác đề xuất đưa ra những biện pháp khắc phục.
- Hệ thống tài liệu kỹ thuật là cơ sở để các nhà quản trị chuẩn bị các tài liệu hướng
dẫn kiểm soát nội bộ, xây dựng, thiết kế hệ thống mới hay cải tiến hệ thống cũ.
2.2.2. Mô hình DFD –Sơ đồ dòng dữ liệu
2.2.2.1 Khái niệm và vai trò của sơ đồ dòng dữ liệu
Sơ đồ dòng dữ liệu – DFD là tài liệu kỹ thuật được sử dụng để mô tả các thành
phần của hệ thống thông tin nói chung và hệ thống thông tin kế toán nói riêng thông qua
các biểu tượng biểu thị cho từng thành phần. Các thành phần trong hệ thống thông tin kế
toán được mô tả trên sơ đồ dòng dữ liệu bao gồm các dòng dữ liệu, các đối tượng tham
gia [đối tượng bên trong và bên ngoài], nơi lưu trữ dữ liệu. Trong đó:
Dòng dữ liệu [Data flow] là sự vận động, chuyển dịch các thông tin giữa các hoạt
động xử lý trong hệ thống xử lý, các nguồn dữ liệu và các điểm đến.
Hoạt động xử lý hoặc chức năng là một khái niệm dùng để diễn tả một hay một
chuỗi các hoạt động phân loại, chọn lọc, tổ chức lại thông tin và biến đổi các dữ liệu đầu
vào thành các thông tin đầu ra. Chỉ các các hoạt động tạo ra các thông tin mới hữu ích thì