Báo cáo nội bộ là gì

1. Sử dụng báo cáo nội bộ công ty để làm gì?

1.1. Là căn cứ cho các quyết định nội bộ

Báo cáo nội bộ công ty phục vụ nhu cầu chủ yếu cho đội ngũ lãnh đạo cho công ty hoặc những các đối tượng liên quan có hưởng lợi ích trong quá trình hoạt động của công ty như các cổ đông, nhà đầu tư.

Các báo cáo nội bộ thường được thống kê và tổng hợp định kỳ theo tuần, theo tháng, theo quý hoặc theo năm. Trong trường hợp cần thiết như sau mỗi dự án, chương trình truyền thông thì các bộ phận lãnh đạo cũng có thể yêu cầu các bộ phận lập báo cáo tổng hợp để các nhà lãnh đạo có thể nắm được tình hình công ty.

Từ đó, họ có thể ra các quyết định phù hợp để điều chỉnh hoạt động doanh nghiệp, phát triển hoạt động kinh doanh, điều phối nhân sự, áp dụng các chương trình đặc biệt, phát huy thế mạnh và nhanh chóng khắc phục các điểm yếu để đảm bảo trong thời gian tới có kết quả hoạt động tốt hơn, phát triển hơn.

1.2. Là cơ sở cho các báo cáo và nghĩa vụ doanh nghiệp

Khi đã có các báo cáo nội bộ, doanh nghiệp sẽ kịp thời quan sát, xét duyệt các thông tin trong bảng báo cáo. Trong trường hợp có sai sót hay điều chỉnh thì sẽ kịp thời sửa chữa và hoàn thiện. Trong các thời điểm cuối năm, doanh nghiệp sẽ phải thực hiện các nghĩa vụ đóng thuế thì bản báo cáo nội bộ sẽ là cơ sở để thực hiện các báo cáo cho các cơ quan nhà nước kiểm duyệt.

Ngoài ra, báo cáo nội bộ là những thông tin bí mật để sử dụng trong nội bộ doanh nghiệp, không muốn chia sẻ, công bố ra bên ngoài, gây ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh.

Ngày nay, một số doanh nghiệp sử dụng các phần mềm truyền thông nội bộ. Các phần mềm này giúp cho các doanh nghiệp có thể quản lý các thông tin chuyển phát cho các lãnh đạo, các nhân viên trong công ty. Các phần mềm có tính bảo mật cao, các thông tin chỉ được sử dụng trong doanh nghiệp. Các doanh nghiệp có thể tham khảo các phần mềm này để phục vụ tốt nhất cho hoạt động truyền thông nội bộ của mình.

2. Các loại báo cáo nội bộ công ty

2.1. Báo cáo nội bộ công ty tồn kho hàng hóa

Báo cáo tồn kho hàng hóa bao gồm các thông tin về số lượng hàng hóa, vật liệu sản xuất còn trong kho của công ty. Qua đó, doanh nghiệp biết được tình trạng hàng hóa còn lại trong kho. Với những hàng hóa bị hết hạn sử dụng hoặc hết giá trị sử dụng thì sẽ lên kế hoạch để hủy bỏ sản phẩm để sẵn sàng nhập hàng hóa mới.

Trong kinh doanh, các doanh nghiệp hạn chế nhất tình trạng hết hàng. Nó vừa khiến cho các doanh nghiệp mất một cơ hội để bán hàng. Vừa làm giảm trải nghiệm khách hàng, chắc chắn họ sẽ thất vọng khi có nhu cầu lại không được đáp ứng. Chắc chắn khách hàng sẽ tiếp cận đến với một thương hiệu, một cửa hàng khác để mua và sử dụng sản phẩm dịch vụ. Trong quá trình ra quyết định mua sản phẩm tiếp theo, thay vì họ đến trực tiếp cửa hàng của bạn thì họ sẽ có suy nghĩ có nên đến hay không vì có thể cũng sẽ hết hàng. Chính vì đó, tỷ lệ mua chuyển đổi từ 100%, giảm xuống 50%.

Như vậy, báo cáo hàng tồn kho giúp cho các doanh nghiệp có thể chủ động về nguồn hàng, có những chính sách để nhập hàng, đẩy hàng hóa phù hợp để ổn định tình hình kinh doanh, phát triển doanh nghiệp, tăng doanh thu, lợi nhuận.

2.2. Báo cáo nội bộ công ty tăng giảm tài sản cố định

Báo cáo tăng giảm tài sản cố định giúp cho doanh nghiệp nắm bắt được tình hình tài sản cố định của doanh nghiệp. Đây sẽ chính là căn cứ để các nhà lãnh đạo xem xét để điều chỉnh các tài sản này.

Với những tài sản hỏng hóc, họ sẽ cần đánh giá xem có nên sửa chữa hay không, nếu chi phí sửa chữa tài sản quá cao thì có thể lên kế hoạch để thanh lý hoặc hủy bỏ tài sản. Sau đó, các nhà lãnh đạo sẽ xem xét các tài sản cần thiết cho quá trình hoạt động của quá trình sản xuất chưa được đáp ứng thì sẽ mua thêm để phục vụ cho kỳ hoạt động tiếp theo.

Đồng thời, báo cáo này cũng giúp cho doanh nghiệp có thể thống kê trong tài sản cố định và nguồn vốn trong quá trình nộp thuế cuối năm cho cơ quan thuế nhà nước.

2.3. Báo cáo nội bộ công ty về chi phí, giá thành sản phẩm

Báo cáo về chi phí và giá thành sản phẩm giúp cho các nhà lãnh đạo có thể nắm bắt để điều chỉnh. Nếu chi phí thấp so với tỷ giá thành của sản phẩm thì có thể giảm giá sản phẩm để người tiêu dùng có thể được hưởng mức giá tốt hơn, tăng được khả năng tiêu dùng của họ, lấy số lượng bù lãi.

Nếu chi phí có tỷ lệ cao, khiến cho lợi nhuận của doanh nghiệp không được cao thì họ có thể điều chỉnh các chi phí đầu vào như cắt giảm nguyên liệu, các chi phí thuê mặt bằng, chi phí nhân công, chi phí marketing hoặc bất kỳ chi phí nào mà không gây ảnh hưởng quá nhiều tới hoạt động của doanh nghiệp. Hoặc họ cũng có thể nâng mức giá thành sản phẩm để tăng lợi nhuận. Tuy nhiên, cách này không mấy hiệu quả vì có thể gây phản ứng ngược, giảm hành vi mua của người tiêu dùng.

2.4. Báo cáo nội bộ công ty doanh thu

Báo cáo doanh thu giúp cho doanh nghiệp biết được tình hình kinh doanh của mình có hiệu quả hay không, lợi nhuận, lãi lỗ như thế nào. Để từ đó, họ sẽ có những biện pháp, chính sách phù hợp cho thời gian sắp tới. Như triển khai thêm các chương trình marketing, giảm giá, khuyến mãi để xúc tiến bán, tăng khả năng đẩy hàng hóa, bán được nhiều sản phẩm.

Báo cáo nội bộ về doanh thu cũng để cho các doanh nghiệp có thể biết được mức hoa hồng cho các nhân viên kinh doanh, những nhà đầu tư và báo cáo cho cơ quan thuế nhà nước. Báo cáo này thường được thực hiện vào cuối năm hoặc sau các dự án.

2.5. Báo cáo nội bộ công ty về các khoản công nợ

Báo cáo công nợ các khoản công nợ của công ty với nhân viên, công ty với đối tác, công ty với nhà đầu tư, các khách hàng với công ty,... Sau khi nắm được các thông tin trong báo cáo, họ sẽ có những điều chỉnh để thanh toán cho những khoản nợ của công ty và nhanh chóng thu hồi vốn từ những khách hàng còn nợ. Nó giúp ổn định tài chính của doanh nghiệp và quá trình quay vòng vốn của toàn doanh nghiệp.

Trên đây là toàn bộ thông tin về báo cáo nội bộ công ty. Mong rằng bài viết đã cung cấp cho các bạn những thông tin hữu ích trong quá trình học tập và làm việc.