Không có một bảng đánh giá năng lực nhân sự nào có thể sử dụng cho tất cả các lĩnh vực, ngành nghề, vị trí khác nhau. Các nhà quản lý sẽ dựa trên bảng đánh giá năng lực mẫu và từ đó thực hiện những điều chỉnh sao cho phù hợp với tình hình, mục tiêu, chiến lược của doanh nghiệp và các công việc chuyên môn của vị trí đó
Cùng là nhân viên của 1 công ty nhưng nhân viên bộ phận Kế toán sẽ cần các năng lực làm việc khác biệt hơn so với bộ phận Marketing. Do đó nhà quản lý không thể dùng bảng đánh giá năng lực chuyên môn chung để đánh giá cho cả hai, vì kết quả đầu ra sẽ khó có thể đánh giá một cách chuẩn xác về năng lực của nhân viên, hay cho các phòng ban. Do đó, nhà lãnh đạo cần phải điều chỉnh các tiêu chí sao cho phù hợp với đặc thù công việc, phù hợp với mỗi vị trí công việc.
Tiêu chuẩn đánh giá phải rõ ràng
Kết quả của quá trình đánh giá chỉ có hiệu quả khi các yếu tố đánh giá được gắn với những tiêu chuẩn rõ ràng và có thể định lượng được. Sẽ rất khó nếu như các kết quả chỉ là cảm tính và được chia theo cấp độ giỏi, khá, trung bình, các quản lý sẽ không biết rõ được năng lực nhân viên thực sự đang ở mức nào.
Thay vì vậy, các lãnh đạo hãy gắn các tiêu chí đánh giá với một con số cụ thể, có thể định lượng được. Qua đó, nhân viên có thể dễ dàng nhìn thấy được mục tiêu, kết quả, không còn quá mơ hồ về tính hiệu quả và nhận biết được mình cần trau dồi kỹ năng nào để đáp ứng tốt công việc.
Thiết lập kỳ vọng có cơ sở thực tiễn
Một số doanh nghiệp thường đưa ra các mục tiêu kỳ vọng quá xa vời, không thiết thực, khiến nhân viên cảm thấy mệt mỏi, đuối sức khi làm việc do không đáp ứng được. Mặc dù, kỳ vọng sẽ làm gia tăng động lực cho nhân viên, nhưng nếu kỳ vọng vượt quá tầm với có thể trở thành “con dao hai lưỡi” làm cho nhân viên cảm thấy chán nản, bỏ cuộc và dẫn tới giảm hiệu suất công việc.
Để các mục tiêu đặt ra đúng cơ sở thực tế, phù hợp với tình hình hiện tại của công ty nên căn cứ theo một số tiêu chí sau:
- Năng lực và kinh nghiệm của nhân viên
- Hiệu quả công việc của nhân viên làm được trong quá khứ
- Tình hình thuận lợi – khó khăn của thị trường
Các nhà quản lý có thể tham khảo mô hình S.M.A.R.T để thiết lập kỳ vọng công việc đối với nhân viên sao cho phù hợp và chuẩn xác. SMART là viết tắt từ các từ Specific – Cụ thể, Measurable – Đo lường được, Achievable – Có thể đạt được, Relevant – Liên quan, Time-based – Có thời gian cụ thể.
Khảo sát và lấy ý kiến của nhân viên
Mục tiêu cuối cùng của quá trình đánh giá năng lực, hiệu suất làm việc của nhân viên là giúp nhân viên hoàn thành công việc tốt hơn và nâng cao giá trị cho doanh nghiệp. Việc đánh giá giúp nhân viên có một định hướng, lộ trình đào tạo rõ ràng, phù hợp. Như vậy, đối tượng hướng đến cuối cùng của việc đánh giá vẫn là nhân viên. Do đó trong quá trình đánh giá năng lực cần phải khảo sát, lấy ý kiến và trao đổi với nhân viên thường xuyên.
Việc lắng nghe, giao tiếp, trao đổi qua lại sẽ giúp quá trình đánh giá trở nên hiệu quả hơn, thay vì chỉ là hành động mang tính ép buộc đối với nhân viên. Doanh nghiệp nên tạo nên các cuộc đánh giá thành cuộc trò chuyện, đối thoại hơn là biến nó trở thành một trận chiến đối đầu, chỉ mang tính chỉ trích và phán xét nhân viên.
Công ty Cổ Phần Phát Triển Open End
Địa chỉ: Tầng 14, tòa nhà HM Tower, 412 Nguyễn Thị Minh Khai, Phường 5, Quận 3, Tp. Hồ Chí Minh
Chi nhánh Miền Bắc: Phòng 604, Tầng 6, Tòa nhà Rocland, Số 112 Mễ Trì Hạ, Phường Mễ Trì, Quận Nam Từ Liêm, Hà Nội
Để quy trình tuyển dụng và phỏng vấn chuyên nghiệp, hiệu quả, việc xây dựng bảng đánh giá ứng viên đóng vai trò rất quan trọng. Để giảm thiểu tối đa nguy cơ tuyển sai người, doanh nghiệp cần chú trọng, ưu tiên đầu tư cho phỏng vấn, đưa ra các câu hỏi phỏng vấn phù hợp và có biểu mẫu chi tiết để đánh giá, sàng lọc ứng viên. Dưới đây là một số lưu ý quan trọng và cách xây dựng biểu mẫu đánh giá ứng viên.
Hướng dẫn xây dựng biểu mẫu đánh giá ứng viên hiệu quả.
1. Biểu mẫu đánh giá ứng viên là gì?
Biểu mẫu đánh giá ứng viên là các bảng, phiếu đánh giá sử dụng trong quá trình phỏng vấn hoặc các vòng tuyển dụng khác, là căn cứ để nhà tuyển dụng ghi chép lại những nội dung quan trọng nhằm đánh giá ứng viên chính xác. Mục đích cuối cùng của xây dựng các biểu mẫu đánh giá ứng viên là để phân loại, chọn lọc được những ứng viên phù hợp nhất cho vị trí tuyển dụng.
\>> Tham khảo: Bí quyết sàng lọc ứng viên hiệu quả.
2. Vai trò của biểu mẫu đánh giá ứng viên có thực sự quan trọng?
Như tên gọi, vai trò lớn nhất của biểu mẫu này là giúp nhà tuyển dụng đánh giá ứng viên hiệu quả thông qua quá trình phỏng vấn trực tiếp hoặc gián tiếp. Dựa vào các thông tin tổng hợp được trên bảng đánh giá, nhà tuyển dụng sẽ thu nhập được nhiều thông tin cần thiết về tính cách, học vấn, năng lực, kinh nghiệm,... của ứng viên.
Đánh giá chuẩn xác ứng viên sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí.
Theo phân tích của Anphabe, để tuyển dụng được nhân sự cho một vị trí với mức lương thấp hơn 10 triệu đồng thì ít nhất phải mất 15% - 20% lương của năm đó để tìm được một nhân sự phù hợp. Việc xây dựng các biểu mẫu với tiêu chí đánh giá ứng viên phù hợp, hiệu quả sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm đáng kể chi phí trong quá trình tuyển dụng nhân lực.
3. Ưu và nhược điểm của bảng đánh giá ứng viên
3.1. Ưu điểm
Giúp phỏng vấn tập trung
Khi đã có sẵn một bảng đánh giá, HR chỉ cần triển khai theo các nội dung, tiêu chí đã đặt ra. Trong quá trình phỏng vấn, người phỏng vấn cũng không cần phải ứng biến quá nhiều vì đã nắm rõ được những thông tin cần khai thác, tìm kiếm ở ứng viên.
\>> Tham khảo: 10 ý tưởng sáng tạo nội dung tuyển dụng cho doanh nghiệp.
Đảm bảo tính chính xác
Việc xây dựng các tiêu chí trên bảng đánh giá theo nấc điểm số hoặc xếp loại sẽ giúp nhà tuyển dụng đánh giá ứng viên chính xác hơn so với cách đánh giá bằng cảm quan của người phỏng vấn.
Tạo sự công bằng
Tất cả các ứng viên đều được áp dụng đánh giá bằng một biểu mẫu, một bảng đánh giá, một thang điểm. Mọi thành viên trong hội đồng tuyển dụng cũng sử dụng chung một tiêu chí, điều này giúp cho việc đánh giá ứng viên được đảm bảo công bằng.
Tạo sự chuyên nghiệp
Việc xây dựng các hệ thống đánh giá bằng bảng, phiếu, biểu mẫu sẽ tạo nên sự khoa học, chuyên nghiệp, quy trình nhất quán, giúp cho nhà tuyển dụng chọn lọc ứng viên dễ dàng và đồng thời tạo cho ứng viên cảm giác yên tâm.
3.2. Nhược điểm
- Mất thời gian và công sức: Đặc biệt với những kế hoạch tuyển dụng gấp và số lượng lớn, HR sẽ khá vất vả để xây dựng kịp thời các biểu mẫu đánh giá phục vụ cho tuyển dụng.
- Thiếu linh hoạt trong nhiều trường hợp: Một số trường hợp cần khai thác ứng viên theo nhiều khía cạnh khác nhau để đánh giá ứng viên toàn diện hơn, nếu chỉ áp dụng theo biểu mẫu đánh giá thì vô tình tạo nên sự cứng nhắc, mất đi sự chủ động và linh hoạt của người phỏng vấn và phía ứng viên.
\>> Có thể bạn quan tâm: Hóa đơn điện tử, Phần mềm hóa đơn điện tử.
4. Các tiêu chí khi xây dựng bảng đánh giá ứng viên
Tùy theo từng nội dung mà việc xây dựng tiêu chí sẽ khác nhau, nhà tuyển dụng có thể tham khảo một số nhóm tiêu chí sau:
4.1. Nhóm tiêu chí đánh giá năng lực
Kinh nghiệm làm việc
Đây là một trong những tiêu chí quan trọng hàng đầu khi tuyển dụng nhân sự. Các ứng viên có kinh nghiệm thường sẽ được ưu tiên hơn vì có khả năng bắt đầu nhanh chóng với công việc, tốn ít chi phí đào tạo hơn so với ứng viên chưa có kinh nghiệm. Các ứng viên mới ra trường hoặc trái ngành chưa có kinh nghiệm thì có thể áp dụng thêm một số tiêu chí khác để đánh giá.
Khả năng thích nghi
Việc đánh giá khả năng hòa đồng, thích nghi với công việc mới, môi trường làm việc mới rất quan trọng. Tiêu chí này không chỉ thể hiện sự phù hợp của ứng viên mà còn cho thấy khả năng ứng biến, linh hoạt với hoàn cảnh.
Kiến thức chuyên môn
Mỗi vị trí tuyển dụng đều yêu cầu ứng viên cần nắm vững các kiến thức chuyên môn khác nhau. Đây là các kiến thức sẽ trực tiếp phục vụ cho công việc nên đối với nhiều vị trí tuyển dụng, tiêu chí kiến thức chuyên môn là không thể thiếu, ví dụ: Kế toán, lập trình, IT,...
Kỹ năng
Ngoài kinh nghiệm và kiến thức chuyên môn thì các kỹ năng của ứng viên là một trong những tiêu chí bắt buộc. Các kỹ năng này ảnh hưởng đến chất lượng, kết quả công việc nên cần thiết với mọi ứng viên.
Mỗi vị trí sẽ có yêu cầu về kỹ năng khác nhau, cụ thể như:
- Nhân viên kinh doanh: Kỹ năng đàm phán và thuyết phục, kỹ năng thuyết trình, kỹ năng giao tiếp,...
- Nhân viên Kế toán: Kỹ năng tính toán, sự tỉ mỉ, cẩn thận,...
- Nhân viên Marketing: Kỹ năng nghiên cứu thị trường, kỹ năng photoshop, kỹ năng quay dựng video,...
Biểu mẫu đánh giá ứng viên gồm nhiều tiêu chí đánh giá về kinh nghiệm, năng lực, kỹ năng.
4.2. Nhóm tiêu chí đánh giá thái độ ứng viên
Sự lắng nghe
Để làm việc trong một tập thể, người biết lắng nghe sẽ thường đi xa và phát triển nhanh hơn. Họ biết tiếp thu các ý kiến để hoàn thiện và nâng cao khả năng của bản thân.
Đây là một tiêu chí đánh giá quan trọng về thái độ của ứng viên. Nhà tuyển dụng có thể dễ dàng nhận ra trong buổi phỏng vấn, qua những tình huống người phỏng vấn đưa ra.
Tinh thần hỗ trợ, đoàn kết
Điều này vô cùng quan trọng trong quá trình làm việc nhóm, làm việc tập thể. Nhân viên có sự hỗ trợ lẫn nhau sẽ giúp công việc chung tiến triển tốt hơn, hiệu quả hơn. Một tập thể lớn mạnh được hay không phụ thuộc rất lớn vào sự đoàn kết giữa các cá thể nên tiêu chí này rất quan trọng và được nhà tuyển dụng đánh giá cao.
Nhóm tiêu chí ưu tiên
- Tố chất, kỹ năng phù hợp với từng vị trí công việc
Tùy theo vị trí tuyển dụng mà nhà tuyển dụng sẽ ưu tiên các tố chất, kỹ năng khác nhau. Các kỹ năng này thường được khai thác sâu thông qua các bài kiểm tra như IQ, EQ, MBTI,..., ví dụ như:
- Nhà quản lý: Khả năng lãnh đạo, tổ chức nhân sự,...
- Nhân viên sáng tạo nội dung: Khả năng diễn đạt bằng ngôn từ, tư duy sáng tạo,....
- Nhân viên truyền thông: Khả năng quan hệ cộng đồng, sự khéo léo, hoạt ngôn,...
- Nhân viên chăm sóc khách hàng: Sự khéo léo, điềm tĩnh, khả năng ứng biến tốt,...
- Khả năng ngoại ngữ
Nhiều vị trí không yêu cầu bắt buộc ngoại ngữ nhưng trong bối cảnh phần lớn các công ty đều có xu hướng hội nhập, tiêu chí ngoại ngữ được xem là yếu tố ưu tiên. Vì vậy, ứng viên có khả năng ngoại ngữ tốt luôn được đánh giá cao hơn.
5. Một số mẫu bảng đánh giá ứng viên
Mẫu bảng đánh giá ứng viên cơ bản:
Mẫu bảng đánh giá ứng viên cơ bản mang tính tổng quát.
Mẫu đánh giá ứng viên thông dụng:
Mẫu bảng đánh giá ứng viên thông dụng áp dụng cho nhiều vị trí.
Mẫu đánh giá ứng viên theo thang điểm cụ thể:
Chấm điểm là cách đánh giá ứng viên đơn giản, chính xác nhất.
Mẫu đánh giá ứng viên theo xếp loại mức độ:
Phân loại theo mức độ giúp nhà tuyển dụng sàng lọc ứng viên hiệu quả.
Mẫu 4: Phiếu đánh giá ứng viên toàn diện sau phỏng vấn
Bảng đánh giá ứng viên tổng hợp nhiều tiêu chí.
6. Các phương pháp đánh giá ứng viên hiệu quả
Nhiều người cho rằng đánh giá ứng viên đơn thuần là việc nhà tuyển dụng đánh giá người tìm việc. Tuy nhiên, trên thực tế, có rất nhiều phương thức được áp dụng để đánh giá ứng viên, cụ thể như sau:
6.1. Yêu cầu ứng viên tự đánh giá bản thân mình theo biểu mẫu
Trong buổi phỏng vấn, nhà tuyển dụng có thể yêu cầu ứng viên tự đánh giá các tiêu chí theo thang điểm hoặc theo mức độ. Sau khi đánh giá, nhà tuyển dụng có thể sử dụng bản tự đánh giá và kết hợp với một số phương pháp đánh giá khác để kiểm chứng độ chính xác.
6.2. Đánh giá ứng viên qua trả lời phỏng vấn
Một trong những hình thức đánh giá hiệu quả nhất là căn cứ vào câu trả lời phỏng vấn của ứng viên. Việc đưa ra các câu hỏi phù hợp và lắng nghe quan điểm, cách trả lời và xử lý của ứng viên sẽ giúp nhà tuyển dụng nhìn nhận, đánh giá và khai thác được nhiều thông tin quan trọng.
Một số bộ câu hỏi thường được sử dụng bao gồm:
- Câu hỏi hành vi: Đánh giá ứng viên thông qua hành vi, hành động và cách giải quyết vấn đề.
- Câu hỏi tình huống: Đưa ra các tình huống cụ thể và kiểm tra cách ứng biến của ứng viên.
- Câu hỏi thăm dò, khai thác thông tin: Sử dụng trong trường hợp nhà tuyển dụng muốn khai thác thêm nhiều thông tin của ứng viên.
- Câu hỏi kiểm tra kỹ năng: Kỹ năng quản lý thời gian, kỹ năng thuyết phục, kỹ năng lãnh đạo...
Xem thêm: Những câu hỏi phỏng vấn hay cho nhà tuyển dụng.
Đối với từng loại câu hỏi, nhà tuyển dụng lắng nghe cách trả lời của ứng viên và ghi đánh giá vào biểu mẫu tuyển dụng. Cuối buổi phỏng vấn, nhà tuyển dụng tổng hợp kết quả và phối hợp với một số tiêu chí khác để đưa ra lựa chọn cuối cùng.
6.3. Đánh giá thông qua các bài test kỹ năng, nghiệp vụ
Ngoài phỏng vấn, nhà tuyển dụng có thể xây dựng các bài kiểm tra năng lực, nghiệp vụ, kỹ năng,... Tùy theo vị trí tuyển dụng để xác định độ khó của bài test.
Ví dụ một số vị trí đơn giản, nhà tuyển dụng có thể đưa ra các bài test IQ, EQ, kỹ năng, tình huống,... Đối với các vị trí nghiệp vụ chuyên sâu thì xây dựng các bài test liên quan đến nghiệp vụ để đánh giá năng lực của ứng viên chuẩn xác hơn. Sau khi thu được kết quả bài test, nhà tuyển dụng chấm điểm và đưa vào bảng đánh giá ứng viên để phục vụ cho tổng hợp kết quả phỏng vấn.
Trên đây là một số hướng dẫn xây dựng biểu mẫu đánh giá ứng viên đơn giản, hiệu quả. Doanh nghiệp có thể tham khảo để xây dựng quy trình tuyển dụng khoa học, chuyên nghiệp nhằm tiết kiệm chi phí, thời gian và sớm tuyển dụng được nhân sự phù hợp.
Ngoài ra, quý doanh nghiệp có nhu cầu được tư vấn thêm về giải pháp quản lý văn phòng điện tử CloudOffice, xin vui lòng liên hệ: