Tiếp nhận hồ sơ thủ tục hành chính
Cán bộ, công chức, viên chức tiếp nhận hồ sơ tại bộ phận một cửa phải xem xét, kiểm tra tính chính xác, đầy đủ của hồ sơ; quét [scan] và lưu trữ hồ sơ điện tử, cập nhật vào cơ sở dữ liệu của hệ thống thông tin một cửa điện tử của bộ, ngành, địa phương. Trường hợp hồ sơ chưa đầy đủ, chưa chính xác theo quy định, cán bộ, công chức, viên chức tiếp nhận hồ sơ phải hướng dẫn đại diện tổ chức, cá nhân bổ sung, hoàn thiện hồ sơ và nêu rõ lý do theo mẫu phiếu yêu cầu bổ sung, hoàn thiện hồ sơ. Trường hợp từ chối nhận hồ sơ, cán bộ, công chức, viên chức tiếp nhận hồ sơ phải nêu rõ lý do theo mẫu phiếu từ chối giải quyết hồ sơ thủ tục hành chính. Trường hợp hồ sơ đầy đủ, chính xác theo quy định, cán bộ, công chức, viên chức tiếp nhận hồ sơ và lập giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn ngày trả kết quả.
Đối với hồ sơ được nộp trực tuyến thông qua cổng dịch vụ công cấp bộ, cấp tỉnh, cán bộ, công chức, viên chức tiếp nhận hồ sơ tại bộ phận một cửa phải xem xét, kiểm tra tính chính xác, đầy đủ của hồ sơ. Trường hợp hồ sơ chưa đầy đủ, chính xác hoặc không thuộc thẩm quyền giải quyết theo quy định, cán bộ, công chức, viên chức tiếp nhận phải có thông báo, nêu rõ nội dung, lý do và hướng dẫn cụ thể, đầy đủ một lần để tổ chức, cá nhân bổ sung đầy đủ, chính xác hoặc gửi đúng đến cơ quan có thẩm quyền. Việc thông báo được thực hiện thông qua chức năng gửi thư điện tử, gửi tin nhắn tới người dân của cổng dịch vụ công cấp bộ, cấp tỉnh. Nếu hồ sơ của tổ chức, cá nhân đầy đủ, hợp lệ thì cán bộ, công chức, viên chức tại bộ phận một cửa tiếp nhận và chuyển cho cơ quan có thẩm quyền để giải quyết theo quy trình quy định tại Điều 18 nghị định này.
Mỗi hồ sơ thủ tục hành chính sau khi được tiếp nhận sẽ được cấp một mã số hồ sơ được ghi trong giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả. Tổ chức, cá nhân sử dụng Mã số hồ sơ để tra cứu tình trạng giải quyết thủ tục hành chính tại cổng dịch vụ công quốc gia, cổng dịch vụ công cấp bộ, cấp tỉnh. Trường hợp thủ tục hành chính có quy định phải trả kết quả giải quyết ngay khi sau khi tiếp nhận, giải quyết, nếu hồ sơ đã đầy đủ, chính xác, đủ điều kiện tiếp nhận, cán bộ, công chức, viên chức tiếp nhận không phải lập giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn ngày trả kết quả, nhưng phải cập nhật tình hình, kết quả giải quyết vào hệ thống thông tin một cửa điện tử; trường hợp người nộp hồ sơ yêu cầu phải có giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả thì cán bộ, công chức, viên chức cung cấp cho người nộp hồ sơ.
Giải quyết thủ tục hành chính
Sau khi nhận hồ sơ thủ tục hành chính, người đứng đầu cơ quan có thẩm quyền phân công cán bộ, công chức, viên chức xử lý xem xét, thẩm định hồ sơ, trình phê duyệt kết quả giải quyết thủ tục hành chính. Trường hợp thủ tục hành chính không quy định phải thẩm tra, xác minh hồ sơ, lấy ý kiến của cơ quan, tổ chức, có liên quan, cán bộ, công chức, viên chức được giao xử lý hồ sơ thẩm định, trình cấp có thẩm quyền quyết định; cập nhật thông tin vào Hệ thống thông tin một cửa điện tử; trả kết quả giải quyết thủ tục hành chính.
Trường hợp có quy định phải thẩm tra, xác minh hồ sơ, cán bộ, công chức, viên chức được giao xử lý hồ sơ thẩm tra, xác minh, trình cấp có thẩm quyền quyết định và cập nhật thông tin vào hệ thống thông tin một cửa điện tử. Quá trình thẩm tra, xác minh phải được lập thành hồ sơ, lưu thông tin vào cơ sở dữ liệu của hệ thống thông tin một cửa điện tử và lưu tại cơ quan giải quyết. Trường hợp cần có mặt tổ chức, cá nhân để thẩm tra, xác minh hồ sơ thì phải cập nhật thông tin về thời gian, địa điểm, thành phần, nội dung xác minh vào cơ sở dữ liệu của hệ thống thông tin một cửa điện tử hoặc thông báo các nội dung trên cho bộ phận một cửa trong trường hợp chưa có hệ thống thông tin một cửa điện tử để theo dõi.
Đối với hồ sơ qua thẩm tra, thẩm định chưa đủ điều kiện giải quyết, cơ quan có thẩm quyền giải quyết thủ tục hành chính trả lại hồ sơ kèm theo thông báo bằng văn bản và nêu rõ lý do, nội dung cần bổ sung theo mẫu phiếu yêu cầu bổ sung, hoàn thiện hồ sơ để gửi cho tổ chức, cá nhân thông qua bộ phận một cửa. Thời gian thông báo trả lại hồ sơ không quá 3 ngày làm việc kể từ ngày tiếp nhận hồ sơ, trừ trường hợp pháp luật chuyên ngành có quy định cụ thể về thời gian. Thời hạn giải quyết được tính lại từ đầu sau khi nhận đủ hồ sơ.
Trường hợp hồ sơ phải lấy ý kiến của các cơ quan, đơn vị có liên quan, cơ quan, đơn vị chủ trì giải quyết hồ sơ hoặc bộ phận một cửa trong trường hợp được phân công hoặc ủy quyền gửi thông báo điện tử hoặc văn bản phối hợp xử lý đến các đơn vị có liên quan, trong đó nêu cụ thể nội dung lấy ý kiến, thời hạn lấy ý kiến. Quá trình lấy ý kiến của các cơ quan, đơn vị có liên quan phải được cập nhật thường xuyên, đầy đủ về nội dung, thời hạn, cơ quan lấy ý kiến trên hệ thống thông tin một cửa điện tử.
Cơ quan, đơn vị được lấy ý kiến có trách nhiệm trả lời các nội dung được lấy ý kiến theo thời hạn lấy ý kiến và cập nhật nội dung, kết quả tham gia ý kiến vào hệ thống thông tin một cửa điện tử hoặc phiếu kiểm soát quá trình giải quyết hồ sơ. Trường hợp quá thời hạn lấy ý kiến mà cơ quan, đơn vị được lấy ý kiến chưa có văn bản giấy hoặc văn bản điện tử trả lời thì cơ quan, đơn vị chủ trì thông báo cho người đứng đầu bộ phận một cửa đã chuyển hồ sơ về việc chậm trễ để phối hợp xử lý.
Trường hợp tổ chức, cá nhân nộp hồ sơ giấy, bộ phận một cửa xác định thứ tự các cơ quan có thẩm quyền giải quyết, chuyển hồ sơ giấy đến cơ quan có thẩm quyền chủ trì giải quyết. Cơ quan chủ trì có trách nhiệm xử lý, chuyển hồ sơ và kết quả giải quyết thuộc thẩm quyền [nếu có] đến cơ quan có thẩm quyền tiếp theo, trong đó phiếu chuyển xử lý phải nêu rõ nội dung công việc, thời hạn giải quyết của từng cơ quan; cập nhật thông tin xử lý, thông tin chuyển xử lý vào hệ thống thông tin một cửa điện tử.
Các cơ quan có thẩm quyền giải quyết hồ sơ, chuyển kết quả và hồ sơ cho cơ quan có thẩm quyền tiếp theo theo thứ tự bộ phận một cửa xác định; cơ quan có thẩm quyền cuối cùng giải quyết xong thì chuyển kết quả và hồ sơ kèm theo cho cơ quan có thẩm quyền chủ trì; cơ quan chủ trì chuyển kết quả giải quyết thủ tục hành chính cho bộ phận một cửa để trả kết quả cho tổ chức, cá nhân; cập nhật tình hình, kết quả xử lý hồ sơ liên thông vào hệ thống thông tin một cửa điện tử.
Trường hợp tổ chức, cá nhân nộp hồ sơ điện tử, bộ phận một cửa chuyển hồ sơ điện tử đến tất cả các cơ quan tham gia giải quyết, trong đó ghi rõ cơ quan chủ trì, trách nhiệm, nội dung công việc, thời hạn trả kết quả của từng cơ quan tham gia giải quyết. Cơ quan tham gia giải quyết hồ sơ liên thông thực hiện xử lý theo thẩm quyền, trả kết quả giải quyết cho cơ quan cần sử dụng kết quả giải quyết cho các bước tiếp theo và gửi cho bộ phận một cửa để trả kết quả cho tổ chức, cá nhân; cập nhật tình hình, kết quả xử lý hồ sơ liên thông vào hệ thống thông tin một cửa điện tử.
Trường hợp hồ sơ thực hiện theo quy trình liên thông giữa các cơ quan có thẩm quyền không cùng cấp hành chính, bộ phận một cửa chuyển hồ sơ giấy đến cơ quan có thẩm quyền cấp trên; chuyển thông tin về hồ sơ thủ tục hành chính trên hệ thống thông tin một cửa điện tử cho bộ phận một cửa của cơ quan có thẩm quyền cấp trên để giám sát, chuyển dữ liệu hồ sơ điện tử cho cơ quan có thẩm quyền xử lý theo quy định;
Các hồ sơ sau khi thẩm định không đủ điều kiện giải quyết, cơ quan giải quyết thủ tục hành chính trả lại hồ sơ và thông báo bằng văn bản nêu rõ lý do không giải quyết hồ sơ theo mẫu phiếu từ chối giải quyết hồ sơ để gửi cho tổ chức, cá nhân thông qua bộ phận một cửa. Thông báo được nhập vào mục trả kết quả của hệ thống thông tin một cửa điện tử. Thời hạn thông báo phải trong thời hạn giải quyết hồ sơ theo quy định.
Đối với hồ sơ quá hạn giải quyết, trong thời hạn chậm nhất 1 ngày trước ngày hết hạn, cơ quan, đơn vị có thẩm quyền giải quyết hồ sơ phải thông báo bằng văn bản cho bộ phận một cửa và gửi văn bản xin lỗi tổ chức, cá nhân, trong đó ghi rõ lý do quá hạn, thời gian đề nghị gia hạn trả kết quả theo mẫu phiếu đề nghị gia hạn thời gian giải quyết. Việc hẹn lại ngày trả kết quả được thực hiện không quá một lần. Căn cứ phiếu đề nghị gia hạn thời gian giải quyết, bộ phận một cửa điều chỉnh lại thời gian trả kết quả xử lý trên hệ thống thông tin một cửa điện tử, đồng thời gửi thông báo đến tổ chức, cá nhân qua thư điện tử, tin nhắn, điện thoại hoặc mạng xã hội được cấp có thẩm quyền cho phép [nếu có].
Trả hồ sơ, kết quả giải quyết thủ tục hành chính
Kết quả giải quyết thủ tục hành chính gửi trả cho tổ chức, cá nhân phải bảo đảm đầy đủ theo quy định mà cơ quan có thẩm quyền trả cho tổ chức, cá nhân sau khi giải quyết xong thủ tục hành chính. Trường hợp hồ sơ có bản chính hoặc bản gốc đã tiếp nhận để sao chụp, đối chiếu, xác nhận tính xác thực thì cơ quan có thẩm quyền phải chuyển trả bản chính hoặc bản gốc đó cho tổ chức, cá nhân; thời điểm trả theo quy định của pháp luật chuyên ngành. Tổ chức, cá nhân nhận kết quả giải quyết thủ tục hành chính theo thời gian, địa điểm ghi trên giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả; trường hợp đăng ký nhận kết quả trực tuyến thì thông qua cổng dịch vụ công cấp bộ, cấp tỉnh.
Khuyến khích việc trả kết quả giải quyết thủ tục hành chính trước thời hạn quy định. Việc trả kết quả giải quyết thủ tục hành chính trước thời hạn quy định phải được bộ phận một cửa thông báo cho tổ chức, cá nhân biết trước qua tin nhắn, thư điện tử, điện thoại hoặc qua mạng xã hội được cấp có thẩm quyền cho phép. Kết quả giải quyết thủ tục hành chính cho tổ chức, cá nhân được lưu trữ tại hệ thống thông tin một cửa điện tử của cơ quan có thẩm quyền để phục vụ việc sử dụng, tra cứu thông tin, dữ liệu theo quy định của pháp luật.
ĐT
Với sự nỗ lực của các cấp, ngành trong công tác cải cách hành chính [CCHC], đặc biệt là việc cắt giảm, đơn giản hóa các thủ tục hành chính [TTHC] đã góp phần nâng cao tỷ lệ giải quyết hồ sơ TTHC đúng hạn trên địa bàn tỉnh. Song, tình trạng trễ hẹn giải quyết và trả kết quả một số TTHC tại các lĩnh vực vẫn còn xảy ra, cần giải pháp chấn chỉnh, khắc phục.
Người dân đến làm thủ tục cấp lý lịch tư pháp tại Trung tâm Phục vụ hành chính công tỉnh.
Theo thống kê, hết quý I/2021, Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả của các sở, ban, ngành, địa phương trong tỉnh đã tiếp nhận 72.795 hồ sơ; trong đó, hồ sơ giải quyết đúng và trước hạn trên 99%. Hồ sơ giải quyết quá hạn chỉ chiếm 0,78%, nhưng lại chủ yếu ở lĩnh vực đất đai, cấp phiếu lý lịch tư pháp cho công dân. Đến nay, toàn bộ số hồ sơ trả quá hạn đã được các cơ quan, đơn vị thực hiện đầy đủ văn bản công khai xin lỗi theo quy định.
Là cơ quan tham mưu trực tiếp cho UBND tỉnh thực hiện 2 trong 6 nội dung CCHC của tỉnh, gồm cải cách thể chế và kiểm soát TTHC, Sở Tư pháp đã xây dựng kế hoạch, tổ chức triển khai nghiêm túc, đồng bộ các văn bản chỉ đạo của Chính phủ, của tỉnh về đẩy mạnh CCHC. Tuy nhiên, giải quyết hồ sơ TTHC của sở vẫn có tình trạng trễ hẹn. Hầu hết hồ sơ bị trễ hẹn thuộc thủ tục cấp phiếu lý lịch tư pháp.
Bà Lò Thị Mường Pha, Trưởng phòng Hành chính tư pháp và Bổ trợ tư pháp, Sở Tư pháp, giải thích: Phiếu lý lịch tư pháp được coi là giấy tờ pháp lý quan trọng chứng minh cá nhân có hay không có án tích khi tham gia vào các quan hệ pháp lý. Nhu cầu cấp phiếu lý lịch tư pháp của người dân trên địa bàn ngày càng tăng, năm 2018, chỉ có 2.011 trường hợp xin cấp, thì năm 2020 tăng lên hơn 5.150 trường hợp. Tất cả hồ sơ cấp phiếu lý lịch tư pháp đều được Sở chuyển cho Trung tâm lý lịch tư pháp Quốc gia [Bộ Tư pháp] để thực hiện việc tra cứu, xác minh tình trạng án tích và phối hợp với Công an tỉnh, Cục C53 [Bộ Công an] tra cứu thông tin [đối với trường hợp có thời gian cư trú ngoại tỉnh], do đó dẫn đến việc giải quyết hồ sơ trễ hẹn do các cơ quan liên quan chưa kịp thời xác minh theo quy định.
Với số lượng hồ sơ lớn như trên, Sở Tư pháp đã tăng cường phối hợp với các đơn vị liên quan; ứng dụng công nghệ thông tin, triển khai việc cấp phiếu lý lịch tư pháp qua dịch vụ bưu chính và đăng ký cấp phiếu lý lịch tư pháp trực tuyến giúp hồ sơ xác minh được gửi đến các cơ quan nhanh hơn và sở tiếp nhận kết quả sau khi các đơn vị xác minh hoàn tất việc tra cứu kịp thời hơn. Do đó, tỷ lệ hồ sơ trễ hẹn đã giảm đáng kể, từ 6,26% [năm 2018] xuống còn 1,22% [năm 2020].
Đối với lĩnh vực đất đai, là lĩnh vực thường xuyên phát sinh nhiều hồ sơ. Theo số liệu tổng hợp từ Phòng CCHC và Văn thư lưu trữ [Sở Nội vụ], từ 1/1 đến 15/3/2021, tổng số hồ sơ tiếp nhận thuộc lĩnh vực đất đai tại 12 huyện, thành phố là hơn 6.290 hồ sơ; trong đó hồ sơ trả trước và đúng hạn trên 98,5%, hồ sơ chậm hạn trên 1,46%.
Sự chậm trễ trong giải quyết hồ sơ đất đai tại các huyện chủ yếu do tính chất tài liệu, hồ sơ địa chính phức tạp, biến động nhiều, vừa mang tính pháp lý, vừa có sự phối hợp giữa các tổ chức sử dụng đất, địa phương và sở, ngành liên quan thì mới có đủ cơ sở trình hồ sơ giải quyết theo thẩm quyền nên mất thời gian trong quá trình thẩm tra, xác minh. Một phần do các tổ chức, hộ gia đình, cá nhân chậm bổ sung hồ sơ và thực hiện nghĩa vụ tài chính khi đã được thông báo... ảnh hưởng đến tiến độ giải quyết hồ sơ.
Các huyện đang đề nghị Chi nhánh Văn phòng Đăng ký đất đai tăng cường phối hợp với các phòng, ban, ngành thuộc huyện và UBND các xã, thị trấn trong việc nâng cao chất lượng, đẩy nhanh tiến độ giải quyết các hồ sơ, TTHC; tổ chức tập huấn nâng cao trình độ chuyên môn đối với công chức địa chính cấp xã; tuyên truyền tổ chức, cá nhân tích cực ứng dụng dịch vụ công trực tuyến khi thực hiện TTHC về đất đai và tiếp tục hỗ trợ các huyện tồn đọng nhiều hồ sơ quá hạn.
Dù tỷ lệ hồ sơ trễ hẹn thấp, nhưng ảnh hưởng đến quyền lợi và làm giảm mức độ hài lòng của người dân và doanh nghiệp đối với sự phục vụ của cơ quan hành chính Nhà nước. Các cơ quan, địa phương, đơn vị trên địa bàn tỉnh cần xây dựng và thực hiện quy trình nội bộ cũng như quy chế phối hợp chặt chẽ hơn nữa, nhằm khắc phục những bất cập; xác định rõ nguyên nhân trễ của từng loại TTHC để có hướng đẩy nhanh tiến độ giải quyết. Lãnh đạo các cơ quan tiếp tục nâng cao trách nhiệm; theo dõi, đánh giá, có hình thức xử lý nghiêm đối với công chức giải quyết hồ sơ quá hạn nhiều lần không có lý do chính đáng và thực hiện nghiêm quy định xin lỗi cá nhân, tổ chức khi để xảy ra tình trạng sai sót, trễ hẹn; từng bước khắc phục tình trạng hồ sơ trễ hẹn trong giải quyết TTHC; góp phần tăng niềm tin, sự hài lòng của cá nhân, tổ chức vào bộ máy chính quyền các cấp.