Kỹ năng quản lý thời gian là kỹ năng vô cùng quan trọng trong học tập và công việc. Khi đi học, sinh viên phải học cùng lúc rất nhiều môn, mỗi môn đều có bài tập nhóm, bài thuyết trình, bài tập về nhà, bài kiểm tra,… nếu không biết sắp xếp thời gian và mức độ ưu tiên hợp lý cho từng môn học thì sẽ rất dễ bị quá tải, học trước quên sau, gần đến ngày thi mới tá hoả vì còn quá nhiều kiến thức chưa ôn.
Sau này, khi đi làm, phải làm cùng lúc nhiều việc, đối mặt với deadline, với các cuộc họp, báo cáo định kỳ, người không có kỹ năng quản lý thời gian tốt sẽ dễ bị tẩu hoả nhập ma, đang làm việc này lại thọt việc kia vào, rồi mải mê làm việc này lại quên mất việc khác, cảm thấy mình luôn bận rộn, làm việc không ngơi nghỉ mà vẫn không xong việc.
Chính vì thế, quản lý thời gian hiệu quả và khoa học là chìa khoá quan trọng giúp các em thành công trong tương lai. Trong bài viết này, từ “công việc” sẽ được nhắc đến để chỉ các việc mình cần làm, bao gồm cả việc học tập, làm việc hay bất cứ việc cá nhân nào khác.
>> 8 thói quen buổi tối quyết định thành bại của sinh viên
Kỹ năng quản lý thời gian là gì?
Kỹ năng quản lý thời gian là kỹ năng lập thời gian biểu hợp lý và khoa học để hoàn thành tốt các công việc cần làm, nhằm sử dụng hiệu quả quỹ thời gian của bản thân. Đồng thời, luôn tuân thủ theo thời gian biểu đã đề ra để tăng hiệu suất, năng suất và hiệu quả công việc.
Để quản lý thời gian hiệu quả, các em cần sắp xếp các công việc phải làm theo một hệ thống logic, có sự ưu tiên các công việc quan trọng và linh hoạt với các công việc cần hoàn thành gấp. Đồng thời, phải dự trù được khoảng thời gian phù hợp nhất để hoàn thành từng công việc để không bị thiếu hụt hay lãng phí thời gian cho một việc bất kỳ.
Rèn luyện kỹ năng quản lý thời gian hiệu quả với 6 bước đơn giản
1. Liệt kê các công việc cần làm
Sẽ chẳng thể nào quản lý hiệu quả nếu các em không biết được là mình cần làm những việc gì, có bao nhiêu việc cần hoàn thành trong hôm nay, trong tuần này. Chính vì thế, việc đầu tiên các em cần làm chính là ngồi xuống, liệt kê ra danh sách các công việc mình cần làm trong tuần này, có thể deadline hoàn thành công việc đó không phải trong tuần này, nhưng nếu cần phải bắt đầu làm trong tuần này thì đều phải liệt kê ra hết.
Đối với những công việc lớn, mà để hoàn thành chúng thì mình cần phải làm nhiều công việc nhỏ thì các em cần liệt kê ra rõ các công việc nhỏ đó luôn. Cố gắng liệt kê càng chi tiết càng tốt, vì càng chi tiết thì mình sẽ càng quản lý thời gian hiệu quả.
>> 5 việc sinh viên cần hoàn thành trước khi ra trường
2. Sắp xếp các công việc theo thứ tự ưu tiên
Khi đã có danh sách công việc rồi, các em cần bổ sung thêm 2 điều, đó chính là mức độ quan trọng và deadline cần hoàn thành cho từng công việc. Sau đó, sắp xếp chúng vào 4 nhóm sau đây:
- Ưu tiên 1: Quan trọng và cần hoàn thành gấp
- Ưu tiên 2: Không quan trọng nhưng cần hoàn thành gấp
- Ưu tiên 3: Quan trọng nhưng không cần hoàn thành gấp
- Ưu tiên 4: Không quan trọng và không cần hoàn thành gấp
Đó cũng chính là thứ tự mà mình dựa vào để ưu tiên làm các công việc.
3. Lập thời gian biểu hàng tuần để quản lý thời gian hiệu quả
Một tuần có 7 ngày, trừ thời gian ngủ, sinh hoạt cá nhân và giải trí ra thì mỗi ngày các em sẽ có khoảng 10 tiếng cho các công việc cần làm. Vậy là mỗi tuần mình sẽ có 70 tiếng để em sắp xếp các công việc vào. Chú ý sắp xếp chúng theo thứ tự ưu tiên và đừng bỏ sót bất kỳ công việc nào nha. À, mà chắc các em đang thắc mắc là ủa làm việc gì mà tới 70 tiếng/tuần, sao nhiều thế?
Thời gian đi học trên trường mỗi tuần của các em chắc chỉ rơi vào khoảng 30 tiếng. Rồi thời gian họp nhóm để làm thuyết trình, tiểu luận rơi vào khoảng 10 tiếng. Thời gian tự ôn bài, tự làm bài tập tầm 10 tiếng. Thời gian 20 tiếng còn lại các em có thể đi làm thêm, sinh hoạt CLB/Đội/Nhóm/Đoàn/Hội hoặc đi học ngoại ngữ, tuỳ mình quyết định, nhưng cần phải kín lịch như thế đấy.
Vì nếu để thời gian trống nhiều khi còn trẻ thì sẽ khá uổng, sau này đi làm, bận rộn công việc, không còn nhiều thời gian để làm những việc cần làm đâu [chẳng hạn như học ngoại ngữ]. Lúc đó lại ước giá như hồi xưa mình dành thời gian để học ngoại ngữ… Ở bước này, ngoài việc sắp xếp các công việc vào thời gian biểu, các em còn phải biết ước lượng rằng từng công việc sẽ mất khoảng bao nhiêu thời gian để hoàn thành. Từ đó, các em mới lập nên được một thời gian biểu phù hợp.
>> Nên tham gia CLB/Đoàn/Hội hay đi làm thêm?
4. Tuân thủ giờ nào việc nấy để rèn luyện kỹ năng quản lý thời gian
Khi đã lên được thời gian biểu rồi thì các em cần phải tuân thủ giờ nào việc nấy, không được đang trong giờ này mà chen ngang làm việc kia được. Đặc biệt, các em phải rèn luyện được tính kỷ luật, tập trung làm việc, không lo ra, không lướt facebook, không buồn ngủ hay đói bụng trong thời gian được quy định để làm việc.
À, nếu có việc nào phát sinh đột xuất hay cần phải làm gấp thì các em cũng khoan làm, vì giờ nào việc nấy mà, hãy ghi chú nó lại vào sổ tay và đi đến bước tiếp theo.
5. Linh hoạt đổi lịch khi cần thiết
Người có kỹ năng quản lý thời gian hiệu quả cũng chính là người không cứng nhắc, mà cần phải biết linh hoạt đổi lịch, dời lịch khi cần thiết. Vì trong cuộc sống luôn có những công việc phát sinh thêm đột xuất, nhiều khi còn cần phải hoàn thành gấp nữa. Chưa kể đến việc nhiều công việc cũng có thể tự nhiên bị dời lại, chẳng hạn như giảng viên dời buổi học, sếp dời lịch họp, đối tác dời lịch làm việc,…
Những lúc phải cân lại lịch như thế này thật sự là bài toán không hề dễ dàng, đặc biệt là với những ai có lịch trình công việc dày đặc, kín mít. Ban đầu, việc đổi lịch có thể làm các em khó chịu vì phải toát mồ hôi suy nghĩ. Nhưng sau này, khi đã quen rồi thì các em sẽ cảm thấy bình thường thôi, đổi lịch sao cũng được, đừng bỏ sót công việc là được.
6. Luôn tổng kết cuối ngày
Các em đừng vì cảm giác mệt mỏi sau một ngày dài mà lại bỏ qua bước tổng kết này nha, không tổng kết thì dễ bị sót việc lắm đó. Dù rất cố gắng nhưng không phải lúc nào các em cũng có thể hoàn thành đúng lịch đâu. Nhiều khi theo thời gian biểu là phải hoàn thành 10 việc nhưng đến cuối ngày mới làm xong có 9 việc. Hay ngược lại, có những hôm năng suất làm việc cao quá, lại làm lấn sang cả việc của hôm sau luôn. Chính vì thế, cuối mỗi ngày, các em cần tổng kết lại, nếu có việc nào chưa hoàn thành được thì bổ sung chúng vào thời gian biểu của hôm sau và điều chỉnh lịch sao cho cân đối. Còn nếu lỡ làm lấn sang việc của ngày hôm sau thì cũng cần điều chỉnh lại lịch ngày hôm sau sao cho hợp lý luôn.
Hy vọng bài viết này sẽ hữu ích với các em trong việc rèn luyện kỹ năng quản lý thời gian nha. Chúc các em sẽ quản lý thời gian thật tốt và gặt hái được nhiều thành công trong tương lai.
>> Tổng hợp cách rèn luyện các kỹ năng mềm cần thiết để sinh viên tự tin vào đời
Hỏi đáp nhanh
À, nếu các em có những băn khoăn, trăn trở về chuyện học hành, thi cử, định hướng nghề nghiệp hay lo lắng không tìm được việc làm thì đừng ngại hỏi anh tại đây nhe //bit.ly/TTVD-HoiDap
—
👍🏻 Like page Tự Tin Vào Đời để không bỏ lỡ các bài viết mới về kinh nghiệm học tập, ứng tuyển, làm việc và những lời khuyên hữu ích để sinh viên tự tin bước vào đời.
👥 Vào group Tự Tin Vào Đời để được sửa CV, hỏi đáp nhanh về học hành, thi cử, công việc,…
👥 Follow Instagram Tự Tin Vào Đời để xem các chia sẻ và hỏi đáp nhanh dưới dạng hình ảnh
👤 Tác giả: Hoàng Khôi Phạm – Profile tác giả tại đây.
Ky-nang-quan-ly-thoi-gianslider
Quản lý thời gian là chìa khóa thành công trong học tập. Sinh viên trên toàn thế giới đều học điều này dù sớm hay muộn. Những sinh viên giỏi nhất không nhất thiết là những cá nhân thông minh nhất, mà là những người sử dụng thời gian hiệu quả nhất. Khi bạn lên kế hoạch theo ngày và tuần, thời gian có thể trở thành một người bạn chứ không phải là kẻ thù của bạn. Và mặc dù quản lý thời gian có vẻ khá khó nhưng khi bạn đã thành thạo kỹ năng này, nó sẽ cho phép bạn tận dụng tối đa cuộc sống. Nó có thể giúp bạn tự do để sống hiệu quả hơn, cũng như giữ được thái độ bình tĩnh và tận hưởng cuộc sống. Nó có thể giúp bạn hoàn thành nhiều công việc hơn, hoạt động một cách có kế hoạch, giảm thiểu căng thẳng, cũng như cảm giác mất kiên nhẫn. Nó cũng có thể giúp bạn đạt điểm cao trong suốt năm học!
Bạn đã bao giờ nghe nói về một vận động viên, một người được trả hàng triệu đô la một năm, sẽ tham gia một trận đấu mà không hề luyện tập chưa? Bạn đã nghe nói về một nhạc sĩ mở một buổi hòa nhạc mà không dành thời gian hàng ngày để tập luyện ư? Bạn đã nghe nói về một nhà khoa học tuyên bố về một khám phá vĩ đại mà không có hàng trăm thử nghiệm thất bại trước đó? Tất cả những chuyên gia này đều biết rõ một điều rằng, để thành công trong lĩnh vực chuyên môn của họ, họ phải thiết lập thời gian hiệu quả.
Thật không may, hàng triệu sinh viên trên khắp thế giới lại không học hỏi được điều này. Họ tham gia các kỳ thi và mong đợi phép màu xảy đến! Khi không có đủ thời gian để học, họ vẫn hy vọng sẽ đạt điểm cao và sau đó liền thất vọng hoặc xấu hổ khi kết quả chứng minh điều ngược lại. Thành thật mà nói, trong thế giới đầy cạnh tranh ngày nay, nếu bạn đủ may mắn để được đến trường cao đẳng hoặc đại học, bạn đang có được một vị trí rất nhiều người mong muốn. Bạn có thể đã tước đi cơ hội của một người khác khi được nhận vào làm việc, bởi vì hồ sơ của bạn trông có vẻ hứa hẹn và có nhiều khả năng thành công hơn. Vì vậy, sau tất cả những nỗ lực của bản thân, bạn đang làm gì vậy? Bạn đang dành thời gian để học sau khi làm việc rất chăm chỉ và có thể trả rất nhiều tiền để thực sự vào một ngôi trường cụ thể nào đó ư?
Một khi bạn đưa ra quyết định, bạn có thể tạo một hệ thống quản lý thời gian tuyệt vời. Đôi khi hệ thống này sẽ tiêu tốn của bạn mọt khoản tiền không nhỏ, hoặc khá phức tạp nhưng bạn có thể áp dụng các phương pháp quản lý thời gian đơn giản mà vẫn có thể đạt được mục tiêu của mình. Tám chiến lược dưới đây có thể giúp việc học tập của bạn trở nên đơn giản mà hiệu quả hơn.
1. Sắp xếp thời gian của bạn
Cuộc sống sẽ trở nên tốt hơn khi bạn quyết định làm những điều khác biệt. Trong trường hợp này, mục tiêu là giành quyền kiểm soát thời gian, thay vì để nó kiểm soát bạn. Sở hữu thời gian là bản chất của cuộc sống. Mục tiêu chính của quản lý thời gian là để bạn có một bức tranh rõ ràng về ngày, tuần và tháng sắp tới của bạn. Từ đó, bạn có thể khám phá thời gian bạn có sẵn để dành cho việc học tập, giải trí hoặc các hoạt động khác. Hãy quyết định làm chủ cuộc sống của bạn, thay vì trở thành một gã nô lệ đau khổ của nó!
2. Đánh giá việc sử dụng thời gian
Nhiều sinh viên thực sự tin rằng họ đã học rất nhiều. Một số thậm chí còn nói rằng họ học mọi nơi mọi lúc! Trong thực tế, điều này không đúng với sự thật. Cách duy nhất để bạn khám phá được bạn đã sử dụng bao nhiêu giờ để học trong ngày chính là: Hoàn thành bảng đánh giá thời gian cá nhân. Phương pháp này yêu cầu bạn theo dõi mọi thứ bạn làm trong cả tuần, từ khi bạn thức dậy cho đến khi bạn đi ngủ. Điều đó có nghĩa là, bạn phải ghi lại từng chi tiết một.
Vào cuối tuần, hãy tính toán lại thời gian bạn đã tổng kết đươc. Ví dụ, đếm số giờ dành cho ăn uống, đi du lịch, học tập, nói chuyện điện thoại, mua sắm, tập thể dục, hút thuốc, xem TV, lên mạng, v.v., cho đến khi bạn có một bức tranh hoàn chỉnh về thời gian của mình. Nếu bạn thấy mình đang lãng phí rất nhiều thời gian cho các hoạt động khác ngoài học tập, hãy cố gắng cân bằng thời gian biểu của mình. Bắt đầu loại bỏ những "kẻ cướp thời gian" bằng cách thực hiện những điều chỉnh nhỏ trong thói quen và hành vi để kiểm soát tốt hơn thời gian quý báu của bản thân nhé!
3. Thiết lập thứ tự ưu tiên
Mục tiêu của quản lý thời gian là phân bổ thời gian một cách khôn ngoan, để bạn có thể đạt được mục tiêu của mình. Nếu bạn muốn trở thành một vận động viên bơi lội Olympic hoặc một vận động viên trượt băng, bạn sẽ phải luyện tập nhiều giờ mỗi ngày, trong nhiều năm liên tiếp. Tương tự, để trở thành một sinh viên hàng đầu, bạn phải có một kế hoạch tốt để hoàn tất các nhiệm vụ của bản thân trong học tập. Mặc dù mỗi môn học đặt ra những yêu cầu khác nhau đối với bạn, nào là đọc hiểu, viết, nghiên cứu, thí nghiệm, bài tập, bài tiểu luận, dự án, bài báo, bài thuyết trình, bài kiểm tra và bài thi cuối kỳ...bằng cách sắp xếp các thứ tự ưu tiên, bạn sẽ tăng cơ hội thành công cho bản thân mình. Đối với mỗi môn học, quyết định cách hoàn thành tất cả các nhiệm vụ cần thiết, trên cơ sở hàng tuần, hàng tháng và hàng năm, từ đó, bạn ít có khả năng lãng phí thời gian một cách vô nghĩa.
4. Thiết lập thời gian biểu
Sau khi thiết lập các ưu tiên của bạn, hãy thiết lập một lịch trình tôn trọng các ưu tiên. Có một loạt các nhà tổ chức, nhà quy hoạch, công cụ điện tử và hệ thống quản lý thời gian hiện có sẵn trên thị trường để giúp đỡ bạn đó! Hãy chọn cho mình một phương án nào đó phù hợp nhất. Nhiều sinh viên thích được tham khảo ý kiến của các nhà hoạch định hàng tuần, cho phép họ dễ dàng quan sát được tổng thể của một "bức tranh lớn". Hãy chắc chắn rằng bạn thoải mái với lựa chọn của mình. Sau đó, thiết lập lịch trình của bạn theo thứ tự như sau:
Đánh dấu thời gian biểu cố định của các lớp học, hội thảo, hướng dẫn khóa luận và công việc bán thời gian. Đây là những mốc thời gian mà bạn không thể thay đổi.
Tăng thời gian học. Cắt giảm các hoạt động không cần thiết, dành thời gian cho việc học tập một mình, cũng như thời gian ôn tập nhiều hơn. Hãy học khi bạn tỉnh táo và minh mẫn nhất.
Đánh dấu các hoạt động không liên quan đến học tập. Đây là những hoạt động quan trọng nhưng có mức độ ưu tiên thấp hơn, chẳng hạn như tập thể dục, tham gia các câu lạc bộ, giao tiếp xã hội....
5. Lên lịch học tập cụ thể
Ngoài kế hoạch hàng tuần của bạn, hãy đầu tư cho mình một cuốn lịch treo tường thật lớn hàng tháng. Ghi lại tất cả các ngày quan trọng, thời hạn, bài kiểm tra,... như một lời nhắc nhở trực quan. Điều này sẽ giúp bạn nhận thức rõ hơn về những mốc thời gian quan trọng, cho phép bạn điều chỉnh hoặc sắp xếp lại các kế hoạch nếu bạn bị chậm tiến độ.
6. Sử dụng giấy note để ôn tập
Luôn luôn giữ một số giấy note ôn tập để đọc qua khi bạn đang rảnh rang, khi bạn đang đi du lịch hoặc xếp hàng tại trạm xe buýt, ngân hàng, siêu thị, quán ăn, v.v. Bạn cũng có thể đặt các note này ở những vị trí mà bạn thường xuyên đi qua trong nhà, chẳng hạn như trên cửa tủ lạnh, gương phòng tắm, v.v. Ôn tập thường xuyên là một trong những chìa khóa để ghi nhớ thông tin dễ dàng và hiệu quả.
7. Lên kế hoạch một cách hợp lý
Hãy nhận biết "chu kỳ hoạt động" của cơ thể bạn, sau đó, lên lịch học tập bám sát chu kỳ ấy. Ví dụ, nếu bạn luôn cảm thấy buồn ngủ sau bữa trưa, hãy sử dụng thời gian này để đi bộ hàng ngày, thay vì chiến đấu căng mắt để đọc một cuốn sách lịch sử.
8. Để lại một vài khoảng trống
Bạn không phải là robot! Hãy sắp xếp thời gian thư giãn để bạn có thể nghỉ ngơi và làm mới tâm trí cũng như cơ thể của mình nhé. Điều này sẽ cho phép bạn học tập hiệu quả hơn. Ngủ đủ giấc là tốt. Một học sinh thiếu ngủ sẽ không thể thể hiện hết khả năng của mình.
----------
Tác giả: Goodluckexams
Link bài gốc: 8 Steps to Effective Time Management for Students
Dịch giả: Nguyễn Minh Phương - ToMo - Learn Something New
[*] Bản quyền bài dịch thuộc về ToMo. Khi chia sẻ, cần phải trích dẫn nguồn đầy đủ tên tác giả và nguồn là "Dịch Giả: Nguyễn Minh Phương - Nguồn: ToMo - Learn Something New". Các bài viết trích nguồn không đầy đủ, ví dụ: "Theo ToMo" hoặc khác đều không được chấp nhận và phải gỡ bỏ.
[**] Follow Facebook ToMo - Learn Something New để đọc các bài dịch khác và cập nhật thông tin bổ ích hằng ngày.
[***] Trở thành Tình nguyện viên, Thực tập sinh Part-time tại ToMo để rèn luyện ngoại ngữ và đóng góp tri thức cho cộng đồng tại: //bit.ly/ToMo-hiring.
465 người xem