Công ty cổ phần có thay đổi thông tin đã đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử với cơ quan thuế thì phải thực hiện thủ tục đăng ký thay đổi nội dung đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử trong các trường hợp sau:
- Thay đổi hình thức của hóa đơn:
+ Hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế;
+ Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế.
- Thay đổi từ đối tượng sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế không phải trả tiền dịch vụ sang sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế thông qua tổ chức cung cấp dịch vụ về hóa đơn điện tử [có trả phí].
- Thay đổi hình thức gửi dữ liệu hóa đơn điện tử [áp dụng đối với trường hợp sử dụng hóa đơn không có mã của cơ quan thuế]:
+ Chuyển trực tiếp đến cơ quan thuế; hoặc
+ Thông qua tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử.
- Thay đổi phương thức chuyển hóa đơn điện tử:
+ Chuyển đầy đủ nội dung từng hóa đơn; hoặc
+ Chuyển theo bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử.
- Thay đổi loại hóa đơn sử dụng, bao gồm: hóa đơn GTGT; hóa đơn bán hàng; hóa đơn bán tài sản công; hóa đơn bán hàng dữ trữ quốc gia; các loại hóa đơn khác; các chứng từ được in, phát hành, sử dụng và quản lý như hóa đơn.
- Thay đổi chứng thư số sử dụng;
- Thay đổi về việc ủy nhiệm lập hóa đơn;
- Thay đổi tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử.
Lưu ý: Trường hợp thay đổi ký hiệu mẫu số, ký hiệu hóa đơn thì không phải thực hiện đăng ký thay đổi nội dung đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử
2. Thủ tục đăng ký thay đổi nội dung đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử
Trừ trường hợp ngừng sử dụng hóa đơn điện tử, công ty cổ phần thực hiện thay đổi nội dung đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử như sau:
- Hồ sơ cần chuẩn bị: Tờ khai thay đổi thông tin sử dụng hóa đơn điện tử theo Mẫu số 01/ĐKTĐ-HĐĐT Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP.
- Nơi nộp hồ sơ: Cơ quan thuế quản lý trực tiếp.
- Hình thức nộp hồ sơ: Qua Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế hoặc thông qua tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử. \=> Kiểm tra kỹ lại các thông tin như: Mẫu số, Ký hiệu, số hóa đơn đầu tiên hay chưa; Hình thức mẫu hóa đơn và các thông tin của người bán khác,… xem đã khớp với mẫu mới đã nộp cơ quan Thuế hay chưa Trong khi hoạt động sản xuất kinh doanh, có thể doanh nghiệp ít lần phải thay đổi địa chỉ kinh doanh, có thể cùng quận huyện, hoặc thay đổi địa chỉ tỉnh thành phố khác nhiều so với địa chỉ cũ, hoặc để nâng cao tính chuyên nghiệp và tiện lợi, nhiều doanh nghiệp đã lựa chọn cách thay đổi màu sắc, bổ sung logo, hình ảnh, bổ sung số điện thoại, email, số fax hay số tài khoản ngân hàng... mang lại nhiều lợi ích rất lớn về nhận diện thương hiệu, kịp thời trong hỗ trợ - giao tiếp, nhanh chóng thanh chuyển khoản, đồng thời thu thập được ý kiến khách hàng, củng cố thêm mối quan hệ bên mua và bên bán, đổi mới tư tưởng từ những yếu tố tưởng chừng như nhỏ nhất.
Thay đổi mẫu hóa đơn điện tử là cách mà không ít doanh nghiệp dùng tới để có thể chuyển sang sử dụng một mẫu hóa đơn thiết kế khác đẹp hơn, phù hợp hơn, góp phần khẳng định tính chuyên nghiệp của đơn vị mình. Hiện nay, đã có một số phần mềm hóa đơn điện tử tích hợp tính năng hỗ trợ doanh nghiệp thiết kế hóa đơn chuyên nghiệp, như chuyên gia.
Thực tế, thay đổi mẫu hóa đơn điện tử không phải là việc làm bắt buộc nhưng cần thiết và quan trọng trong công cuộc chuyên nghiệp hóa chu trình sản xuất, kinh doanh của mỗi doanh nghiệp. tiến hành nộp hồ sơ Thông báo phát hành hóa đơn điện tử trực tuyến trên cổng thông tin của Tổng cục Thuế và chờ phản hồi đồng ý là đã có thể sử dụng mẫu hóa đơn mới tạo nhằm thay đổi mẫu hóa đơn điện tử cho doanh nghiệp
Điều chỉnh lại thông tin trên hoá đơn đã thông báo phát hành hóa đơn giấy tự in, đặt in
Các trường hợp cần điều chỉnh lại thông tin trên hóa đơn đã phát hành:
- Chỉ thay đổi tên và địa chỉ trên hóa đơn, không thay đổi mã số thuế và cơ quan thuế quản lý trực tiếp - Thay đổi địa chỉ kinh doanh dẫn đến thay đổi cơ quan thuế quản lý trực tiếp, nếu DN có nhu cầu tiếp tục sử dụng số hóa đơn đã thông báo phát hành
- Khi phát sinh nhu cầu điều chỉnh thông tin trên các hóa đơn đã phát hành: Kế toán lập thông báo điều chỉnh thông tin tại thông báo phát hành hóa đơn để nộp cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp.
Với trường hợp: "Thay đổi địa chỉ kinh doanh dẫn đến thay đổi cơ quan thuế quản lý trực tiếp, nếu DN có nhu cầu tiếp tục sử dụng số hóa đơn đã thông báo phát hành", kế toán cần phải lập thêm Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn để nộp cho cơ quan thuế chuyển đi. Mẫu Thông báo điều chỉnh thông tin hóa đơn Mẫu TB04/AC Ban hành kèm theo Thông tư số 39/2014/TT-BTC ngày 31/3/2014 của Bộ Tài chính.