Tại Sao phải ủy nhiệm lập hóa đơn

Theo điều số 17 của Thông tư 39/2014/TT-BTC về ủy nhiệm lập hóa đơn điện tử. Người bán được ủy nhiệm cho bên thứ ba lập hóa đơn cho các hoạt động bán hàng hóa, dịch vụ trong một số trường hợp. Dịch vụ hóa đơn điện tử an toàn MIFI sẽ giúp kế toán và doanh nghiệp nắm bắt những điểm chính về vấn đề này như sau:

Yêu cầu của các bên khi tiến hành ủy nhiệm lập hóa đơn điện tử

Theo nội dung của quy định của Bộ Tài chính và chính phủ về lập hóa đơn điện tử như sau:

1. Ủy nhiệm phải được xác định bằng văn bản
2. Phải ghi đầy đủ các thông tin về hóa đơn ủy nhiệm trong nội dung quy định
3. Thời hạn ủy nhiệm dựa trên văn bản ủy nhiệm đã ký kết.
4. Thông báo ủy nhiệm tại nơi bán hàng hóa, dịch vụ được ủy nhiệm lập hóa đơn để tất cả người mua hàng hóa, dịch vụ được biết.
5. Cần có văn bản xác nhận khi hết thời hạn ủy nhiệm hoặc chấm dứt trước hạn ủy nhiệm lập hóa đơn.
6. Cần phải tổng hợp báo cáo định kỳ việc sử dụng các hóa đơn ủy nhiệm cho cả 2 bên ủy nhiệm và nhận ủy nhiệm.

Phải có xác nhận pháp lý giữa 2 bên về việc uy nhiệm: bên ủy nhiệm và bên được ủy nhiệm. Tên đơn vị bán là đơn vị ủy nhiệm vẫn phải ghi tên do bên ủy nhiệm khởi tạo, có đóng dấu đỏ của đơn vị uy nhiệm ở phía bên trái hóa đơn. Hóa đơn hông phải đóng dấu của đơn vị ủy nhiệm tự in được in từ thiết bị của bên được ủy nhiệm hoặc hóa đơn điện tử trong một số trường hợp.Một số yêu cầu của các bên trong khi tiến hành ủy nhiệm lập hóa đơn điện tử được đề cập dưới đây:

Về phía bên nhận ủy nhiệm:

Để đảm bảo tính minh bạch và tuân thủ các quy định được ban hành, phía bên ủy nhiệm lập hóa đơn điện tử cần thực hiện các công việc dưới đây:

• Các văn bản pháp ly cần được tạo lập bởi các đơn vị ủy nhiệm lập hóa đơn để xác nhận việc ủy nhiệm tạo lập giữa hai bên, việc này là yêu cầu quan trọng trong quá trình ủy nhiệm, để tránh được những sai phạm, hay những tranh chấp không đáng có về sau.
• Văn bản thông báo ủy nhiệm được gửi chậm nhất là trước tới 03 ngày tới cơ quan thuế quản lý của doanh nghiệp khi bên ủy nhiệm được tiến hàng tạo lập hóa đơn, phải được đảm bảo đúng thời hạn nêu trên.
• Hai bên sẽ tiền hành xác định và thông báo bằng văn bản đối với tường hợp hết thời hạn ủy nhiệm, hoặc một trong hai bên muốn chấm dứt quyết định uy nhiệm. Văn bản có hiệu lực chính thức khi khi quyết định chấm dứt có hiệu lực.
• Các hóa đơn ủy nhiệm được sử dụng cần được lập báo cáo về tình hình thực trạng đang như nào, đã được triển khai đến đâu, có đúng quy trình hay chưa, có đảm bảo nhưng quy định của Bộ Tài chính và Chính phủ đưa ra hay không.
• Việc việc sử dụng, khởi tạo, chỉnh lý hóa đơn theo quy định của cơ quan thuế sẽ được báo cáo hàng quý, mỗi định kì như vậy sẽ đảm bảo được thông tin đến đầy đủ với mọi người, và mọi người sẽ có thói quen đến kì nhận thông tin.

Về phía bên nhận ủy nhiệm:

Sau khi nhận được yêu cầu từ bên ủy nhiệm phía bên nhận ủy nhiệm lập hóa đơn điện tử cần tiến hành các công việc sau:

• Bên ủy nhiệm được tiến hành khởi tạo hóa đơn theo đúng quy trình. Để đảm bảo mọi công việc tiến triển theo đúng quy trình, khi đó, việc triển khai các bước sau sẽ dễ hơn.
• Thông báo được gửi đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp chậm nhất là 03 ngày trước khi tiến hành lập hóa đơn ủy nhiệm đầu tiên, để kịp xử lý sự vụ cũng như những phát sinh có thể xảy ra.
• Để đảm bảo người mua hàng hóa, dịch vụ được biết, thông báo ủy nhiệm phải được niêm yết tại nơi bán hàng hóa, dịch vụ, tại nơi dễ thấy và có người qua lại để đảm bảo được việc truyển tài cũng như nắm thông tin đến tất cả mọi người.
• Thời gian nhận ủy nhiệm hết, những bảng thông báo đã niêm yết sẽ được bên nhân uy nhiệm tháo bỏ ngay tại nơi kinh doanh hàng hóa, dịch vụ, để tránh tính trạng, người mua hàng hóa, dịch vụ nắm sai hay thiếu thông tin, dẫn đến những bất cập về pháp lý không đáng có.
• Tình hình sử dụng các hóa đơn ủy nhiệm sẽ được báo cáo tổng kết định kỳ, được thông báo về thời gian trước để mọi người có thể nắm bắt được thông tin đúng kì, đúng thời điểm, khi đó, mọi người sẽ tự giác nắm được định kì thông báo, cũng như tổng kết nội dung ủy nhiệm được thông báo đến mọi người.

8 Lưu ý khi ủy nhiệm lập hóa đơn điện tử

Một số lưu ý để việc ủy nhiệm lập hóa đơn điện tử đúng với luật định và được nhanh chóng được đề cập như sau:

• Đơn vị ủy nhiệm được ghi tên trong hóa đơn điện tử được lập.
• Các thông tin về hóa đơn ủy nhiệm bao gồm loại hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, số lượng hóa đơn, hình thức hóa đơn, mục đích ủy nhiệm, thời hạn ủy nhiệm, phương thức giao nhận hay phương thức thanh toán hóa đơn ủy nhiệm phải được đi ghi đầy đủ thông tin.
• Bên ủy nhiệm phải lập thông báo ủy nhiệm có ghi đầy đủ các thông tin về hóa đơn ủy nhiệm, mục đích ủy nhiệm, thời hạn ủy nhiệm dựa trên văn bản ủy nhiệm đã ký kết, có tên, chữ ký dấu của đại diện bên ủy nhiệm cho bên nhận ủy nhiệm.
• Đơn vị nhận ủy nhiệm được bắt đầu khởi tạo và xuất hóa đơn bắt đầu từ ngày được viết trong văn bản ủy nhiệm.
• Bên ủy nhiệm lập hóa đơn phải chịu hoàn toàn trách nhiệm về việc phát hành, tạo và sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định pháp luật về hóa đơn kinh doanh hàng hóa và cung cấp dịch vụ.
• Tình hình sử dụng hóa đơn phía bên nhận ủy nhiệm không cần thực hiện thống báo và phát hành hóa đơn và báo cáo về tình hình này.
• Việc lập hóa đơn kinh doanh hàng hóa, cung ứng dịch vụ không tiến hành uỷ nhiệm cho cá nhân hoặc tổ chức không có hoạt động kinh doanh.
• Không có quyền nhận ủy nhiệm lập hóa đơn thì các đơn vị hoặc chi nhánh không có chức năng kinh doanh hàng hóa, cung cấp dịch vụ.

Nội dung thiết yếu trong văn bản thông báo ủy nhiệm lập hóa đơn điện tử

Theo quy định của Bộ Tài Chính và Chính Phủ, văn bản hóa đơn điện tử phỉa đảm bỏa được một số yếu tố và thực hiện đúng quy định. Văn bản ủy nhiệm lập hóa đơn điện tử cần đảm bảo những yếu tố và nội dung theo đúng quy định. Các thông tin mà một văn bản cần phải có bao gồm:

• Loại hóa đơn, hình thức của hóa đơn
• Ký hiệu trên hóa đơn
• Số lượng thứ tự hóa đơn [Từ sốđến số]
• Ủy nhiệm với mục đích gì?
• Tiến hành ủy nhiệm trong thời gian bao lâu?
• Hóa đơn ủy nhiệm được thực hiện phương thức thanh toán như thế nào?
• Đại diện cho bên ủy nhiệm cần gửi họ và tên, chữ ký, con dấu [nếu có] cho bên nhận ủy nhiệm.

Trên đây là những thông tin về nội dung ủy quyền mà bất kì doanh nghiệp nào cũng cần phải lưu ý. Việc đáp ứng đủ các tiêu chí, lưu ý, cũng như các nội dung thông tin cần có trong một văn bản ủy quyền, hay trách nhiệm của bên ủy quyền và nhận ủy quyền sẽ giúp cho kế toán cũng như doanh nghiệp tránh được những sai phạm không đáng có. Nếu cần thêm thông tin về uy nhiệm hóa đơn, bạn vui lòng liên hệ hóa đơn điện tử an toàn MIFI nhé.