Văn phòng ảo và văn phòng truyền thống là những lựa chọn cho một không gian văn phòng mơ ước của bạn, nhưng chúng lại có những tính chất hoàn toàn khác nhau. Làm sao để lựa chọn được “giải pháp văn phòng thông minh” phù hợp với doanh nghiệp của bạn? Cùng điểm mặt 4 điểm khác biệt giữa văn phòng ảo và văn phòng truyền thống.
Văn phòng ảo là gì ?
Văn phòng ảo là mô hình văn phòng cung cấp một địa chỉ kinh doanh đi kèm với các tiện nghi văn phòng như khu vực tiếp khách, lễ tân, số điện thoại, số fax, trang web,… Mô hình văn phòng này thường được sử dụng bởi các công ty khởi nghiệp, doanh nghiệp vừa và nhỏ.
Hình ảnh tòa nhà Pearl plaza
Văn phòng ảo có đặc điểm sau:
- Nhân viên có thể làm việc từ xa mà không cần trực tiếp đến văn phòng.
- Không gian làm việc thay đổi linh hoạt, tùy ý
- Địa chỉ kinh doanh thường tọa lạc ở các vị trí trung tâm, đô thị sầm uất nơi có giao thông thuận tiện như Quận 1, Quận Bình Thạnh,…
- Không gian làm việc chuyên nghiệp, được đầu tư hiện đại.
Văn phòng truyền thống là gì?
Văn phòng truyền thống là văn phòng được sở hữu, quản lý và vận hành bởi một doanh nghiệp duy nhất. Đây là mô hình văn phòng thường được những doanh nghiệp, tập đoàn lớn lựa chọn bởi tính độc lập của nó.
không gian văn phòng
Văn phòng truyền thống có một số đặc điểm như:
- Không gian làm việc riêng tư, bảo mật
- Có trụ sở công ty, địa chỉ, thông tin cụ thể
- Không gian được thiết kế theo phong cách truyền thống với hình thức không gian kín, phân chia các khu vực làm việc bởi vách ngăn cố định.
Sự khác biệt giữa văn phòng ảo và văn phòng truyền thống
Không gian cố định và không gian linh hoạt
Điểm khác biệt đầu tiên và dường như là lớn nhất giữa hai mô hình văn phòng này là “không gian vật lý”. Văn phòng truyền thống xét cho cùng cũng là một văn phòng bình thường, nơi thật sự có tường, có sàn, có bàn làm việc, không gian họp, khu vực lễ tân, trang thiết bị được đầu tư hiện đại,… Văn phòng truyền thống được thiết kế chuyên nghiệp, đây là nơi để các công ty thể hiện văn hóa doanh nghiệp mình. Những văn phòng này sẽ có một địa chỉ văn phòng cố định, đây vừa là nơi diễn ra hoạt động kinh doanh vừa là nơi đón tiếp đối tác khách hàng.
Văn phòng ảo thì ngược lại, mô hình này xem không gian vật lý là thứ yếu. Mô hình này không cần đến một diện tích thực, nhân viên có thể làm làm việc từ xa, làm mọi lúc mọi nơi, hoạt động kinh doanh của công ty vẫn diễn ra ổn định.
Khi sử dụng dịch vụ này, bạn sẽ được cung cấp khu vực tiếp khách, lễ tân và trang thiết bị văn phòng hiện đại như một văn phòng truyền thống, nơi mà sẽ hoạt động giống như công ty của riêng bạn. Các đơn vị cung cấp dịch vụ thường có nhiều hơn một chi nhánh và thường tọa tại các tòa nhà hạng A nằm ở những vị trí trung tâm, sầm uất của thành phố Điều này cho phép bạn có thể đón tiếp đối tác khách hàng ở bất cứ đâu trong chuỗi chi nhánh của đơn vị cung cấp.
không gian văn phòng
Chi phí
Văn phòng ảo là một trong những dịch vụ văn phòng với thế mạnh là chi phí thấp, chỉ từ 9.900VNĐ/ngày. Nói không ngoa, đây chính là mô hình văn phòng “mơ ước” của những nhà khởi nghiệp hay những doanh nghiệp vừa và nhỏ vừa muốn tiết kiệm chi phí vừa muốn xây dựng hình ảnh doanh nghiệp. Bởi, bạn chỉ cần chi trả một khoản phí duy nhất khi ký kết hợp đồng. Sẽ không còn những chi phí phát sinh, chi phí vận hành văn phòng hay hàng ta chi phí khác đang đè nặng đôi vai bạn hàng ngày.
Đối với văn phòng truyền thống, chi phí để tạo ra một môi trường văn phòng độc đáo, mang đậm cá tính riêng của doanh nghiệp là vô cùng lớn. Từ nội thất, trang thiết bị, đến thiết kế không gian đều cần tỉ mỉ và có sự đầu tư lớn. Các doanh nghiệp mạnh về tài chính hay các tập đoàn đa quốc gia luôn ưu tiên lựa chọn mô hình này để họ sẽ sở hữu một không gian văn phòng với sự riêng tư và bảo mật cao. Song song với đó là định hình thương hiệu, xây dựng văn hóa doanh nghiệp.
Giờ làm việc
Một nhân viên trung bình thường làm việc trong 9 giờ và nghỉ trưa trong 1 giờ. Họ được yêu cầu phải hoàn toàn tập trung trong giờ làm việc. Tuy nhiên, đối với những người làm việc trong văn phòng ảo, họ được tự do làm việc, nghỉ ngơi trong thời gian của họ.
Được tự chủ về thời gian và địa điểm làm việc, kiểu văn phòng này cho phép bạn làm việc mọi lúc trong ngày với thời gian ít hay nhiều tùy ý miễn là bạn đảm bảo hiệu suất và tiến độ công việc. Làm việc ở bất cứ đâu bạn thích, dù tại nhà, quán cà phê hay không gian coworking. Điều này giúp giảm bớt áp lực về thời gian và tăng hiệu quả làm việc, đồng thời mang lại cho nhân viên sự thoải mái với chế độ sinh hoạt hợp lý.
không gian văn phòng
Còn với văn phòng truyền thống, thời gian làm việc là cố định và chịu sự giám sát chặt chẽ từ ban quản lý. Mức độ chăm chỉ của nhân viên được tính bằng thời gian họ ngồi trên bàn làm việc trong một tuần nhất định. Tuy đã có nhiều công ty triển khai nhiều cách làm việc mới, nhưng hầu hết, các nhân viên vẫn mang trong mình tâm lý “giết thời gian” khi đi làm.
Đó là tất cả những thông tin mà dịch vụ văn phòng W2O cung cấp để bạn có cái nhìn tổng quan hơn về hai mô hình văn phòng này. Mỗi văn phòng phục vụ cho những đối tượng khác nhau nhưng chung một mục đích là sử dụng tối ưu không gian văn phòng. Hy vọng, bài viết này sẽ giúp ích trong việc lựa chọn văn phòng phù hợp.