Biên bản xóa bỏ hóa đơn thực chất là biên bản thu hồi hóa đơn, được lập khi hóa đơn viết sai, vô hiệu hóa và khiến hóa đơn viết sai không còn giá trị trao đổi. Rất nhiều kế toán hiểu nhầm việc lập biên bản xóa bỏ hóa đơn với biên bản hủy hóa đơn dẫn đến việc lúng túng khi khai báo về tình hình sử dụng hóa đơn của doanh nghiệp mình.
Biên bản xóa bỏ hóa đơn và các trường hợp lập biên bản xóa bỏ hóa đơn.
1. Phân biệt xóa bỏ hóa đơn và hủy hóa đơn
Rất nhiều người hiểu nhầm việc xóa bỏ hóa đơn và hủy hóa đơn:
- Xóa bỏ hóa đơn: Khi viết sai, nhưng chưa xé khỏi cuống, gạch chéo 3 liên hoặc thu hồi xuất tờ khác thay thế.
- Hủy hóa đơn: Khi doanh nghiệp ko còn nhu cầu sử dụng hóa đơn hoặc hóa đơn bị in sai, in trùng, in thừa.
Trong báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn có 2 mục là “hóa đơn xóa bỏ” và “hóa đơn hủy”, trong quá trình lập báo cáo có không ít kế toán thuế kê khai sai 2 mục này. Để phân biệt được các trường hợp kê khai hóa đơn như vào mục hóa đơn bị xóa bỏ, khi vào kê khai vào mục hóa đơn hủy kế toán cần lưu ý các trường hợp xóa bỏ hóa đơn và hủy hóa đơn.
2. Biên bản xóa bỏ hóa đơn
Biên bản xóa bỏ hóa đơn [biên bản thu hồi hóa đơn] được lập trước khi lập hóa đơn mới thay thế hay lập hóa đơn điều chỉnh sai sót.
2.1 Các trường hợp lập biên bản xóa bỏ hóa đơn
Căn cứ vào Điều 20, Thông tư 39/2014/TT-BTC có 2 trường hợp lập biên bản xóa bỏ hóa đơn viết sai hay biên bản thu hồi hóa đơn và thực hiện lập biên bản xóa bỏ hóa đơn [biên bản thu hồi hóa đơn] đã lập như sau:
Các trường hợp lập biên bản xóa bỏ hóa đơn/ biên bản thu hồi hóa đơn.
- Trường hợp lập hóa đơn chưa giao cho người mua, nếu phát hiện hóa đơn lập sai, người bán gạch chéo các liên và lưu giữ số hóa đơn lập sai.
- Trường hợp hóa đơn đã lập và giao cho người mua nhưng chưa giao hàng hóa, cung ứng dịch vụ hoặc hóa đơn đã lập và giao cho người mua, người bán và người mua chưa kê khai thuế nếu phát hiện sai phải hủy bỏ, người bán và người mua lập biên bản thu hồi các liên của số hóa đơn đã lập sai.
- Trường hợp đã kê khai thuế, sau đó phát hiện sai sót thì người bán và người mua phải lập biên bản hoặc có thoả thuận bằng văn bản ghi rõ sai sót, đồng thời người bán lập hóa đơn điều chỉnh sai sót.
Trong hóa đơn điều chỉnh ghi rõ điều chỉnh [tăng, giám] số lượng hàng hóa, giá bán, thuế suất thuế giá trị gia tăng…, tiền thuế giá trị gia tăng cho hóa đơn số…, ký hiệu… và hóa đơn điều chỉnh không được ghi số âm [-].
Lưu ý: Biên bản thu hồi hóa đơn phải thể hiện được lý do thu hồi hóa đơn. Người bán gạch chéo các liên, lưu giữ số hóa đơn lập sai và lập lại hóa đơn mới theo quy định.
2.2 Nội dung biên bản xóa bỏ hóa đơn
Nội dung biên bản xóa bỏ hóa đơn được viết dưới dạng biên bản thu hồi hóa đơn. Việc lập biên bản thu hồi hóa đơn sẽ được bên bán thực hiện và có xác nhận của các bên liên quan gồm bên mua và bên bán.
Nội dung biên bản thu hồi hóa đơn đã lập.
Nội dung của biên bản thu hồi hóa đơn bao gồm các mục:
- Căn cứ Quyết định thực hiện biên bản thu hồi hóa đơn,
- Thông tin của đơn vị mua và đơn vị bán
- Lý do xóa bỏ hóa đơn, thu hồi hóa đơn, chỉ rõ sai sót
- Xác nhận của các bên liên quan
Như vậy nội dung của biên bản xóa bỏ hóa đơn khá đơn giản và ngắn gọn, biên bản xóa bỏ/ thu hồi hóa đơn phải có xác nhận của các bên [bên bán và bên mua]. Biên bản xóa bỏ hóa đơn nếu thực hiện trên giấy buộc phải có đóng dấu và chữ ký, nếu thực hiện trên hệ thống phần mềm buộc phải có chữ ký số.
Những chia sẻ về biên bản xóa bỏ hóa đơn [biên bản thu hồi hóa đơn] đến từ hóa đơn điện tử E-invoice hy vọng sẽ giúp các bạn đặc biệt là các bạn kế toán phân biệt và hiểu rõ các trường hợp lập biên bản thu hồi hóa đơn theo đúng quy định. Nếu bạn có những thắc mắc hoặc cần tư vấn gì thêm vui lòng liên hệ cho chúng tôi theo địa đường dây nóng 19004767 hoặc 19004768 để được tư vấn tốt nhất.
Các doanh nghiệp đang ở trong giai đoạn đầu của việc triển khai sử dụng hóa đơn điện tử cần biết tới biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử - một trong những loại biên bản quan trọng. Vậy biên bản hủy hóa đơn điện tử là gì, sử dụng như thế nào và mẫu biên bản hủy hóa đơn điện tử mới nhất quy định ra sao? Bài viết dưới đây sẽ cung cấp những thông tin cần thiết.
1. Khi nào cần sử dụng biên bản hủy hóa đơn điện tử
Trong quá trình sử dụng hóa đơn điện tử, không tránh khỏi những trường hợp có xảy ra sai sót hoặc các vấn đề dẫn tới phải hủy hóa đơn. Trước tiên, doanh nghiệp cần nắm được khái niệm biên bản hủy hóa đơn và những trường hợp cần sử dụng.
Biên bản hủy hóa đơn là biên bản sử dụng để ghi nhận lại toàn bộ quá trình, diễn biến các sự việc trong quá trình hủy hóa đơn. Đối tượng thực hiện việc này phải là người nắm giữ và sử dụng hóa đơn điện tử. Căn cứ pháp lý đối với mẫu biên bản này tuân thủ theo quy định tại Thông tư 39/2014/TT-BTC.
Theo đó, biên bản hủy hóa đơn được hiểu đơn giản là sử dụng trong trường hợp người nộp thuế hoặc người in ấn, phát hành, sử dụng hóa đơn gặp sai sót trong quá trình in ấn hoặc khởi tạo hóa đơn điện tử nên muốn hủy và không sử dụng hóa đơn cũ
2. Các trường hợp hủy hóa đơn điện tử
Theo quy định tại Nghị định 119/2018/NĐ-CP, hủy hóa đơn điện tử là hình thức xóa dữ liệu hóa đơn trên các thiết bị điện tử và sao lưu trực tuyến để khi bất cứ ai truy cập vào hóa đơn đó đều không hiển thị dưới mọi hình thức. Hay nói cách khác, quá trình hủy hóa đơn là làm cho hóa đơn đó không còn giá trị sử dụng nữa.
- Hủy hóa đơn giấy để chuyển sang hóa đơn điện tử
Theo Nghị định 119/2018/NĐ-CP, khi chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử, doanh nghiệp phải có mã của cơ quan thuế và phải hủy toàn bộ hóa đơn giấy còn tồn. Sau ngày 31/10/2020 các doanh nghiệp còn tồn hóa đơn giấy cũng phải hủy toàn bộ để sử dụng hóa đơn điện tử kể cả có mã và không có mã của cơ quan thuế.
Các trường hợp hủy hóa đơn điện tử
- Hóa đơn điện tử không được sử dụng nhưng vẫn phát hành
Theo Khoản 3 Điều 27 Nghị định 51/2010/NĐ-CP, khi doanh nghiệp, tổ chức hoặc cá nhân kinh doanh đã thông báo phát hành hóa đơn điện tử nhưng không sử dụng hóa đơn đó thì phải thực hiện hủy hóa đơn chậm nhất trong vòng 30 ngày kể từ thời điểm không còn sử dụng.
- Trường hợp sai sót trong hóa đơn điện tử
Trường hợp hóa đơn không có mã của cơ quan thuế, người bán đã gửi hóa đơn cho người mua nhưng phát hiện có sai sót thì hai bên lập văn bản thỏa thuận ghi rõ các sai sót trong hóa đơn. Sau đó, người bán thông báo tới cơ quan thuế về việc hủy hóa đơn điện tử đã lập hóa đơn mới thay thế.
Trong trường hợp hóa đơn có mã của cơ quan thuế, nếu phát hiện hóa đơn điện tử có sai sót chưa được gửi cho người mua thì người bán cũng thông báo hủy hóa đơn điện tử tới cơ quan thuế. Đồng thời, người mua lập hóa đơn mới, ký số và gửi cơ quan thuế để được cấp mã và thay thế hóa đơn điện tử đã bị hủy.
3. Phân biệt biên bản hủy hóa đơn điện tử và biên bản thu hồi hóa đơn điện tử
- Biên bản hủy hóa đơn là biên bản ghi nhận lại diễn biến sự việc đã diễn ra trong quá trình hủy hóa đơn. Nó ghi nhận việc sai sót hóa đơn dẫn đến phải hủy và cam kết 2 bên không kê khai thuế hóa đơn đã viết sai phải hủy. Cụ thể các trường hợp hủy hóa đơn như sau:
+ Hóa đơn đặt in bị sai, in trùng, in thừa phải được hủy trước khi thanh lý hợp đồng đặt in hóa đơn
+ Tổ chức, hộ, cá nhân kinh doanh có hóa đơn không tiếp tục sử dụng phải thực hiện hủy hóa đơn chậm nhất 30 ngày kể từ ngày thông báo với cơ quan thuế
+ Các loại hóa đơn đã lập của các đơn vị kế toán được hủy theo quy định của pháp luật về kế toán. Các loại hóa đơn chưa lập nhưng là vật chứng của các vụ án thì không hủy mà được xử lý theo quy định của pháp luật.
Phân biệt biên bản hủy hóa đơn điện tử với biên bản thu hồi hóa đơn điện tử
Theo Thông tư 39/2014/TT-BTC của Bộ Tài chính, biên bản thu hồi hóa đơn được sử dụng trong trường hợp người bán đã tạo lập và gửi hóa đơn điện tử cho người mua nhưng cả người bán và người mua đều chưa kê khai thuế. Sau khi giao dịch kết thúc thì phát hiện sai sót, bên bán và bên mua cùng lập biên bản thu hồi hóa đơn và lập hóa đơn khác thay thế cho hóa đơn bị sai.
Do đóm, khái niệm biên bản hủy hóa đơn điện tử và biên bản thu hồi hóa đơn điện tử là hoàn toàn khác nhau và được sử dụng trong các trường hợp khác nhau.
3. Cập nhật mẫu biên bản hủy hóa đơn điện tử
Để kế toán dễ dàng hơn trong việc lập biên bản hủy hóa đơn, Nhân Hòa xin chia sẻ mẫu biên bản hủy hóa đơn điện tử chi tiết nhất sau đây
Lập biên bản hủy hóa đơn điện tử ngay trên phần mềm mà công ty bạn đang sử dụng thay vì lập thủ công
4. Dịch vụ hóa đơn điện tử tại Công ty TNHH Phần mềm Nhân Hòa
Phần mềm hóa đơn điện tử HOADON.BIZ giúp dễ dàng tạo lập, phát hành, quản lý hóa đơn với nhiều tính năng cao cấp, phù hợp, đa dạng loại hình quy mô doanh nghiệp. Chuyển đổi sớm cùng HOADON.BIZ - phần mềm hóa đơn điện tử được phát triển bởi Công ty TNHH Phần Mềm Nhân Hòa – tự hào là một trong những đơn vị cung cấp giải pháp HĐĐT uy tín, chuyên nghiệp hàng đầu Việt Nam.
Dịch vụ hóa đơn điện tử tại Công ty TNHH Phần mềm Nhân Hòa
- Tránh tình trạng quá tải, ùn tắc khi sát thời hạn
- Tiết kiệm tối đa chi phí: Doanh nghiệp không cần đầu tư về cơ sở hạ tầng giúp tối ưu bài toán chi phí.
- An toàn và bảo mật: không xảy ra tình trạng mất hoặc hỏng hóc hóa đơn, hóa đơn được lưu trữ an toàn và bảo mật lên đến 10 năm.
- Phát hành nhanh chóng: hóa đơn điện tử được gửi trực tiếp đến người mua gần như ngay lập tức thông qua các giao dịch điện tử [email, SMS].
- Phù hợp với mọi loại hình doanh nghiệp: quản lý theo mô hình tập trung hoặc phân tán phù hợp với đa dạng mô hình doanh nghiệp.
- Tra cứu hóa đơn và tình hình sử dụng hóa đơn tức thời, chính xác: dữ liệu được đồng bộ giữa các phiên bản và thiết bị cùng sử dụng, do đó bất cứ người dùng nào được.
Mọi thắc mắc về cách xử lý lỗi sai địa chỉ trên hóa đơn điện tử hay muốn được tư vấn về phần mềm hóa đơn điện tử