Mỗi dự án đều có một vai trò vô cùng quan trọng đối bởi nó sẽ góp phần giúp đem lại các lợi ích nhất định đối với doanh nghiệp. Chính vì vậy, để quá trình thực hiện dự án được diễn ra thuận lợi nhất thì bạn không thể bỏ qua những kinh nghiệm quản lý dự án mà chúng tôi tổng hợp được sau đây.
Mỗi dự án đều có một vai trò vô cùng quan trọng đối bởi nó sẽ góp phần giúp đem lại các lợi ích nhất định đối với doanh nghiệp. Chính vì vậy, để quá trình thực hiện dự án được diễn ra thuận lợi nhất thì bạn không thể bỏ qua những kinh nghiệm quản lý dự án mà chúng tôi tổng hợp được sau đây.
Duy trì liên lạc trao đổi giữa các bên liên quan
Một dự án có thể sẽ chỉ được thực hiện trong nội bộ công ty nhưng cũng có khi dự án được tiến hành với sự hợp tác đến từ nhiều phía. Đó có thể là các nhà đầu tư, khách hàng hoặc các công ty đối tác của doanh nghiệp, và việc duy trì sự trao đổi liên lạc giữa các bên là vô cùng cần thiết để giải quyết kịp thời các vấn đề hoặc các vướng mắc.
Tuy nhiên, theo một nghĩa hẹp hơn thì cụm từ các bên liên quan cũng có thể dùng để chỉ vai trò của các thành viên trực tiếp tham gia thực hiện dự án. Việc các thành viên trong nhóm chủ động liên lạc và cập nhật tình hình, tiến độ hoàn thành sẽ giúp công việc được thông suốt, không bị chồng chéo nhiệm vụ.
Luôn chủ động liên lạc và cập nhật tình hình với các bên liên quan trong quá trình dự án được tiến hành
Giao nhiệm vụ cụ thể cho từng thành viên
Trước khi dự án được thực hiện, hãy đảm bảo rằng tất cả các thành viên đều đã được giao nhiệm vụ và hiểu rõ nhiệm vụ cũng như vai trò của mình. Đó phải là những nhiệm vụ càng cụ thể càng tốt, không nên giao những công việc chung chung, mập mở để rồi dẫn đến tình trạng đùn đẩy trách nhiệm.
Kèm theo nhiệm vụ công việc có thể là hạn nộp với ngày giờ cụ thể để nhân viên của bạn có động lực và cố gắng hoàn thành nó một cách nhanh nhất.
Giao nhiệm vụ kèm theo deadline công việc cho nhân viên cấp dưới để đảm bảo tiến độ dự án
Dự tính nhiều phương án
Một dự án được thực hiện có thể sẽ không đem lại thành công như bạn nghĩ, thậm chí đó còn có thể là một thất bại đem đến nhiều rủi ro cho công ty. Chính vì vậy hãy luôn chuẩn bị nhiều phương án dự phòng nhất có thể để ngăn chặn và khắc phục các tình huống xấu xảy ra.
Tổ chức họp định kỳ
Các cuộc họp định kỳ có thể được tổ chức theo kiểu gặp mặt trực tiếp hoặc tổ chức online tùy vào mục đích và từng hoàn cảnh cụ thể. Những cuộc họp có một vai trò vô cùng quan trọng bởi chúng không chỉ giúp khơi dậy tinh thần làm việc cho các thành viên, mà còn là dịp để mọi người cùng nhau nhìn lại và giải quyết các khó khăn, vướng mắc.
Những cuộc họp định kỳ sẽ giúp các thành viên thống nhất, bàn bạc lại các kế hoạch và phương án
Ứng dụng phần mềm quản lý dự án MyXteam
Quản lý dự án trong thời đại 4.0 không thể thiếu sự giúp đỡ của các phần mềm quản lý trực tuyến, trong đó có MyXteam. MyXteam cung cấp đến người dùng hàng loạt những tính năng hữu ích tạo điều kiện thuận lợi tối đa trong quá trình thực hiện dự án.
Tính năng quan trọng hàng đầu của ứng dụng này đó chính là tạo lập kế hoạch dự án. Đó sẽ là một kế hoạch đầy đủ, chi tiết với các nhiệm vụ cụ thể được trình bày dưới dạng danh sách rất dễ hiểu và rõ ràng.
Khi kế hoạch công việc chi tiết đã được tạo dựng xong, người quản lý chỉ việc gán từng nhiệm vụ có sẵn cho các nhân viên phù hợp. Không những vây, tính năng này cũng tích hợp sẵn thiết lập hẹn ngày giờ hoàn thành nhiệm vụ để nhân viên tiện theo dõi.
Ngoài ra, MyXteam còn góp phần tạo nên một môi trường làm việc linh hoạt và năng động. Chỉ với một chiếc điện thoại trong tay bạn cũng có thể truy cập tất cả các dữ liệu công việc hay chat với các thành viên khác.
Quản lý dự án hiệu quả hơn với MyXteam
Trên thực tế, nếu có một sự chuẩn bị tốt thì việc quản lý dự án sẽ không quá khó như bạn nghĩ. Lại cộng thêm sự trợ giúp từ một phần mềm đa tính năng như MyXteam thì không gì là không thể!