Thuộc bộ phần mềm ứng dụng cho văn phòng nổi tiếng Microsoft Office, phiên bản Ms Outlook chuyên dùng cho những ai hay gửi thư, muốn quản lý nhiều tiện ích hơn trong giới hạn của một phần mềm. Với phiên bản mới nhất Ms Office 2016, Outlook như được hoàn thiện, cải tiến giao diện từ phiên bản Office 2013 và đến phiên bản Office 2016 trở nên hoàn chỉnh, nhiều tính năng cũng như giao diện trực quan hơn.
Quản lý các nhóm thư không phải là tính năng mới, nó giúp chúng ta phân loại được các địa chỉ thư, mục đích sử dụng của các nhóm đó và trong phiên bản Outlook mới nhất này tính năng này được cải tiến mạnh mẽ cũng như đơn giản hóa trong các thao tác sử dụng để đảm bảo rằng bất cứ ai cũng có thể thực hiện được. Nếu bạn chưa có tài khoản mail outlook, bạn có thể xem cách tạo Mail Outlook và sau đó hãy cùng Taimienphi.vn khám phá tính năng này nhé.
Hướng dẫn tạo nhóm trong Outlook, lập Group mail trong Outlook
Chú ýTrong bài viết chúng tôi thực hiện trên Outlook 2016 chính vì thế nếu bạn đọc dùng những phiên bản thấp hơn có thể tham khảo và áp dụng vì về cơ bản Outlook 2016 cũng không khác nhiều so với 2013 và 2010.
Bước 1: Mở Outlook của bạn ra.
Bước 2: Click vào New items => More items => Contac Group.
Bước 3: Trong Contact Group chọn New E-mail Contact.
Bước 4: Điền tên hiển thị và địa chỉ mail vào sau đó ấn OK để kết thúc.
Bước 5: Bạn có thể Add bất cứ mail nào tùy thích, kết thúc bạn tạo tên cho Group rồi click Save&Close.
Bước 6: Để xem group vừa tạo, bạn trở lại trang đầu tiên và bấm vào hình dưới.
Và từ giờ trở đi, nếu bạn muỗn gửi thư cho một nhóm, bạn có thể click vào AddressBook rồi chọn nhóm, rất tiện lợi phải không nào.
Với việc phân loại email theo nhóm, từ nay bạn sẽ không phải mất công điền từng thông tin tài khoản vào nữa. Việc tạo các group sẽ khiến bạn mất ít thời gian hơn cũng như hiệu quả hơn; nếu bạn đang sử dụng Gmail, hãy tham khảo cách tạo nhóm trong Gmail mà chúng tôi thực hiện trước đó.
Tạo nhóm email trong outlook giúp bạn dễ dàng gửi thư tới 2 hay nhiều tài khoản outlook trong cùng thời điểm, không phải gửi riêng lẻ từng người một như trước đây. Cũng giống như việc nhóm trong Outlook, thì việc tạo rule trong Outlook cũng sẽ giúp bạn quản lý toàn bộ thông tin email trong outlook của mình một cách chuyên nghiệp nhất, tham khảo cách tạo rule trong outlook để biết cách thực hiện nhé.
Chúc các bạn tạo nhóm trong Outlook thành công !
Outlook là phần mềm quản lý cũng như gửi thư điện tử trực tiếp với nhiều tính năng cao cấp hỗ trợ người dùng. Trong đó không thể không kể đến tính năng gửi thư theo nhóm, quản lý email theo từng group. Tính năng này sẽ giúp bạn tiết kiệm rất nhiều thời gian nếu như bạn phải gửi rất nhiều thư trong một ngay.
Tạo chữ ký Outlook, thêm chữ ký email Outook Thay đổi số lượng dòng Preview trong Outlook 2013 Sao lưu dữ liệu Outlook, backup Mail trong Outlook 2010, 2016, 2013, 2007 Cách quản lý Yahoo Mail, Gmail, Hotmail bằng Outlook 2013 Hướng dẫn lưu và Backup Mail trong Outlook 2007 Hướng dẫn sao lưu dữ liệu Outlook 2010, 2007, 2013, 2016
Giống như tin nhắn SMS, với Outlook bạn cũng có thể tạo một nhóm người cùng nhận email của mình. Đây là tính năng rất cần thiết cho tất cả người dùng Outlook chuyên nghiệp khi dự định gửi một email đến hàng loạt người nhận khác nhau, bởi nó giúp tiết kiệm rất nhiều thời gian và công sức thay vì phải liên tục sao chép – dán đầy tẻ nhạt. Nếu chưa biết cách thực hiện, bạn hãy tham khảo cách tạo Group Email trong Outlook dưới đây.
Group Email là gì?
Group Email là gửi email đến một nhóm người cụ thể. Bạn có thể tạo Group Email trong Outlook để gửi email đến nhiều người cùng lúc – một nhóm dự án, một phòng ban hoặc đơn giản chỉ là một nhóm bạn bè – mà không cần phải thêm thủ công từng địa chỉ email vào hộp To, Cc hay Bcc. Bạn cũng có thể tạo một danh sách liên lạc rồi sau đó mới thêm người nhận vào.
Tạo Group Email trong Outlook
Ở hướng dẫn này mình sẽ chia thành hai phần. Phần đầu tiên trình bày cách tạo một nhóm liên hệ trong Outlook, nơi bạn có thể tạo danh sách người nhận cho email của mình. Và trong phần sau bạn sẽ biết cách gửi đi một email cho cả nhóm bằng Outlook.
* Phiên bản Outlook mình sử dụng là 2016. Outlook 2013 cũng tương tự, nhưng các phiên bản cũ hơn có thể sẽ hơi khác một chút về thao tác.
1. Tạo nhóm liên hệ
Bước 1: Sau khi đăng nhập vào Outlook, click vào biểu tượng People ở thanh điều hướng.
Bước 2: Click vào New Contact Group.
Bước 3: Hoàn thiện nhóm liên hệ của bạn.
- [1]: Đặt tên cho nhóm.
- [2]: Thêm một thành viên vào nhóm [có thể chọn từ danh sách liên hệ trong Outlook hoặc thêm bằng địa chỉ email của người đó].
Nếu thêm thành viên mới bằng địa chỉ email [New E-mail Contact], thực hiện tiếp như sau:
- [3]: Tên hiển thị của thành viên đó.
- [4]: Địa chỉ email của thành viên đó.
- [5]: Click vào OK để hoàn tất thêm mới một thành viên vào nhóm.
Sau khi thêm đầy đủ các thành viên, hãy kiểm tra lại nhóm liên hệ.
Để xoá một thành viên khỏi nhóm, chọn thành viên đó rồi click vào Remove Member.
Lưu lại nhóm liên hệ bằng cách click vào Save & Close.
Sau này nếu muốn sửa đổi lại nhóm liên hệ, bạn click vào biểu tượng People, chọn nhóm cần sửa rồi click vào Edit.
2. Gửi email trong nhóm liên hệ
Bây giờ khi bạn soạn thảo một email mới, hãy ghi người nhận là tên của nhóm mà bạn đã tạo. Outlook sẽ thêm tất cả các thành viên trong nhóm đó làm người nhận email của bạn.
Sau khi click vào Send để gửi đi, tất cả thành viên trong nhóm đều sẽ nhận được email này.
Qua bài viết trên, mình đã hướng dẫn chi tiết cho các bạn cách tạo Group Email trong Outlook, bao gồm cả hai quy trình: tạo nhóm liên hệ và gửi email cho mọi người trong nhóm. Chắc chắn rằng bạn sẽ cảm thấy hài lòng với tính năng tiện lợi này. Chúc các bạn thực hiện thành công!
NhómMicrosoft 365 khác nhau từ một nhóm liên hệ [trước đây gọi là danh sách phân phối]. Nhóm liên hệ là một tập hợp địa chỉ email bạn có thể sử dụng để gửi thư email hoặc lời mời họp tới tất cả mọi người cùng một lúc. Để tạo nhóm liên hệ, xem mục Tạo nhóm liên hệ.
Xem video ngắn về việc tạo nhóm được sử dụng làm địa chỉ email của công ty.
-
Mở Outlook for Windows.
-
Chọn Trang đầu > Nhóm Mới.
Bạn không thấy Nhóm Mới trong dải băng của mình? Phòng CNTT bên bạn có thể đã không bật Nhóm cho tổ chức bạn. Liên hệ với họ để được trợ giúp. -
Điền thông tin nhóm.
-
Tên nhóm: Tạo tên thể hiện tinh thần của nhóm.
Sau khi bạn nhập tên, một địa chỉ email đề xuất sẽ được cung cấp. "Không sẵn dùng" nghĩa là tên nhóm đã được sử dụng và bạn nên thử một tên khác. Lưu ý rằng sau khi bạn chọn tên nhóm, bạn sẽ không thể thay đổi tên đó.
-
Mô tả: Bạn có thể nhập tùy ý mô tả sẽ giúp người khác hiểu mục đích của nhóm. Mô tả này sẽ được tích hợp trong email chào mừng khi có người tham gia nhóm.
-
Phân loại: Chọn phân loại. Các tùy chọn sẵn dùng phụ thuộc vào việc tổ chức của bạn thiết lập những gì.
-
Quyền riêng tư: Theo mặc định, các Nhóm được tạo dưới dạng Riêng tư. Điều này nghĩa là chỉ các thành viên đã được chấp thuận trong tổ chức của bạn mới có thể xem nội dung trong nhóm. Bất kỳ ai khác trong tổ chức của bạn không được chấp thuận sẽ không thể xem nội dung trong nhóm.
-
Chọn Công khai để tạo nhóm mà bất cứ ai trong tổ chức của bạn cũng có thể xem nội dung nhóm và trở thành thành viên.
-
Chọn Riêng tư để tạo nhóm yêu cầu phải có phê duyệt tư cách thành viên và chỉ thành viên mới có thể xem nội dung nhóm.
-
-
Gửi mọi cuộc hội thoại và sự kiện nhóm tới hộp thư đến của thành viên Bạn có thể tùy ý chọn hộp này để cho phép thành viên xem mọi cuộc hội thoại và sự kiện nhóm trong hộp thư đến của họ mà không phải truy nhập không gian làm việc nhóm riêng. Thành viên có thể thay đổi cài đặt này cho các hộp thư riêng của mình.
-
Chọn Tạo.
Mở Outlook for Mac. Chọn Tệp > Mới > Nhóm. Điền thông tin nhóm: Tên nhóm: Tạo tên thể hiện tinh thần của nhóm. Sau khi bạn nhập tên, một địa chỉ email đề xuất sẽ được cung cấp. "Không sẵn dùng" nghĩa là tên nhóm đã được sử dụng và bạn nên thử một tên khác. Lưu ý rằng sau khi bạn chọn tên nhóm, bạn sẽ không thể thay đổi tên đó. Mô tả: Bạn có thể nhập tùy ý mô tả sẽ giúp người khác hiểu mục đích của nhóm. Mô tả này sẽ được tích hợp trong email chào mừng khi có người tham gia nhóm. Bấm vào Tiếp theo. Nhập địa chỉ email của thành viên hoặc chọn thành viên từ danh sách liên hệ muốn thêm vào nhóm. Bạn có thể thêm khách bên ngoài trường học hoặc tổ chức của mình vào nhóm. Quyền riêng tư: Theo mặc định, các Nhóm được tạo dưới dạng Riêng tư. Điều này nghĩa là chỉ các thành viên đã được chấp thuận trong tổ chức của bạn mới có thể xem nội dung trong nhóm. Bất kỳ ai khác trong tổ chức của bạn không được chấp thuận sẽ không thể xem nội dung trong nhóm. Chọn Công khai để tạo nhóm mà bất cứ ai trong tổ chức của bạn cũng có thể xem nội dung nhóm và trở thành thành viên. Chọn Riêng tư để tạo nhóm yêu cầu phải có phê duyệt tư cách thành viên và chỉ thành viên mới có thể xem nội dung nhóm. Phân loại: Chọn phân loại. Các tùy chọn sẵn dùng phụ thuộc vào việc tổ chức của bạn thiết lập những gì.
Nhấp vào Tạo. Bạn sẽ thấy thư chào mừng trong hộp thư đến nhóm vừa được tạo.
-
Mở Outlook trên web.
-
Trong ngăn bên trái, bên dưới nhóm, chọn nhóm mới hoặc bấm chuột phải vào nhóm, rồi chọn nhóm mới.
Lưu ý: Nếu bạn không nhìn thấy nhóm trong ngăn bên trái, tổ chức của bạn có thể không bật nhóm.
-
Điền thông tin nhóm:
-
Tên nhóm: Tạo tên thể hiện tinh thần của nhóm.
Sau khi bạn nhập tên, một địa chỉ email đề xuất sẽ được cung cấp. "Không sẵn dùng" nghĩa là tên nhóm đã được sử dụng và bạn nên thử một tên khác. Lưu ý rằng sau khi bạn chọn tên nhóm, bạn sẽ không thể thay đổi tên đó.
-
Mô tả: Bạn có thể nhập tùy ý mô tả sẽ giúp người khác hiểu mục đích của nhóm. Mô tả này sẽ được tích hợp trong email chào mừng khi có người tham gia nhóm.
-
Quyền riêng tư: Theo mặc định, các nhóm được tạo dưới dạng Riêng tư. Điều này nghĩa là chỉ các thành viên đã được chấp thuận trong tổ chức của bạn mới có thể xem nội dung trong nhóm. Bất kỳ ai khác trong tổ chức của bạn không được chấp thuận sẽ không thể xem nội dung trong nhóm.
-
Chọn Công khai để tạo nhóm mà bất cứ ai trong tổ chức của bạn cũng có thể xem nội dung nhóm và trở thành thành viên.
-
Chọn Riêng tư để tạo nhóm yêu cầu phải có phê duyệt tư cách thành viên và chỉ thành viên mới có thể xem nội dung nhóm.
-
-
Phân loại: Chọn phân loại. Các tùy chọn sẵn dùng phụ thuộc vào việc tổ chức của bạn thiết lập những gì.
-
Gửi mọi cuộc hội thoại và sự kiện nhóm tới hộp thư đến của thành viên Bạn có thể tùy ý chọn hộp này để cho phép thành viên xem mọi cuộc hội thoại và sự kiện nhóm trong hộp thư đến của họ mà không phải truy nhập không gian làm việc nhóm riêng. Thành viên có thể thay đổi cài đặt này cho các hộp thư riêng của mình.
-
Chọn Tạo.
-
-
Mở Outlook trên web.
-
Trong ngăn bên trái, bên cạnh nhóm, hãy chọn nút + . [Nếu bạn không nhìn thấy nút + , hãy di chuột qua ngăn bên trái.]
Lưu ý: Nếu bạn không nhìn thấy nhóm trong ngăn bên trái, tổ chức của bạn có thể không bật nhóm.
-
Điền thông tin nhóm.
-
Tên nhóm: Tạo tên thể hiện tinh thần của nhóm.
Sau khi bạn nhập tên, một địa chỉ email đề xuất sẽ được cung cấp. "Không sẵn dùng" nghĩa là tên nhóm đã được sử dụng và bạn nên thử một tên khác. Lưu ý rằng sau khi bạn chọn tên nhóm, bạn sẽ không thể thay đổi tên đó.
-
Mô tả: Bạn có thể nhập tùy ý mô tả sẽ giúp người khác hiểu mục đích của nhóm. Mô tả này sẽ được tích hợp trong email chào mừng khi có người tham gia nhóm.
-
Quyền riêng tư: Theo mặc định, các nhóm được tạo dưới dạng Riêng tư. Điều này nghĩa là chỉ các thành viên đã được chấp thuận trong tổ chức của bạn mới có thể xem nội dung trong nhóm. Bất kỳ ai khác trong tổ chức của bạn không được chấp thuận sẽ không thể xem nội dung trong nhóm.
-
Chọn Công khai để tạo nhóm mà bất cứ ai trong tổ chức của bạn cũng có thể xem nội dung nhóm và trở thành thành viên.
-
Chọn Riêng tư để tạo nhóm yêu cầu phải có phê duyệt tư cách thành viên và chỉ thành viên mới có thể xem nội dung nhóm.
-
-
Phân loại: Chọn phân loại. Các tùy chọn sẵn dùng phụ thuộc vào việc tổ chức của bạn thiết lập những gì.
-
Gửi mọi cuộc hội thoại và sự kiện nhóm tới hộp thư đến của thành viên Bạn có thể tùy ý chọn hộp này để cho phép thành viên xem mọi cuộc hội thoại và sự kiện nhóm trong hộp thư đến của họ mà không phải truy nhập không gian làm việc nhóm riêng. Thành viên có thể thay đổi cài đặt này cho các hộp thư riêng của mình.
-
Chọn Tạo.
-
Mở ứng dụng Outlook dành cho thiết bị di động.
-
Chọn Nhóm từ ngăn thư mục.
Bạn không thấy Nhóm trong ngăn thư mục của mình? Phòng CNTT bên bạn có thể đã không bật Nhóm cho tổ chức bạn. Liên hệ với họ để được trợ giúp. -
Trong tiêu đề Nhóm, hãy nhấn +.
-
Ở trang Nhóm Mới, nhập tên cho nhóm > Tiếp theo.
-
Trên trang Cài đặt, nhập thông tin bắt buộc, bao gồm các mức bảo mật, [Công khai hoặc Riêng tư], phân loại và việc thành viên nhóm có nên theo dõi các cuộc hội thoại và sự kiện nhóm trong hộp thư đến cá nhân của họ hay không.
-
Nhấn vào Tạo.
-
Nhập địa chỉ email của thành viên hoặc chọn thành viên từ danh sách liên hệ để thêm vào nhóm. Bạn có thể thêm khách vào nhóm.
-
Nhấn vào Thêm. Bạn sẽ thấy một thư chào mừng trong hộp thư đến của nhóm mới tạo.
Nhóm cộng đồng học tập chuyên nghiệp [PLC] là một loại nhóm Microsoft 365 cung cấp một khoảng trống dùng chung cho các nhà giáo dục để dùng để cộng tác. PLCs sẵn có trong các gói giáo dục Microsoft 365.
PLC rất giống với các nhóm Microsoft 365 khác. Đi kèm với nhóm là hộp thư và lịch dùng chung, thư viện tài liệu dùng chung và Sổ tay OneNote. Sổ tay này được thiết kế dành cho các giảng viên và bao gồm các mẫu, cùng nhiều tài nguyên nhằm cung cấp ý tưởng và hỗ trợ cho họ.
Lưu ý:
-
Tạo nhóm PLC không được hỗ trợ trong Outlook mới trên web. Tạo nhóm PLC hiện chỉ sẵn dùng trên các nhóm
-
Nếu bạn muốn tạo một nhóm PLC, bạn vẫn có thể thực hiện điều này trong nhóm hoặc bằng cách chuyển sang phiên bản cổ điển của Outlook trên web khi có sẵn.
-
Các nhóm PLC hiện có không bị ảnh hưởng, có thể được truy nhập từ Outlook trên web như bình thường và dùng như bạn đã luôn thực hiện. Chỉ có thay đổi này ảnh hưởng đến các nhóm PLC mới. Để tìm hiểu thêm về cách tạo nhóm PLC trong nhóm, hãy xem mục tạo nhóm cho PLCs trong Microsoft Groups