Trong bất kỳ doanh nghiệp nào dấu treo cũng đóng vai trò quan trọng. Nhưng hiểu đóng dấu treo là gì và khi nào sử dụng dấu treo thì không phải ai cũng biết. Vậy để giải đáp cho vấn đề này, hãy cùng chúng tôi tìm hiểu qua bài viết dưới đây.
Xem thêm :
Giải đáp: Đóng dấu treo là gì?
Đóng dấu treo là gì? Chính là cách xét duyệt văn bản đã được thông qua và chấp nhận để thông báo tới mọi người. Con dấu này do các cơ quan, tổ chức hoặc các doanh nghiệp sử dụng. Khi đóng sẽ đóng lên trang đầu tiên của văn bản xét duyệt.
Trong đó, tính hợp lý của dấu treo được tính là: Một phần tên của cơ quan, tổ chức hoặc tên của phụ lục kèm theo trong văn bản chính. Đồng thời, tên của cơ quan, tổ chức được viết bên trái, đầu tài liệu và đính kèm phụ lục. Do đó, người ủy quyền khi đóng dấu sẽ thực hiện bên trái và dấu sẽ đóng chặn lên tên cơ quan, tổ chức hoặc tên phụ lục.
Hiện nay, một số loại văn bản thường dùng dấu treo như:
- Hóa đơn
- Xác nhận hoạt động chuyên môn cho sinh viên thực tập.
- Tài liệu thông tin trong các cơ quan, tổ chức.
Đóng dấu treo được quy định như thế nào?
Tại điều 26 Nghị định 110/2004/NĐ-CP về công tác văn thư quy định cách đóng dấu treo như sau:
- Dấu phải được đóng rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều và mực đúng loại quy định.
- Dấu đóng lên chữ ký phải đóng trùm lên 1/3 chữ ký về phía bên trái.
- Với các phụ lục kèm theo bản chính, người ký văn bản quyết định và dấu được đóng lên trang đầu. Đồng thời, dấu phải trùm lên tên cơ quan, tổ chức hoặc tên của phụ lục kèm theo.
Nắm rõ những quy định trên sẽ giúp văn bản được chấp nhận và thông báo đến người được thông báo sớm nhất.
Ý nghĩa của việc đóng dấu treo
Cũng như đóng dấu giáp lai, đóng dấu treo mang ý nghĩa quan trọng nhất định. Cụ thể như:
- Thứ nhất, với các văn bản nội bộ, dấu treo thường sử dụng để đánh dấu lên để thông báo tới toàn thể mọi người có liên quan trong công ty, doanh nghiệp.
- Thứ hai, dấu treo dùng để đóng lên các liên đỏ mang giá trị xác định thẩm quyền và những thông tin thể hiện tránh giả mạo. Thông thường, với các liên này sẽ được đóng ở phía góc trái.
- Thứ ba, văn bản nào đóng dấu treo thì đó được xem là văn bản chính. Do đó, dấu treo thường được dùng khi ban hành các văn bản thực hiện hoạt động nào đó trong công ty, cơ quan hoặc tổ chức.
Khi nào được sử dụng đóng dấu treo?
Thông thường, dấu treo được sử dụng trong các trường hợp cụ thể và được quy định rõ ràng mới có hiệu lực. Vậy khi nào sử dụng đóng dấu treo?
Khi không có sự ủy quyền
Trong trường hợp người chịu trách nhiệm được ký ở phía dưới không có thẩm quyền thì sẽ dùng dấu treo để đóng lên chữ ký của mình đã ký ở văn bản đó.
Những văn bản không có sự ủy quyền thường là ở các phòng đào tạo của trường đại học hoặc phòng công tác sinh viên. Lúc này, dấu treo được sử dụng để cho sinh viên. Hoặc trong các hóa đơn cũng sẽ dùng dấu treo.
Khi ban hành các loại văn bản
Khi ban hành các loại văn bản pháp luật hoặc các phụ lục theo đúng quy định của pháp luật thì có thể dùng dấu treo. Ví dụ như: Văn bản đã được ban hành và có hiệu được quy định theo Luật pháp.
Hy vọng với các thông tin được cung cấp trên đây thì các bạn đã biết đóng dấu treo là gì. Đồng thời, hiểu rõ hơn về quy định cũng như các trường hợp được sử dụng con dấu này.
- đóng dấu
- đóng dấu treo
- đóng dấu treo là gì
Bởi: Einvoice.vn - 21/02/2022 Lượt xem: 2458 Cỡ chữ
Bảng kê đính kèm hóa đơn có phải đóng dấu treo không? Dấu treo đóng trên văn bản như thế nào sẽ được coi là đúng quy định? Nếu đang thắc mắc về những câu hỏi này, đừng bỏ qua bài viết dưới đây từ E-invoice!
1. Đóng dấu treo là gì?
Theo Điều 33, Nghị định 30/2020/NĐ-CP, việc đóng dấu treo trên văn bản giấy sẽ do người đứng đầu cơ quan, tổ chức quy định.
Trong khi đó, căn cứ theo Nghị định 110/2004/NĐ-CP, dấu treo được sử dụng trong các văn bản hành chính, văn bản lưu nội bộ, hợp đồng giao kết giữa các bên. Hoặc, trong phụ lục đính kèm của các loại văn bản, hợp đồng này hoặc các loại hóa đơn, giấy tờ, chứng từ kế toán.
Bảng kê đính kèm hóa đơn có phải đóng dấu treo không là câu hỏi gây bối rối cho kế toán.
Dấu treo sẽ thường được đóng dấu trên trang đầu tiên, đúng theo quy định của pháp luật về đóng dấu. “Việc đóng dấu lên các phụ lục kèm theo văn bản chính do người ký văn bản quyết định và dấu được đóng lên trang đầu, trùm lên một phần tên cơ quan, tổ chức hoặc tên của phụ lục kèm theo”. Theo khoản d, Điều 16, Thông tư 39/2014/TT-BTC: Trường hợp thủ trưởng đơn vị không ký vào tiêu thức người bán hàng thì phải có giấy ủy quyền của thủ trưởng đơn vị cho người trực tiếp bán ký, ghi rõ họ tên trên hóa đơn và đóng dấu của tổ chức vào phía trên bên trái của tờ hóa đơn. Mặt khác, mục đích của việc đóng dấu treo là để khẳng định văn bản là một bộ phận của văn bản chính, đồng thời xác nhận nội dung để tránh việc giả mạo giấy tờ cũng như thay đổi giấy tờ liên quan. Như vậy, dấu treo có thể hiểu là loại dấu quan trọng được sử dụng để đóng lên các văn bản khác nhau và thường nằm ở trang đầu tiên của văn bản. Hoặc, có thể đóng dấu ở một phần tên của tổ chức, doanh nghiệp hay phụ lục đi kèm các loại văn bản chính.
>> Có thể bạn quan tâm: Hóa đơn điện tử, Báo giá hóa đơn điện tử.
Dấu treo được dùng khi ban hành các văn bản hoặc phụ lục.
2. Khi nào cần đóng dấu treo?
Dấu treo được sử dụng trong khá nhiều trường hợp. Tuy nhiên, căn cứ theo mục đích cụ thể thì loại dấu này thường được dùng cho các mục đích sau đây: - Để đánh dấu trên các văn bản nội bộ nhằm thông báo đến những người có liên quan thuộc tổ chức, doanh nghiệp. - Để đóng lên phía góc trái của liên đỏ nhằm xác định thẩm quyền cũng như các thông tin thể hiện trên đó. Đồng thời, hạn chế tình trạng giả mạo của văn bản và các loại giấy tờ khác. - Khi không có sự ủy quyền, thể hiện mục đích đóng dấu lên chữ ký đã ký tại văn bản đó. - Khi ban hành các văn bản hoặc phụ lục theo đúng quy định của Pháp luật. Có thể thấy, dấu treo được đóng lên văn bản như một tiêu thức của văn bản chính. Do đó, cần phải thực hiện đóng dấu treo khi ban hành văn bản liên quan đến hoạt động trong các doanh nghiệp, tổ chức,….
Về mặt pháp lý, xét theo Nghị định 110/2004/NĐ-CP và Điều 18, Nghị định 23/2015/NĐ-CP, dấu treo thực tế chỉ mang tính chất hình thức, nhằm xác minh văn bản được đóng dấu như một bộ phận của văn bản chính chứ không có giá trị pháp lý.
>> Tham khảo: Quy định về bảng kê đính kèm hóa đơn.
Dấu treo không có giá trị về mặt pháp lý mà chỉ mang tính chất hình thức.
3. Bảng kê đính kèm hóa đơn có phải đóng dấu treo không?
Hóa đơn sử dụng trong các doanh nghiệp, tổ chức thường có bảng kê đính kèm để bổ sung thông tin. Việc đóng dấu treo đối với những hóa đơn như vậy cũng được áp dụng và phải đảm bảo tuân thủ đúng quy định về con dấu. Theo quy định hiện hành, dấu treo có thể được đóng trên mọi hóa đơn đã bàn giao cho khách hàng. Điều kiện là người bán cần phải có thư ủy quyền từ những người đứng đầu tổ chức, doanh nghiệp. Thêm vào đó, người bán phải trực tiếp ký, ghi rõ họ tên, chức vụ, địa chỉ đầy đủ trên hóa đơn. Với hóa đơn bán hàng, việc sử dụng dấu treo không cần phải có sự đồng ý từ phía những người đứng đầu tổ chức, doanh nghiệp. Thực tế, chỉ cần có sự ủy quyền, chữ ký của người chịu trách nhiệm đóng dấu lên văn bản là hóa đơn có thể xuất cho khách hàng. Tương tự, bảng kê đính kèm hóa đơn cũng không bắt buộc phải đóng dấu treo song đây là việc làm cần thiết để trở thành căn cứ khẳng định bảng kê là một bộ phận của hoa đơn. Thông qua đó, xác nhận thông tin được đưa ra trong bảng kê, tránh việc giả mạo giấy tờ, thay đổi thông tin.
Để biết thêm thông tin chi tiết về phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice, vui lòng liên hệ:
CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN
Các tin tức liên quan:
08/02/2022-11112 lượt xem
10/02/2022-16173 lượt xem
12/02/2022-34260 lượt xem
14/02/2022-77208 lượt xem