Cho dù bạn không cần vay vốn từ ngân hàng hoặc các bên cho vay thì những báo cáo tài chính sẽ hỗ trợ cho bạn rất nhiều trong việc đưa ra quyết định. Và báo cáo tài chính quan trọng nhất mà bất kỳ doanh nghiệp nào cũng cần là Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh.
Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh thể hiện doanh thu và chi phí kinh doanh và tình trạng lãi – lỗ của một giai đoạn nhất định [tính theo tháng, quý hay năm].
Khi nào thì cần chuẩn bị báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh?
Tất cả doanh nghiệp đều cần chuẩn bị và xem xét các báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh định kỳ hàng quý. Việc đánh giá báo cáo không chỉ giúp doanh nghiệp ra quyết định kinh doanh mà còn chuẩn bị cho việc hoàn thuế vì thuế thu nhập doanh nghiệp sẽ sử dụng thông tin của báo cáo kết quả kinh doanh để tính lợi nhuận ròng, từ đó xác định mức thuế cần đóng.
Ngoài ra, các doanh nghiệp mới thành lập cần lập báo cáo kết quả kinh doanh giả định dựa trên những kết quả dự định đạt được trong tương lai. Báo cáo giả định là yêu cầu bắt buộc khi bạn cần gọi vốn cho việc thành lập doanh nghiệp.
Những thông tin cần chuẩn bị cho báo cáo:
Hầu hết các thông tin của báo cáo được dựa trên ngân sách hàng tháng của năm kinh doanh đầu tiên [báo cáo lưu chuyển tiền tệ] và các tính toán ước tính về khấu hao từ các bên tư vấn thuế của doanh nghiệp.
Cụ thể, báo cáo cần đảm bảo bảo đầy đủ các thông tin:
- Danh sách giao dịch bao gồm tất cả lịch sử giao dịch từ tài khoản ngân hàng và thẻ tín dụng của doanh nghiệp.
- Tất cả các giao dịch bằng tiền mặt có hóa đơn, biên lai kèm theo.
- Về nguồn thu nhập, bạn cần cung cấp tất cả nguồn thu gồm thanh toán qua thẻ, séc, chi phiếu, … dựa theo bảng sao kê ngân hàng.
- Thông tin về các khoản giảm giá hoặc trả lại.
Nhớ đính kèm các khoản thanh toán tiền mặt vào báo cáo:
Đừng quên cung cấp các giao dịch tiền mặt của cả thu nhập và chi phí. Dù doanh nghiệp bạn có sử dụng phần mềm kế toán doanh nghiệp, bạn vẫn có thể nhập các giao dịch tiền mặt thủ công. Nếu bạn được khách hàng chi trả bằng tiền mặt, hãy sử dụng biên lai hoặc hóa đơn để ghi nhận giao dịch.
Đối với các khoản thanh toán bằng tiền mặt, hãy nhờ giữ lại hóa đơn. Những hóa đơn này đặc biệt quan trọng đối với chi phí di chuyển và ăn uống.
Chuẩn bị cho báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh giả định
Nếu bạn đang bắt đầu kinh doanh, thì bạn chưa có đủ thông tin để chuẩn bị một báo cáo kết quả kinh doanh định kỳ, vì vậy bạn phải dựa trên các dự báo. Một báo cáo giả định thường được chuẩn bị theo từng tháng của năm đầu tiên kinh doanh, nhưng người/đối tác cho vay có thể yêu cầu bạn dự báo nhiều tháng hoặc năm hơn để cho thấy điểm hòa vốn, đồng thời, thể hiện khả năng doanh nghiệp tạo ra dòng tiền một cách ổn định. Lúc này, trong báo cáo, bạn cần:
- Liệt kê tất cả các khoản chi có thể và nhớ có các mục dự trù để không bị thâm hụt.
- Ước tính doanh số cho từng tháng với mốc thấp nhất kể cả về thời gian và số lượng.
- Tính chênh lệch giữa chi phí và doanh thu [ mức âm tối thiểu chấp nhận được] trong một khoảng thời gian đầu để xác định chính xác và đầy đủ số tiền cần vay.
Chuẩn bị cho báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh định kỳ
Quá trình chuẩn bị và thông tin cần thiết là giống nhau cho cả báo cáo giả định lẫn báo cáo định kỳ. Đối với mỗi dòng của báo cáo, bạn cần ghi số tiền hàng quý và sau đó là tổng số cho năm.
Đầu tiên, hãy liệt kê thu nhập ròng của doanh nghiệp [thường gọi là “Doanh thu”] cho mỗi quý trong năm. Bạn có thể chia thu nhập thành các phần phụ để thể hiện thu nhập từ các nguồn khác nhau.
Sau đó, hãy phân chia chi phí kinh doanh của bạn cho mỗi quý dưới dạng phần trăm Doanh thu và tất cả các chi phí phải được tính bằng 100% Doanh thu.
Sau đó, tính Thu nhập dựa trên khoản chênh lệch giữa Doanh thu và Chi phí và đôi khi được gọi là EBITDA [thu nhập trước lãi vay, thuế, khấu hao].
Sau đó, hãy lấy tổng lợi nhuận trên khoản nợ kinh doanh trong năm và trừ đi EBITDA.
Tiếp đến, trừ đi khoản thuế trên thu nhập ròng [thường là ước tính].
Cuối cùng, trừ cho tổng số khấu hao trong năm.
Con số bạn có bây giờ là thu nhập ròng, hoặc lợi nhuận kinh doanh của bạn – hoặc lỗ.
* Sưu tầm
Việc dự báo doanh số nhà hàng có khả năng tạo sự ảnh hưởng tới mọi quyết định quan trọng trong hoạt động kinh doanh nhà hàng của bạn. Việc dự báo doanh số nhà hàng cho phép bạn biết được khi nào là thời điểm tốt nhất để mở một cơ sở mới, số lượng nguyên liệu cần phải chuẩn bị cho tháng tới, hay cần sắp xếp bao nhiêu nhân viên cho 1 ca làm trong vòng 2 tuần tới.
Trong bài viết này, chúng tôi sẽ bàn chi tiết về việc làm thế nào để dự báo doanh số nhà hàng, và tại sao việc dự báo doanh số nhà hàng lại cần thiết đến vậy. Cùng iPOS.vn tìm hiểu chi tiết nhé!
1. Làm thế nào để dự báo doanh số nhà hàng?
Tính toán những chỉ số hiệu suất nhà hàng là một phần cần thiết trong việc giữ cho hoạt động kinh doanh nhà hàng được diễn ra một cách hiệu quả nhất. Công thức dự báo doanh số khá đơn giản, và bạn có thể dễ dàng tính toán bằng tay, hoặc bạn có thể sử dụng phần mềm quản lý bán hàng cho nhà hàng để dự báo, cũng như theo dõi doanh số nhà hàng một cách dễ dàng, tiện lợi hơn.
1.1. Tính công suất hàng ngày của nhà hàng
Giả sử nhà hàng của bạn có 10 bàn dành cho 4 người.
Trong một buổi tối đông khách lý tưởng, cả 10 bàn đều không còn một chỗ trống và mỗi bàn đều tiếp đón 2 lượt khách mỗi tối. Vậy bạn có thể dự đoán rằng khu vực bếp và nhân viên phục vụ của bạn cần chuẩn bị ít nhất 80 món ăn chính cho thực khách [4 người x 10 bàn x 2 lượt xoay vòng bàn].
Để dự báo được doanh số nhà hàng, bạn cần biết từ dữ liệu bán hàng của mình doanh thu bình quân trên một khách hàng, giả sử khoảng 200.000đ, một buổi tối phục vụ 80 thực khách.
- Dự báo doanh số = Số lượng bàn x Số lượng chỗ ngồi x Doanh thu bình quân x Số lần xoay vòng bàn
- Dự báo doanh số = 10 bàn x 4 người mỗi bàn x 200.000đ x 2
- Dự báo doanh số = 16.000.000đ
Vậy bạn có thể dự báo doanh số nhà hàng cho một buổi tối đông khách sẽ vào khoảng 16 triệu.
Để thu thập được một tệp dữ liệu hữu ích, bạn cũng cần áp dụng công thức trên đối với những buổi tối vắng khách. Cho dù đó là những buổi tối trống một nửa số lượng bàn hay những tối chỉ có 1 thực khách duy nhất, việc tính toán dự báo doanh số nhà hàng cũng vô cùng cần thiết. Bạn có thể áp dụng cách tính này để dự báo doanh số nhà hàng từ một buổi tối trong tuần hay dự báo cho cả một năm.
Doanh thu theo ngày/ giờ dễ dàng xác định ngày/ giờ cao điểm – thấp điểm để phân bổ nguồn lực
Bằng cách theo dõi những khoảng doanh số ước lượng cao hay thấp, bạn sẽ thiết lập được công suất trung bình mỗi tuần, cũng như có một cái nhìn rõ hơn về các tình huống tốt nhất hay tệ nhất có thể diễn ra hàng ngày, hàng tuần, hay hàng tháng đối với nhà hàng mình.
Việc làm quen với các tình huống và việc ước tính doanh số, sau khi kết thúc công việc kinh doanh mỗi ngày, bạn có thể so sánh doanh số thực với doanh số ước tính trước đó của mình. Đôi khi dự báo doanh số của bạn sẽ chính xác, hoặc doanh số thực tế sẽ không đạt được mức ước tính trước đó, và cũng có những thời điểm khi mà bạn thu về được nhiều hơn những gì bạn dự tính trước đó.
1.2. Sử dụng dữ liệu bán hàng để dự báo doanh số nhà hàng
Thay vì lấy máy tính để tính doanh số ca này đến ca khác, bạn có thể sử dụng các chỉ số được tính toán trước từ hệ thống phần mềm quản lý bán hàng để dự báo doanh số nhà hàng của mình.
Bằng việc sử dụng những dữ liệu phân tích nhà hàng từ hệ thống phần mềm quản lý bán hàng của bạn, bạn có thể đánh giá báo cáo doanh số chi tiết từ lịch sử bán hàng để khiến việc dự báo doanh số nhà hàng được dễ dàng hơn. Một vài hệ thống phần mềm quản lý bán hàng cho phép bạn so sánh nhiều thời điểm cùng lúc và theo dõi doanh số theo giờ hoặc theo món ăn. Từ đó giúp bạn đưa ra được những quyết định quan trọng, ảnh hưởng tới hoạt động kinh doanh nhà hàng của mình.
Doanh số theo kỳ lựa chọn
2. Vì sao bạn cần dự báo doanh số nhà hàng?
Phân tích dữ liệu kinh doanh nhà hàng là một bước thiết yếu trong việc đưa ra những quyết định thông minh cho hoạt động kinh doanh nhà hàng của bạn.
Bằng việc nhìn vào những dữ liệu phân tích được thu thập từ báo cáo bán hàng trước đó của bạn, bạn sẽ đưa ra được những quyết định dựa trên dữ liệu đối với nhân viên, hàng tồn kho, việc mở thêm chi nhánh, và nhiều hơn thế nữa. Dưới đây là một số nơi mà việc phân tích, dự báo doanh số nhà hàng của bạn sẽ đặc biệt hữu ích.
2.1. Dự báo hàng tồn kho
Bởi vì việc dự báo doanh số nhà hàng được dựa trên lịch sử doanh số bán hàng trong một khoảng thời gian tương tự, bản dự báo có thể giúp bạn dự đoán được doanh số của mình trong một khoảng thời gian với độ chính xác nhất định. Điều này bao gồm việc dự báo số lượng nguyên liệu cần phải chuẩn bị mà không gây ra tình trạng thiếu nguyên liệu hay tồn kho gây lãng phí thực phẩm.
Báo cáo doanh thu theo món sẽ giúp dự báo xuất/ nhập tồn kho hiệu quả, tránh lãng phí do ước lượng kiểu thủ công.
Thông thường, trong một nhà hàng luôn có những thời điểm, sự việc không thể dự báo trước được. Bạn có thể sẽ gặp phải những yêu cầu đặt món với số lượng lớn bất ngờ hay những tối ảm đạm đến bất thường. Tuy nhiên, việc dự báo doanh số nhà hàng vẫn có thể giúp bạn ước tính được bạn sẽ bán món gì, với số lượng bao nhiêu.
2.2. Quản lý nhân sự thông minh
Với việc sử dụng dự báo doanh số nhà hàng như một hướng dẫn chỉ đường, bạn có thể điều hướng, lập kế hoạch cho nhân viên của mình một cách dễ dàng.
Chi phí nhân công là một trong những chi phí lớn cho các nhà hàng, vậy nên khi bạn thêm mục nhân sự vào trong dự báo doanh số nhà hàng, bạn sẽ tự tin rằng bạn đang đưa ra các quyết định liên quan đến nhân sự một cách thông minh nhất có thể, bởi vì bạn đã có dữ liệu hỗ trợ bạn.
Ví dụ, nếu nhà hàng của bạn thông thường có doanh số thấp hơn vào mọi Thứ Ba, khi đó bạn sẽ cắt giảm lượng nhân sự có mặt tại nhà hàng của mình, bạn cũng biết rằng với quyết định như vậy sẽ tối ưu ngân sách hơn khi chỉ cần một lượng nhân sự ít hơn cho hôm Thứ Ba. Ngược lại, khi Thứ Bảy luôn là ngày nhà hàng bạn đón lượng khách hàng lớn nhất, bạn sẽ cần số lượng nhân viên cũng phải lớn hơn so với ngày thường.
2.3. Kỳ vọng lợi nhuận
Kinh doanh nhà hàng, cũng như kinh doanh một doanh nghiệp. Để luôn luôn thành công, bạn cần biết mình có thể đạt được doanh thu bao nhiêu trong một khoảng thời gian nhất định.
Biết được lượng doanh số bán hàng dự kiến của bạn sẽ giúp bạn điều chỉnh được giá bán và lập kế hoạch để phát triển nhà hàng của mình. Liệu bạn có cảm thấy thoải mái khi quyết định sắm trang thiết bị mới hay tiến hành cải tạo lại không gian nhà hàng khi bạn biết rằng tình hình kinh doanh nhà hàng đang xuống dốc? Hay liệu bạn thật sự cần thuê trợ lý ngay thời điểm này nếu như nhà hàng của bạn chỉ có thể kinh doanh cho tới cuối năm?
Việc kinh doanh nhà hàng cũng giống như việc kinh doanh của một doanh nghiệp vậy, và dự báo doanh số nhà hàng là một điều thiết yếu.
Hãy xem xét mọi yếu tố có thể gây ảnh hưởng tới doanh thu của nhà hàng, bạn sẽ luôn tự tin khi biết mình có thể dựa trên dữ liệu để dự đoán mỗi hay mọi thời điểm kinh doanh của mình. Dự báo doanh số nhà hàng cho bạn khả năng quản lý nhân sự, chuẩn bị nguyên liệu, hay quản lý kỳ vọng lợi nhuận một cách sâu sắc nhất.
Cùng tham khảo một số phần mềm để vận hành nhà hàng trở nên trơn tru hơn nhé!