Không giống cách truyền thống là chỉ nhận hóa đơn điện tử đầu vào miễn phí bằng giấy và lưu vào sổ chứng từ, ngày nay, một kế toán hiện đại phải biết cách xử lý và lưu trữ nhằm đảm bảo thông tin trong hóa đơn được cập nhật chính xác, nhanh chóng và cũng như phải tiết kiệm thời gian cho việc thực hiện.
Bài viết liên quan
- Quẳng gánh lo sai sót với phần mềm xử lý hóa đơn đầu vào MIFI
- Hóa đơn đầu vào là gì? Vai trò của hóa đơn đầu vào trong doanh nghiệp
- Vai trò của phần mềm xử lý hóa đơn đầu vào là gì?
Hóa đơn điện tử đầu vào là hóa đơn mà một doanh nghiệp nhận được từ các nhà cung cấp hoặc các đối tác kinh doanh. Thay vì nhận hóa đơn giấy thông thường, doanh nghiệp có thể nhận được hóa đơn điện tử đầu vào. Đây là một loại hóa đơn được tạo và gửi đi thông qua các phương tiện kỹ thuật số, thường là qua email hoặc các hệ thống quản lý tài khoản trực tuyến. Hóa đơn điện tử đầu vào miễn phí cung cấp thông tin chi tiết về số tiền, ngày tháng, mặt hàng và thông tin khác về giao dịch mua bán giữa doanh nghiệp và đối tác kinh doanh.
Định nghĩa hóa đơn điện tử đầu vào
2. Lợi ích của hóa đơn điện tử đầu vào
Hỗ trợ cho quá trình thanh toán: Hóa đơn đầu vào cung cấp thông tin về các khoản chi phí cần thanh toán đối với các sản phẩm hoặc dịch vụ được mua vào. Nhờ đó, doanh nghiệp có thể dễ dàng kiểm tra và so khớp thông tin trước khi thanh toán.
Ghi nhận chi phí: Hóa đơn điện tử đầu vào miễn phí là một công cụ để ghi nhận các chi phí liên quan đến việc mua hàng hóa hoặc dịch vụ. Thông qua việc ghi nhận các chi phí này, doanh nghiệp có thể tính toán được chi phí sản xuất, lợi nhuận và các chỉ tiêu tài chính khác.
Điều chỉnh thuế giá trị gia tăng [VAT]: Hóa đơn đầu vào cung cấp thông tin về VAT được tính trên giá trị hàng hoá hoặc dịch vụ được mua vào. Thông qua việc sử dụng hóa đơn này, doanh nghiệp có thể điều chỉnh số tiền VAT được tính vào giá trị sản phẩm hoặc dịch vụ bán ra để tránh việc tính thuế quá hoặc thiếu.
Quản lý tài chính: Hóa đơn điện tử đầu vào free giúp doanh nghiệp theo dõi các khoản chi phí và khoản chi trả liên quan đến việc mua hàng hóa hoặc dịch vụ. Thông qua việc quản lý tài chính này, doanh nghiệp có thể đưa ra các quyết định quan trọng về tài chính và kinh doanh.
3. Các cách quản lý hóa đơn điện tử đầu vào miễn phí
3.1 In hóa đơn điện tử đầu vào để lưu trữ
Có lẽ kế toán ai cũng đã khá quen thuộc khi làm việc thông qua việc in và lưu hóa đơn điện tử đầu vào cùng với các hợp đồng. Điều này sẽ thuận tiện cho việc kiểm tra cũng như không rò rỉ bất kỳ thông tin nào ra bên ngoài. Đặc biệt, cách này còn giúp tìm kiếm và rà soát các thông tin ngay cả khi mất điện hoặc Internet.
Phương pháp in hóa đơn đầu vào để lưu trữ
Tuy nhiên, khi thực hiện in và lưu hóa đơn đầu vào để lưu trữ sẽ tốn rất nhiều chi phí cho việc in ấn và tài liệu. Đồng thời, khi lưu trữ trong thời gian dài hóa đơn điện tử đầu vào có thể bị ẩm mốc, rách và việc tìm kiếm cũng trở khó khăn đối với số lượng hóa đơn nhiều.
3.2 Quản lý hóa đơn điện tử đầu vào bằng email riêng
Ngày nay, ngoài địa chỉ mail chính của công ty thì bộ phận kế toán sẽ có một địa chỉ mail riêng để nhận các hóa đơn. Cách này giúp kế toán dễ dàng tìm kiếm hóa đơn đầu vào cũng như tiết kiệm thời gian. Ngoài ra, quản lý phần mềm xử lý hóa đơn điện tử miễn phí bằng email riêng còn giúp kế toán tiện theo dõi và báo lại nhà cung cấp nếu hóa đơn đầu vào được gửi trễ.
Mặc dù giúp kế toán chủ động và dễ dàng kiểm soát hơn trong việc quản lý hóa đơn đầu vào nhưng cách này sẽ rất dễ khiến đối tác hoang mang, nghi ngờ vì có thể địa chỉ mail nhận hóa đơn là giả mạo, tạo nên sự thiếu chuyên nghiệp cho doanh nghiệp. Đặc biệt, nếu địa chỉ email nhận hóa đơn vô tình bị khóa thì rủi ro sẽ mất toàn bộ thông tin, dữ liệu quan trọng có trong hóa đơn.
3.3 Lưu hóa đơn điện tử đầu vào miễn phí dưới dạng hình ảnh
Nhằm mang đến bảo mật tuyệt đối cũng như tân tiến trong cách lưu trữ, nhiều kế toán đã lựa chọn việc lưu trữ hóa đơn đầu dưới dạng hình ảnh. Cụ thể, sau khi nhận hóa đơn qua mail kế toán sẽ tiến hành kiểm tra nội dung và tạo một tệp đặt tên theo ngày tháng và lưu từng hóa đơn vào tệp. Điều này rất dễ thực hiện đối với các doanh nghiệp có quy mô kinh doanh nhỏ lẻ bởi rất dễ theo dõi và tìm kiếm hóa đơn.
Tuy nhiên, khi lưu hóa đơn điện tử đầu vào bằng hình ảnh sẽ rất khó xử lý nhiều hóa đơn cùng lúc và rất dễ gây nhầm lẫn dẫn đến sai sót do chỉ kiểm tra bằng mắt. Đặc biệt, hóa đơn sẽ rất khó tìm khiến mất nhiều thời gian nếu lưu không đúng tệp.
3.4 Quản lý hóa đơn điện tử đầu vào bằng file trên máy tính
Ngoài các cách được nếu phía trên thì nhiều kế toán cũng lựa chọn lưu và quản lý hóa đơn đầu vào bằng cách nhập dữ liệu vào file excel trên máy tính. Cách lưu này rất tiện lợi và dễ dàng với kế toán bởi excel là công cụ. Ngoài ra, việc quản lý bằng file excel trên máy tính còn giúp kế toán dễ kiểm tra số liệu với hóa đơn cũng như việc tìm kiếm lại hóa chỉ bằng vài thao tác quen thuộc.
Lưu trữ hóa đơn đầu vào bằng file trên máy tính
Mặc dù thuận tiện nhưng trên thực tế cách quản lý này cũng gặp phải những hạn chế như có thể sai sót về số liệu [thừa hoặc thiếu thông tin] do nhập bằng tay. Một hạn chế rất lớn của phương pháp này là rất dễ bị mất, thất thoát và rò rỉ các tài liệu quan trọng ra bên ngoài.
3.5 Sử dụng phần mềm quản lý hóa đơn điện tử đầu vào
Lựa chọn và sử dụng phần mềm xử lý hóa đơn điện tử đầu vào free cũng là một trong những cách đang được nhiều doanh nghiệp lựa chọn thay thế các phương pháp trên. Phần mềm sẽ giúp các kế toán xử lý nhanh chóng, chính xác các thao tác cho việc lưu trữ hóa đơn đầu vàonhư: tiết kiệm thời gian, hạn chế tối đa sai sót.
Tuy nhiên, nếu lựa chọn sử dụng phần mềm xử lý hóa đơn điện tử miễn phí doanh nghiệp cần lựa chọn đơn vị uy tín, chất lượng để đảm bảo tính bảo mật, tránh bị mất các thông tin quan trọng của công ty.
Với phần mềm xử lý hóa đơn điện tử đầu vào giá rẻ từ MIFI [bởi Mắt Bão], dữ liệu sẽ được lưu trữ an toàn, bảo mật trên Microsoft Azure cũng như được xử lý nhanh chóng với tốc độ cao giúp kế toán tiết kiệm 80% thời gian, công sức. Ngoài ra, phần mềm còn tự động hóa mọi quy trình như kiểm tra và đối chiếu thông tin trên hóa đơn giúp chính xác tuyệt đối.
Phần mềm xử lý hóa đơn đầu vào MIFI
4. Tổng kết
Bài viết đã cung cấp định nghĩa hóa đơn điện tử đầu vào miễn phí cũng như các ưu và nhược điểm của các phương pháp quản lý. Kế toán nên cân nhắc lựa chọn phương pháp phù hợp, hạn chế rủi ro cũng như tối ưu chi phí thời gian. Doanh nghiệp đang muốn tìm hiểu và lựa chọn phần mềm xử lý hóa đơn đầu vào giá rẻ hãy liên hệ ngay với MIFI – nơi cung cấp phần mềm uy tín, chất lượng: