Đơn xin thôi việc ở Nhật Bản hiện nay bao gồm có 2 loại đó là 退職届 và 退職願.
Đây là đơn yêu cầu hay đơn trình bày nguyện vọng muốn thôi việc của bạn. Việc nộp đơn 退職願 khi nghỉ việc là không bắt buộc tại Nhật Bản. Tuy nhiên, mỗi công ty lại có những quy định về việc nghỉ việc của nhân viên khác nhau nên khi có nguyện vọng thôi việc bạn hãy hỏi đồng nghiệp hoặc cấp trên của mình để có được đáp án chính xác nhất.
1.1.2. 退職届 [Taishoku-todoke]
Đây là mẫu đơn báo cáo việc bạn đã quyết định thôi việc ở công ty hiện tại. Sau khi đã tìm được công việc mới hay bạn muốn thôi việc hẳn luôn thì bắt buộc phải nộp đơn này cho bộ phận nhân sự hoặc cấp trên của bạn để thông báo về quyết định nghỉ việc của mình.
Hiện nay rất nhiều công ty tại Nhật Bản đã cho phép nhân viên viết đơn và nộp đơn xin nghỉ việc thông qua mạng internet bằng các form có sẵn. Tuy nhiên nhiều nhân viên vẫn muốn bày tỏ sự tôn trọng của mình đối với công ty bằng cách nộp đơn xin nghỉ việc bản cứng.
Sau đây là một số quy tắc cần tuân thủ khi viết đơn xin nghỉ việc ở Nhật Bản.
+ Giấy viết đơn xin nghỉ việc phải là giấy trắng để đảm bảo được phép lịch sự. Ngoài ra đơn xin nghỉ việc phải được viết trên khổ giấy A4 hoặc B5.
+ Phong bì đơn xin nghỉ việc: Sử dụng phong thư trắng trơn, không có thêm bất cứ khung viền nào của bưu điện hoặc bất cứ họa tiết trang trí nào. Người viết sẽ tùy theo kích cỡ của giấy viết là khổ A4 hay khổ B5 mà chọn phong thư có độ lớn phù hợp với thư. Bên ngoài của phong thư bạn chỉ nên viết tên đơn là 退職届 hoặc 退職願 và không cần thêm bất cứ thông tin nào về người nhận hay người gửi. Tên đơn phải được viết cẩn thận bằng mực đen. Mặt sau của phong bì mới là chỗ cho tên phòng ban, bộ phận và tên đầy đủ của người viết đơn được viết ở góc trái bên dưới cùng.
+ Sử dụng bút mực màu đen để viết.
+ Có thể viết theo chiều dọc hoặc chiều ngang. Tuy nhiên đa số các đơn xin nghỉ việc đều được viết theo chiều dọc.
1.3. Cách gấp đơn và cho bào bì thư
Đây cũng là một khâu rất quan trọng trong văn hóa nghỉ việc tại Nhật Bản. Hãy tuân thủ đúng quy tắc gấp đơn và cho vào bì thư để thể hiện thái độ tôn trọng của bạn đối với người nhận đơn nhé.
- Các bước gấp đơn:
Chia tờ đơn thành 3 phần đều nhau, chú ý khi gấp hãy để phần tiêu đề ở phía tay phải. Sau đó hãy nhẹ nhàng gấp 1/3 tờ đơn từ dưới lên. Tiếp theo gấp tiếp phần còn lại của lá đơn từ trên xuống.
- Bỏ đơn vào bì thư:
Hãy khéo léo cho lá đơn đã gấp vào phong bì sao cho hướng đầu của đơn xin nghỉ việc nằm sát gần mặt sau của phong bì [mặt ghi tên phòng ban, bộ phận và tên đầy đủ của người viết đơn].
Một lá đơn xin nghỉ việc ở Nhật Bản được cấu thành từ tất cả là 8 phần, trong đó khi viết bạn không phép để thiếu một phần nào.
Trong Đơn xin thôi việc hay bất cứ một văn bản nào khác thì tiêu đề luôn là phần được viết đầu tiên. Nếu bạn viết theo chiều ngang thì hãy ghi tên đơn vào giữa dòng đầu tiên ở phần đầu trang giấy. Nếu bạn viết theo chiều dọc thì hãy ghi phía ngoài cùng bên phía tay phải. Bạn cũng nên ghi điều chỉnh kích thước chữ của tiêu đề lớn hơn các phần còn lại để dễ phân biệt.
2.2. Phần mở đoạn [文の導入]
Phần mở đoạn được viết ngay sau dòng tiêu đề. Hãy bắt đầu phần này bằng các đại từ mang tính chất lịch sự và trang trọng như “私儀 =Watakushigi” hoặc “私事=Watakushigoto”. Mặc dù viết dài như vậy nhưng những cụm từ này chỉ mang ý nghĩa “Tôi”. Tuy nhiên theo văn hóa Nhật Bản thì đây là cách nói lịch sự sử dụng khi thôi việc hoặc khi được nhận chức ở Nhật.
2.3. Phần lý do nghỉ việc [退職理由]
Lý do thôi việc là phần quan trọng nhất trong đơn xin thôi việc. Chính nội dung phần này sẽ giúp bạn để lại ấn tượng tốt đẹp trong mắt cấp trên và những người đồng nghiệp. Ở một đất nước coi trọng lễ nghĩa như Nhật Bản thì điều này lại càng quan trọng. Có rất nhiều nhân viên mang nguyện vọng cống hiến cả đời cho chỉ một công ty. Tuy nhiên vì một lý do nào đó mà họ bắt buộc phải nghỉ việc. Dù vậy họ vẫn luôn giữ thái độ rất lịch sự và tôn trọng công ty.
Nếu là đơn nguyện vọng muốn thôi việc [退職願] thì hãy viết theo thứ tự ghi ngày tháng trong tiếng Nhật, bắt đầu từ năm, sau đó đến tháng, và cuối cùng là ngày mà bạn muốn thôi việc.
Nếu là đơn báo cáo thôi việc [退職届] thì hãy viết tương tự năm, tháng, ngày mà bạn đã trực tiếp báo cáo quyết định thôi việc với cấp trên của mình hay Bộ phận nhân sự của công ty trước đó.
Lưu ý là khi viết năm bạn cần phải đổi sang năm tương ứng trong lịch Nhật nhé.
2.5. Phần kết thúc 文末の表現]
Cũng tương tự như đơn xin nghỉ việc bằng tiếng Việt, phần kết thúc xin nghỉ việc tiếng Nhật cũng cần nêu ra nguyện vọng hoặc quyết định nghỉ việc của người viết đơn.
Ví dụ: Nếu là đơn nguyện vọng thôi việc [退職願] thì hãy sử dụng cách nói 「退職いたしたくお願い申し上げます」[Tôi muốn thôi việc].
Còn trong đơn báo cáo xin thôi việc [退職届] thì hãy sử dụng cách nói「退職いたします」[Tôi sẽ thôi việc].
2.6. Ngày nộp đơn [届出年月日]
Hãy ghi ngày mà bạn sẽ nộp đơn lên cấp trên hoặc bộ phận nhân sự của công ty. Hãy lưu ý trong phần này để tránh nhầm với ngày viết đơn nhé.
Trong phần này bạn chỉ cần ghi đầy đủ tên bộ phận mà hiện tại bạn đang công tác cùng với đó là họ tên đầy đủ của bạn. Khi viết xong tên đừng quên đóng dấu vào phía sau tên của bạn nhé.
2.8. Người nhận đơn [宛名]
Hãy ghi đầy đủ họ tên, chức vụ của người hiện đang giữ chức vụ cao nhất trong công ty của bạn [ví dụ như 社長/会長 – Giám đốc/ Chủ tịch hội đồng].
Theo phép lịch sự, bạn có thể sử dụng “殿 – dono” hoặc “様 – sama” vào phái sau tên để xưng hô.
Đơn xin thôi việc ở Nhật thường rất ngắn vì vậy bạn chỉ cần đề cập đến những thông tin cần thiết và không nên viết quá dài.
Đơn xin nghỉ việc sẽ được gửi đến cấp trên hoặc quản lý trực tiếp của bạn. Bạn cũng cần chọn những nơi kín đáo để đặt đơn xin nghỉ việc, chẳng hạn như phòng họp, để thể hiện thái độ lịch sự.
Tại một đất nước coi trọng lễ nghi và phép lịch sự như Nhật Bản, mỗi nhân viên khi quyết định nghỉ việc đều viết đơn xin nghỉ việc. Nếu bạn cũng đang có ý định nghỉ việc thì hãy tham khảo kỹ hướng dẫn trong bài viết để có thể viết mẫu Đơn xin nghỉ việc ở Nhật Bản một cách đúng quy chuẩn nhé.
Mẫu đơn xin nghỉ việc của viên chức
Đơn xin nghỉ việc của viên chức là một trong những giấy tờ không thể thiếu cần có để hoàn hiện những thủ tục, giấy tờ cần phải có trước khi nghỉ việc của viên chức. Tham khảo ngay hướng dẫn viết mẫu đơn xin nghỉ việc của viên chức.
Mẫu đơn xin nghỉ việc của viên chức
Trong quá trình sinh sống và làm việc tại Nhật Bản, sẽ có những lúc bạn muốn thử sức mình với những công việc khác mới mẻ hơn. Khi đó, bạn sẽ phải nộp đơn xin nghỉ việc ở công ty cũ. Thế nhưng, bạn hẳn sẽ băn khoăn không biết đơn xin nghỉ việc tiếng Nhật có cấu trúc, cách trình bày và cách viết thế nào đúng không? Vì vậy, hãy tham khảo bài viết dưới đây để viết một lá đơn xin nghỉ việc bằng tiếng Nhật thật chuẩn nhé.
Đơn xin nghỉ việc là gì?
Đơn xin nghỉ việc được gọi là 退職願 [taishoku-negai], 退職届 [taishoku-todoke], hay 辞表 [jihyou]. Về hình thức, 3 lá thư này có đôi chút khác biệt.
退職願 Taishoku-negai
Đơn xin nghỉ việc tiếng Nhật 退職願 [taishoku-negai]
Taishoku-negai 退職願 [mong muốn nghỉ việc] là một loại đơn mà bạn sẽ viết khi bạn có mong muốn nghỉ việc. Nội dung của đơn sẽ là “Tôi có ý định chấm dứt hợp đồng lao động vào ngày… tháng…”. Bạn hoàn toàn có thể truyền đạt bằng miệng và không nhất thiết phải nộp đơn. Tuy nhiên, nếu bạn nộp đơn rõ ràng, điều đó sẽ chứng tỏ ý chỉ nghỉ việc của bạn và công ty sẽ cân nhắc về nguyện vọng chấm dứt hợp đồng với bạn.
退職届 Taishoku-todoke
Đơn xin nghỉ việc tiếng Nhật 退職届 [taishoku-todoke]
Sau khi quyết định nghỉ việc đã được phê chuẩn, người ta sẽ báo cáo cho người phải nghỉ việc bằng Taishoku-todoke 退職届. Đây là loại đơn được công ty thông qua và thông báo đến người nhận được quyết định thôi việc. Tuy rằng việc truyền đạt bằng lời nói là hoàn toàn hợp pháp, để tránh một số hiểu lầm không đáng có, người ta luôn gửi đơn Taishoku-todoke.
辞表 Jihyou
Đơn xin nghỉ việc tiếng Nhật 辞表 [jihyou]
Một khi người quản lý cấp cao hoặc một nhân viên công vụ muốn thôi việc, họ sẽ nộp đơn nghỉ việc Jihyou 辞表.
Quy tắc khi viết đơn xin nghỉ việc tiếng Nhật
-
Giấy: Khổ B5 hoặc A4. Nếu là đơn viết tay, bạn bắt buộc phải sử dụng giấy trắng để tăng phần lịch sự.
-
Phong thư: Sử dụng phong thư trắng trơn, không có bất cứ khung viền nào của bưu điện. Tùy theo kích cỡ của giấy viết mà chọn phong thư có độ lớn phù hợp.
-
Bút: Sử dụng bút màu đen [dạng nước hoặc dạng dầu đều được].
-
Phong cách viết: theo chiều dọc.
Cách viết đơn xin nghỉ việc tiếng Nhật
Viết đơn xin nghỉ việc tiếng Nhật
-
Tiêu đề: Ở hàng ngoài cùng bên phải, hãy viết “退職願 [Taishoku-negai]” hoặc “退職届 [Taishoku-todoke]”.
-
Mở đoạn: Ở dòng dưới cùng của văn bản chính, mở đoạn bằng “私儀 [Watakushigi]” hoặc “私事 [Watakushigoto]” với ý nghĩa “Tôi...” theo cách trang trọng nhất.
-
Lý do nghỉ việc: Bạn có thể viết “Vì lý do cá nhân [Isshin-jou no tsugou 一身上の都合]”. Trong trường hợp đó là lý do đến từ công ty, hãy viết “Cắt giảm nhân sự [Bumon-shukushou no tame 部門縮小のため” hoặc “Thể theo nguyện vọng từ mọi người [Taishoku-kanshou ni tomonai 退職勧奨に伴い]”.
-
Ngày nghỉ việc: Ở Taishoku-negai “退職願, hãy viết ngày tháng năm mà bạn muốn nghỉ việc. Ở Taishoku-todoke 退職届, viết ngày tháng năm mà bạn đã thỏa thuận với cấp trên. Bạn có thể viết năm theo lịch Dương hoặc theo Niên hiệu của Nhật đều được. Tuy nhiên, nếu công ty có quy định cụ thể về điều này, hãy nhất nhất tuân theo.
-
Kết đoạn: Nếu là Taishoku-negai 退職願, hãy viết “Tôi muốn nghỉ việc [Taishoku itashitaku ~ onegai moushiagemasu 退職いたしたく〜お願い申し上げます”. Nếu là Taishoku-todoke 退職届, hãy viết “Tôi sẽ nghỉ việc [Taishoku itashimasu 退職いたします].
-
Ngày tháng năm: Viết ngày tháng năm mà bạn sẽ nộp đơn nghỉ.
-
Tên và bộ phận: Hãy viết hơi chếch xuống dưới văn bản chính. Viết đầy đủ họ tên và bộ phận hiện công tác. Sau khi viết xong tên, đóng dấu.
-
Người nhận: Hãy điền đầy đủ họ tên và chức vụ của người có chức vụ cao nhất phụ trách bạn ở phần chếch về bên trên so với tên của mình. Hãy sử dụng “sama 様” hoặc “dono 殿” để xưng hô.
Như vậy là bạn đã hiểu thêm về các loại đơn xin nghỉ việc tiếng Nhật và cách viết chuẩn nhất rồi đấy!