Cách sắp xếp 1 bộ chứng từ kế toán năm 2024

Sắp xếp các hồ sơ, sổ sách, chứng từ kế toán khi quyết toán thuế như thế nào là chuẩn? HTDS xin chia sẻ kinh nghiệm sắp xếp giấy tờ trong bài viết sau.

Đây là danh sách những nội dung cần chuẩn bị trước khi đến kỳ quyết toán thuế:

Các tờ khai thuế đã nộp

Kế toán viên cần chuẩn bị các loại tài liệu sau:

• Báo cáo tài chính các năm
• Tờ khai quyết toán thuế TNDN hằng năm.

Lưu ý: kế toán nên in tờ khai này theo từng năm hoặc kết xuất ra một bản từ hệ thống sau khi nộp.

• In tờ khai thuế hàng tháng, quý, năm và sắp xếp theo trình tự thời gian, kẹp chung với bảng kê mua vào – bán ra.

Tips: Các nhân viên thuế sẽ đi thành từng tốp 2-3 người hoặc nhiều hơn nữa tùy theo khối lượng công việc. Mỗi người họ sẽ kiểm tra từng mục thuế khác nhau nên bạn hãy chủ động sắp xếp hồ sơ sẵn sàng.

Trước khi lưu trữ, bạn cần kiểm tra lại bảng kê mua vào – bán ra xem có khớp số liệu với tờ khai thuế không trước khi thuế có quyết định.

Về sổ sách doanh nghiệp:

• Sổ cái: in theo năm (với doanh nghiệp ít chứng từ) hoặc in theo tháng, quý (với doanh nghiệp nhiều chứng từ)
• Sổ chi tiết: kiểm tra trên BCTC xem những tài khoản nào có cấp 2 thì in ra.

Kiểm tra mặt chứng từ, hóa đơn

Kế toán cần lưu ý như sau:

• Kiểm tra hóa đơn đầu ra đã có đủ chữ ký liên 1 và liên 3 chưa.
• Kiểm tra xem các hóa đơn có bảng kê đi kèm đã có bảng kê đi kèm chưa.
  Kiểm tra mặt chứng từ có đủ chữ ký

Những lưu ý khi chuẩn bị các hồ sơ về thuế

Thuế GTGT

Tờ khai thuế GTGT hàng tháng là căn cứ quan trọng nhất để cơ quan thuế kiểm tra việc kê khai nộp thuế của doanh nghiệp. Do vậy, khi nhận được thông báo quyết toán, việc đầu tiên là bạn phải tập hợp đầy đủ các tờ khai hàng tháng và xếp theo từng năm với nhau. Trường hợp phát hiện thiếu tờ khai của tháng nào cần phải kiểm tra xem tháng đó có kê khai không hay là đánh mất để xử lý.

Cán bộ thuế thường bắt đầu bằng công đoạn kiểm tra hoá đơn đầu ra – đầu vào theo tờ khai đã kê khai hàng tháng. Vì vậy, bạn nên sắp xếp hóa đơn GTGT đầu ra – đầu vào bản gốc kèm theo các tờ khai để cán bộ thuế “chấm” chứng từ. Ngoài ra, bạn cần kiểm tra lại tất cả các hóa đơn đã kê khai nhưng có vấn đề (bị mất bản gốc, sai tên, địa chỉ, mã số thuế….) photo ra một bản, lập bảng kê để riêng ra.

Tờ khai thuế GTGT mẫu 01/GTGT theo thông tư số 26/2015

Một số lưu ý khi chuẩn bị hồ sơ thuế GTGT:

• Các hóa đơn bị mất bản gốc, chỉ có bản photo cần chuẩn bị kèm theo các công văn báo mất đã gửi cơ quan thuế
• Các hóa đơn đầu ra hủy cần photo kèm với biên bản hủy để riêng ra
• Đối với hoá đơn mua hàng có giá trị lớn hơn 20 triệu đồng trở lên, bạn nên có bản sao chứng từ thanh toán kèm theo
• Nhân viên thuế thường sẽ yêu cầu file excel tổng hợp tất cả các báo cáo thuế cho họ. Vì vậy hãy chuẩn bị sẵn để cung cấp ngay khi họ hỏi.

Thuế thu nhập cá nhân

Kế toán cần chuẩn bị các tài liệu sau:

• Hợp đồng lao động
• Hồ sơ nhân sự
• Quyết định lương, quyết định tăng lương, quy chế lương công ty
• Bảng lương và các chứng từ thanh toán lương, kèm một file excel tổng hợp từng năm về tổng thu nhập, tổng thuế phải nộp, đã nộp
• Thẻ lương nhân viên có chữ ký của người nhận hoặc ủy nhiệm chi chuyển lương qua ngân hàng
• Các biên lai khấu trừ thuế cho các lao động không ký hợp đồng, các lao động nghỉ việc giữa năm
• Tờ khai đăng ký giảm trừ gia cảnh có xác nhận của cơ quan thuế của từng nhân sự
• Các ủy quyền quyết toán thuế của các lao động quyết toán thuế tại doanh nghiệp
• Các giấy tờ liên quan khác

Thuế thu nhập doanh nghiệp

Hồ sơ của loại thuế này chính là toàn bộ sổ sách kế toán, tài liệu kế toán của doanh nghiệp.

Tờ khai quyết toán thuế TNDN mẫu 03/TNDN

Ngoài ra bạn cần chuẩn bị thêm:

Hồ sơ pháp lý

• Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh hoặc Giấy phép đầu tư (các lần sửa đổi, bổ sung nếu có)
• Các biên bản kiểm tra, thanh tra của các cơ quan quản lý Nhà nước, cơ quan chức năng… (nếu có)
• Các biên bản họp Hội đồng quản trị, Ban kiểm soát, Kiểm toán nội bộ và Đại hội cổ đông liên quan đến tài chính

Hồ sơ nhân sự

• Hợp đồng lao động
• Hồ sơ cá nhân lao động
• Bảng lương, bảng trích nộp bảo hiểm cho người lao động
• Bảng đối chiếu bảo hiểm với cơ quan bảo hiểm
• Hồ sơ các khoản nợ giữa cá nhân người lao động và công ty nếu có
• Biên bản kiểm tra về lao động nếu có
• Quyết định tuyển dụng, quyết định chức danh, quyết định tiếp nhận, quyết định lương
• Tài liệu, hồ sơ đào tạo nhân sự
• Quy chế nhân viên

Hệ thống tài chính kế toán

• Hệ thống sổ sách kế toán
• Hệ thống chứng từ kế toán: hóa đơn mua vào, các chứng từ nộp thuế, HĐKT, biên bản thanh lý hợp đồng, các bảng biểu phân bổ, tổng hợp, các tờ trình, khế ước tiền vay…
• Quyển gốc và liên xanh hóa đơn GTGT bán ra (khớp với sổ mua hóa đơn GTGT)
• Bảng cân đối công nợ phải thu, phải trả
• Xác nhận công nợ bên mua và bên bán đến thời điểm kiểm tra
• Hồ sơ hệ thống TSCĐ hữu hình và vô hình
• Biên bản kiểm kê TSCĐ, CCDC, hang hóa, tiền mặt, xác nhận số dư ngân hàng
• Danh mục các công trình XDCB, đầu tư mua sắm thiết bị chưa hòan thành
• Hệ thống báo cáo tài chính theo quyết định của Nhà nước hàng năm có xác nhận của cơ quan thuế
• Các tờ khai thuế GTGT, thuế XNK, thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế TNCN, thuế TNDN, báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn… hàng tháng có xác nhận của Cơ quan thuế, BCTC đã kiểm toán
• Xác nhận của cơ quan thuế về tình hình thực hiện nghĩa vụ NSNN
• Quy chế tài chính
• Các quy trình hạch toán kế toán, tính giá thành sản phẩm, quy trình lưu chuyển chứng từ nội bộ
• Các quy định về tiêu hao nguyên vật liệu, các tiêu chí phân bổ, trích lập doanh thu, chi phí
• Các quyết định khấu hao TSCĐ, phân bổ CCDC, chi phí trả trước.

Phương pháp sắp xếp hồ sơ, sổ sách, chứng từ khi quyết toán thuế

• Xếp hóa đơn đầu ra liên 3 vào cùng nhau, hóa đơn đầu vào cùng với nhau để cơ quan thuế kiểm tra chéo thông tin hóa đơn so với thông tin kinh tế kê khai trên bảng kê thuế
• Thứ tự kẹp chứng từ đầu vào: Hóa đơn, Hợp đồng, Biên bản bàn giao, Chứng từ thanh toán
• Thứ tự kẹp chứng từ đầu ra: Hóa đơn, Hợp đồng (nếu có) -> Phiếu xuất kho -> Giấy báo có của ngân hàng, hoặc phiếu thu
• Hồ sơ lương kiểm tra lại xem đã đủ các thông tin trên bảng lương hay chưa
• Sổ phụ ngân hàng kẹp theo trình tự thời gian và đóng thành quyển
• Chứng từ chi lương, hồ sơ lương xem lại chữ ký đã đầy đủ chưa, chữ ký có khớp với các tài liệu khác như cam kết, hợp đồng lao động

Hi vọng bài viết đã hướng dẫn chi tiết cho bạn cách sắp xếp hồ sơ chứng từ kế toán khi quyết toán thuế. Hãy đăng ký email thông báo khi có các bài viết mới từ HTDS để nhận thêm nhiều bài viết hữu ích cho công việc của bạn nhé!