Cách phản ứng của doanh nghiệp trong trường hợp thiếu hay thừa nhân lực

Sau thời gian dài “ngủ đông” do tác động của đại dịch Covid-19, các doanh nghiệp Việt Nam đang quay trở lại đường đua doanh số. Thế nhưng, trước khi có thể đưa ra các chiến lược hay kế hoạch kinh doanh hiệu quả, nhiều Doanh nghiệp đã gặp khó khăn ngay từ những bước đầu tiên do thiếu hụt nhân sự. Để giải quyết được bài toán này, doanh nghiệp cần thay đổi cách khai thác thị trường nhân sự vốn đang rất cạnh tranh của Việt Nam.

Thị trường nhân sự Việt Nam: cung không đủ cầu

Theo Báo cáo thị trường tuyển dụng năm 2021 & Xu hướng tuyển dụng trong năm 2022 của TopCV [đơn vị chuyên nghiên cứu về cung ứng nguồn nhân lực], 43,2% doanh nghiệp đang mắc phải vấn đề thiếu hụt nhân sự, tăng 1,6% so với năm 2020. Trong khi đó, số người thất nghiệp trong độ tuổi lao động ở Việt Nam lại đang có xu hướng gia tăng [từ 1,19 triệu người trong năm 2020 tăng lên thành 1,4 triệu người trong năm 2022]. Từ những con số này, có thể thấy được một “nghịch lý” đang tồn tại trong ngành nhân sự Việt Nam: doanh nghiệp thì không có người làm, nhưng tỷ lệ thất nghiệp vẫn rất cao.

Giải thích cho tình trạng này, nhiều doanh nghiệp nhấn mạnh vào số lượng hồ sơ ứng viên và kỹ năng chuyên môn của ứng viên. Cụ thể, 70,6% doanh nghiệp trong khảo sát của TopCV cho rằng số lượng hồ sơ ứng viên chưa đáp ứng đủ nhu cầu tuyển dụng, và 55,5% doanh nghiệp nhận định rằng các ứng viên chưa có đủ kỹ năng chuyên môn.

Nếu đánh giá những số liệu này từ góc nhìn của một quy trình tuyển dụng, ta có thể thấy được rằng doanh nghiệp đang bị “tắc” ngay từ những bước đầu tiên - bước thu thập hồ sơ ứng tuyển. Đây là do doanh nghiệp chưa xây dựng được những “điểm dừng” hấp dẫn [ví dụ: website tuyển dụng] để phổ biến được thông tin tuyển dụng và văn hóa doanh nghiệp. Bên cạnh đó, quy trình tuyển dụng thông thường của doanh nghiệp vẫn còn phức tạp và mất thời gian. Ngay cả khi nhân viên tuyển dụng đã thu thập được hồ sơ thì những hồ sơ này cũng chỉ được xử lý một cách thủ công, đồng nghĩa với việc nhiều ứng viên bị bỏ sót.

Đứng trước những vấn đề này, nhiều doanh nghiệp buộc phải tìm đến những giải pháp nhân sự ứng dụng công nghệ để thay đổi cách vận hành của bộ phận tuyển dụng; cải tiến, tinh gọn và đẩy nhanh quy trình tuyển dụng, từ đó giải quyết bài toán thiếu hụt nhân sự, thực hiện hóa những chiếc lược của doanh nghiệp.

Để doanh nghiệp không còn phải “đỏ mắt” tìm người

Quy trình tuyển dụng hiện tại ở nhiều doanh nghiệp vẫn đang được thực hiện thủ công, ứng dụng công nghệ chỉ ở mức tối thiểu. Cụ thể, việc lưu trữ hồ sơ và thông tin ứng viên vẫn chỉ được thực hiện thủ công trên các phần mềm như Excel hay Google Drive.

Trước những tiến bộ vượt bậc trong công nghệ và làn sóng chuyển đổi số, doanh nghiệp giờ đây buộc phải lựa chọn: Ứng dụng phần mềm quản lý tuyển dụng để hoạt động hiệu quả hơn, hoặc là tiếp tục đi vào “lối mòn” và tự động bị đào thải trong một thị trường tuyển dụng cạnh tranh và khốc liệt như hiện nay.

Chọn chuyển đổi số, trước hết doanh nghiệp cần phải định hình lại lộ trình, cách thức để có những bước thay đổi chiến lược trong toàn bộ hệ thống tuyển dụng của mình.

Ngay từ khâu tiếp cận ứng viên, doanh nghiệp sẽ phải trở nên chủ động hơn, ứng dụng công nghệ để tự xây cho mình những “điểm chạm” [ví dụ: website tuyển dụng] để ứng viên có thể biết đến thương hiệu nhiều hơn và tự tìm đến với mình.

Không chỉ vậy, doanh nghiệp cũng sẽ phải thay đổi trong cách lưu trữ và quản lý hồ sơ ứng viên. Cụ thể hơn, hồ sơ ứng viên sẽ cần được đưa vào một hệ thống tập trung, trong đó các thông tin về nguồn ứng viên, quy trình xử lý và mức độ ưu tiên sẽ cần được làm rõ. Từ đó, chuyên viên tuyển dụng có thể theo sát quá trình tuyển dụng, không bỏ sót bất cứ thông tin nào.

Từ những nguồn thông tin đã thu thập được, doanh nghiệp cũng sẽ phải sử dụng công nghệ để tạo cơ sở dữ liệu về ứng viên, qua đó có cơ sở để phân tích hiệu quả tuyển dụng và đưa ra chiến lược tuyển dụng hiệu quả.

Nhìn chung, bằng việc ứng dụng công nghệ, doanh nghiệp sẽ có được lợi thế cạnh tranh vô cùng lớn trên thị trường tuyển dụng, tạo đòn bẩy để thu hút nhân tài và phát triển những kế hoạch kinh doanh trong tương lai.

Tuyển dụng nhân tài cùng với Viindoo HRM

Đồng hành cùng doanh nghiệp trong công cuộc chuyển đổi số và giải quyết bài toán về thiếu hụt nhân sự, Viindoo HRM - Giải pháp Quản trị Nhân sự Toàn diện cung cấp một giải pháp quản lý tuyển dụng toàn diện, mang lại trải nghiệm xuyên suốt, liền mạch cho cả nhà tuyển dụng và ứng viên. Bài toán về thiếu hụt nhân sự giờ đây đã được giải quyết với các tính năng:

· Xây dựng website tuyển dụng riêng biệt;

· Xây dựng và quản lý ứng viên từ nhiều nguồn khác nhau;

· Tự động hóa quy trình tuyển dụng;

· Báo cáo hiệu quả tuyển dụng;

· Tích hợp đa tính năng trên cùng một nền tảng Viindoo.

Ứng dụng những công nghệ hiện đại và đáp ứng được những nhu cầu cấp thiết nhất trong tuyển dụng, giải pháp quản lý tuyển dụng của Viindoo tối ưu quá trình tuyển dụng, số hóa mọi dữ liệu và tự động hóa mọi quy trình với một mức giá phù hợp, là một sự lựa chọn tối ưu cho quá trình chuyển đổi số của doanh nghiệp.

Trước nguy cơ tụt hậu về khả năng cạnh tranh trong bối cảnh toàn cầu hóa và hội nhập quốc tế, hơn bao giờ hết, yếu tố nhân lực cần được các doanh nghiệp trong nước nhìn nhận một cách đúng đắn và sử dụng hiệu quả hơn.

Vai trò chiến lược của nhân sự

Khi xây dựng hay định vị một doanh nghiệp, thông thường các yếu tố vốn và công nghệ được xem là mấu chốt của chiến lược phát triển, trong khi đó yếu tố nhân sự thường không được chú trọng lắm, nhất là trong giai đoạn khởi đầu. Sự thiếu quan tâm hoặc quan tâm không đúng mức đối với yếu tố nhân sự có thể dẫn đến tình trạng “hụt hơi” hay bị loại khỏi “vòng chiến", một khi mức độ cạnh tranh tăng đột biến về chiều rộng [số lượng của đối thủ cạnh tranh và nguồn cạnh tranh đến từ nhiều phía] và chiều sâu [tính đa dạng, giá cả và chất lượng của sản phẩm trên thị trường].

Xét cho cùng, nhân lực là tác nhân chính tạo ra vốn và đề xuất những ý tưởng mới; đồng thời cũng đảm nhận vai trò chọn lựa và ứng dụng các công nghệ tiên tiến và thực thi các chi tiêu nhằm nâng cao thành tích của doanh nghiệp. Trong nhiều trường hợp, vốn và công nghệ có thể huy động và thực hiện; nhưng để xây dựng được một đội ngũ nhân sự nhiệt tình, tận tâm, có khả năng thích hợp và làm việc có hiệu quả thì phức tạp và tốn kém hơn nhiều. Vì thế, để có thể tồn tại trong trường kỳ, một công ty [bất luận lớn hay nhỏ] cần phải tập trung tăng cường và phát huy khả năng đáp ứng của nguồn nhân lực qua tất cả các giai đoạn của chu kỳ sinh trưởng của doanh nghiệp.

Bước đầu tiên trong quá trình xây dựng ưu thế cạnh tranh và tăng cường khả năng tồn tại của một doanh nghiệp là xác định và công nhận vai trò chiến lược của nhân lực, được thể hiện qua những hoạt động trọng điểm và chỉ tiêu cụ thể của doanh nghiệp. Chẳng hạn, ban giám đốc của một doanh nghiệp có thể khẳng định sự quan tâm phát triển nhân sự qua việc thiết lập một bộ phận quản lý nhân sự thường trực và chuyên nghiệp ở một cấp độ tương đối cao trong cơ cấu tổ chức của công ty. Đồng thời, để tăng tính thuyết phục, ban giám đốc cũng thể hiện sự quyết tâm của mình bằng cách ấn định và đưa những chỉ tiêu về phát triển nhân lực và đánh giá thành quả [cho từng chức năng] vào chiến lược dài hạn của công ty.

Mức độ quan trọng của nhân sự tuy có thay đổi trong từng giai đoạn [khởi đầu, tăng trưởng, bão hòa và suy thoái] nhưng tính xuyên suốt và nhất quán được duy trì qua các giai đoạn chính trong suốt chu kỳ phát triển của một doanh nghiệp.

Các chức năng chính của quản lý nhân sự

Nói chung, các hoạt động quản lý nhân sự trong một tổ chức [công hay tư] đều xoay quanh bốn trục chính yếu: thu hút và tuyển dụng nhân sự, bổ nhiệm và sử dụng nhân sự, huấn luyện và phát triển nhân sự, khích lệ và duy trì nhân sự, tái tạo nhân sự.

Một doanh nghiệp có thể tạo được ưu thế cạnh tranh nhờ có một đội ngũ nhân sự năng động, khả năng đáp ứng nhạy bén, trình độ chuyên nghiệp cao và thích hợp. Điều kiện tiên quyết để có được một đội ngũ nhân sự có chất lượng là các cấp nhân viên và lãnh đạo trong công ty phải được tuyển dụng và phát triển [liên tục] theo những tiêu chí khả thi đã đặt ra, nghĩa là phải được gắn liền với chiến lược tổng thể dài hạn của doanh nghiệp.

Khi sự quản lý bốn khâu hoạt động mấu chốt nói trên đã tốt, với sự hỗ trợ và đồng lòng của nhân viên các cấp [cùng hướng về mục tiêu chung], trong mối liên hệ hài hòa giữa nhân viên và ban giám đốc trong công ty thì bài toán về nhân sự hầu như đã được giải quyết thỏa đáng: Năng suất lao động gia tăng, các chỉ tiêu được thực hiện, kỹ năng cần thiết được đào tạo hợp thời và hợp lý, nhân viên được khích lệ và tưởng thưởng tương xứng, nhiệt tình và lòng trung thành của nhân viên đối với công ty cao... giúp doanh nghiệp có thể vượt qua những thách đố gắt gao của cạnh tranh và hội nhập.

Sử dụng nhân sự hữu hiệu

Một trong những phản ứng tự nhiên của các doanh nghiệp để tăng tính cạnh tranh của mình là tinh giản [downsizing], tái cơ cấu hay tái tổ chức [restructuring/reorganization] với hy vọng rằng số lượng nhân viên ít hơn sẽ tiết giảm chi phí và công ty sẽ gọn nhẹ hơn, có thể quản lý chặt chẽ hơn và hoạt động có hiệu quả hơn. Thật ra, kinh nghiệm thực tế cho thấy sự giảm số lượng nhân sự không ảnh hưởng mấy đến khả năng tăng cường tính cạnh tranh của một doanh nghiệp. Ngược lại, trong nhiều trường hợp, doanh nghiệp có thể mất dần những tiềm năng hay kỹ năng quý giá [competencies] do hậu quả của các đợt thay đổi không có mục đích rõ rệt và kém hiệu quả.

Kinh nghiệm quản lý cho thấy một doanh nghiệp chỉ có thể tạo được ưu thế cạnh tranh khi có giải pháp sử dụng các nguồn nhân lực khác nhau một cách hợp lý cho mỗi yêu cầu về quản lý nhân sự. Trên nguyên tắc, có thể phân loại hai nguồn nhân lực chính yếu: nhóm nhân sự nòng cốt [core employees] và nhóm nhân sự bổ sung gồm có tạm thời [temporary employees] hay gia công [outsourcing].

Một ví dụ cụ thể, một công ty không cần phải duy trì chức năng chuyên trách về an ninh, chuyên chở, phiếu báo lương hay vệ sinh, mà có thể "gia công" cho những công ty chuyên môn cung ứng các dịch vụ này với chi phí thấp hơn và chất lượng bảo đảm hơn. Làm như vậy, công ty đó có thể "tinh giản" để tập trung vào việc phát triển và sử dụng thành phần nhân sự biên chế "nòng cốt". Trong trường hợp thiếu hụt nhân sự theo dự án [lắp đặt một hệ thống máy mới, quản lý tạm thời] và theo “thời vụ” [quản lý dự án, sản xuất bổ sung], công ty có thể tuyển nhân sự “có thời hạn” [contractual] hay “thuê ngắn hạn” từ các công ty dịch vụ cung ứng nhân dụng khác [xem biểu đồ].

Điều cần lưu ý là doanh nghiệp cần phải có một chính sách nhân lực cụ thể để sử dụng có hiệu quả các nguồn nhân lực khả hữu trong hướng phát triển và thực hiện chiến lược nền tảng của doanh nghiệp. Chẳng hạn, một công ty cần “gia công” và khai thác giải pháp “nhân lực bổ túc” đến mức tối đa, nhưng cần giữ lại các hoạt động có tính chiến lược để bảo đảm sự bền vững của công ty như quản lý tài chính, nghiên cứu và phát triển sản phẩm [R&D].

Để thực hiện được điều này, một doanh nghiệp cần có giải pháp phát triển và bồi dưỡng dài hạn cho các nhân viên “có tiềm năng” và “có khả năng” vào các chức vụ/vị trí thích hợp. Đồng thời, cũng cần áp dụng các biện pháp “sàng lọc” hợp lý để một mặt duy trì và phát triển lực lượng nhân sự nòng cốt cơ hữu; mặt khác, giảm thiểu thành phần nhân sự “bất khiển dụng” và “dư thừa” [redundant hay surplus] bằng các phương pháp nhân dụng hữu hiệu hơn [tạm thời hay gia công].

[Nguồn: Kinh Tế Sài Gòn]

CHƯƠNG TRÌNH ĐÀO TẠO

GIÁM ĐỐC NHÂN SỰ - CHRO

[CHIEF HUMAN RESOURCES OFFICER]

CHRO không chỉ là một "cái chức", một cái chức rất to trong công ty, mà còn là một "cái nghề", một cái nghề chuyên nghiệp trong xã hội và đòi hỏi phải được đào tạo một cách bài bản, có hệ thống thì mới có thể thành công.

Với sự nhận thức sâu sắc về những thay đổi của ngành quản trị nhân sự thế giới, cùng với bối cảnh nhân sự Việt Nam trong giai đoạn đầy biến động, đổi thay và ngổn ngang như hiện nay, Chương trình đào tạo Giám Đốc Nhân Sự [CHRO] của PACE đã ra đời. Chương trình đào tạo đặc biệt này nhằm “góp phần hướng đến việc xác lập và phát triển một chuẩn mực nghề nghiệp về nhân sự và quản trị nhân sự cho ngành quản trị nhân sự tại Việt Nam”.