Google Docs cho phép bạn đề xuất các chỉnh sửa trên tài liệu khi bạn cộng tác với người khác. Sau khi bạn đề xuất chỉnh sửa, chủ sở hữu tài liệu có thể chấp nhận hoặc xóa nó. Đây là cách nó hoạt động.
Cách đề xuất chỉnh sửa trong Google Docs
Khi bạn đang xem một tài liệu trong Google Docs, bạn đang làm như vậy ở một trong ba trạng thái:
- Chỉnh sửa: Chế độ xem này có nghĩa là bạn đang trực tiếp chỉnh sửa tài liệu.
- Gợi ý: Chế độ xem này có nghĩa là các chỉnh sửa bạn thực hiện hiển thị dưới dạng các đề xuất.
- Đang xem: Trạng thái này cung cấp cho bạn một chế độ xem sạch đẹp để đọc hoặc in.
Nếu bạn nhìn lên phía trên bên phải của cửa sổ tài liệu, bạn sẽ thấy trạng thái hiện tại của mình. Nếu bạn thấy gợi ý của Haiti thì bạn nên đi. Nếu bạn thấy xem Chỉnh sửa và sắp xếp xem trực tuyến, thì hãy nhấp vào nút đó và sau đó nhấp vào tùy chọn.
Nếu bạn không thấy tùy chọn đề xuất chỉnh sửa, bạn có thể cần yêu cầu chủ sở hữu cung cấp cho bạn quyền chỉnh sửa phù hợp để thực hiện điều đó.
Để đề xuất chỉnh sửa tệp, tất cả những gì bạn phải làm là nhập các thay đổi của bạn vào tài liệu. Mọi thay đổi bạn thực hiện sẽ xuất hiện trong một màu khác với văn bản gốc. Các từ bị xóa trở thành gạch bỏ. Và một hộp bình luận xuất hiện ở bên phải của tài liệu làm rõ đề nghị. Bạn thậm chí có thể trả lời nhận xét đó với thông tin bổ sung giải thích đề xuất của bạn.
Khi bạn đề xuất thay đổi đối với tài liệu, chủ sở hữu sẽ nhận được email về đề xuất của bạn và có thể chọn giữ chỉnh sửa hoặc xóa hoàn toàn khỏi tệp. Họ làm điều này bằng cách nhấp vào nút kiểm tra hoặc nút X X trên bình luận.
Google Drive hiện là một trong những công cụ tuyệt vời giúp mang đến cho các bạn những ứng dụng bổ ích văn phòng. Trong bài viết này MM Group sẽ giúp các bạn mở quyền chỉnh sửa file trên Drive. Chúng ta cùng tìm hiểu nhé.
1. Mở quyền chỉnh sửa cho ai có đường liên kết
Bước 1: Nhấp chuột phải vào thư mục hoặc tập tin muốn chia sẻ > Chọn nhận đường liên kết.
Đổi quền chỉnh sửa
Bước 2: Chọn vào phần mở quyền cho Bất kỳ ai có đường liên kết [Người chỉnh sủa, người nhận xét, chỉ xem] > Nhấn Xong.
Đổi quyền chỉnh sửa
Sau khi bạn chọn Xong tất cả những ai có đường link đều có thể xem hoặc chỉnh sửa tùy theo điều kiện mà bạn cài đặt ban đầu.
>>Xem thêm: Bảng giá Google Workspace chi tiết.
2. Thêm quyền chỉnh sửa cho một số người nhất định
Bước 1: Click chuột phải vào tệp hoặc thư mục>ChọnChia sẻ.
Đổi quền chỉnh sửa
Bước 2: Nhập vào địa chỉ emai của người mà bạn muốn chia sẻ File > Chọn chia sẻ quyền xem hay Người chỉnh sửa > Chọn Gửi.
Đổi quyền chỉnh sửa
Ngoài ra còn một số tùy chọn khác cho bạn như quyền xem, Quyền nhận xét, Quyền chỉnh sửa mà bạn có thể chỉ định cho người dùng.
Đổi quyền chỉnh sửa
>>Xem thêm: Email doanh nghiệp tính năng và chi phí chi tiết, an toàn bảo mật email đám mây dung lượng lưu trữ lớn, bộ công cụ làm việc nhóm hiệu quả.
3. Cách chuyển quyền sở hữu thư mục trên Google Drive
Bước 1: Click chuột phải vào tệp hoặc thư mục>ChọnChia sẻ.
Đổi quyền chình sửa
Bước 2: Tại mục email, nhập địa chỉ email mà bạn muốn cấp quyền sở hữu,bạn click vào tùy chọnĐặt làm chủ sở hữu.
Đổi quyền chỉnh sửa
Bước 3: Chọn Có để xác nhận.
Đổi quyền chỉnh sửa
4. Một số chú ý và câu hỏi tài liệu
- Trước khi cấp quyền cho người dùng khác hãy tạo một bản lưu file trước để có thể dễ dàng lấy ra sử dụng.
- Chỉ thực sự cấp quyền cho người dùng khi thật sự cần thiết.
- Cấp chế độ xem đối với một số tài liệu mang tính chất thông báo.
- Sử dụng Google bảng tính hoặc Google Biểu mẫu với tài liệu nặng [khuyến khích sử dụng trên máy tínhhoặclaptophơn làđiện thoại].
Một số câu hỏi liên quan tài liệu Google
Làm thế nào để cấp quyền mà không có email thông báo?
Trả lời: Sau khi cấp các quyền cần thiết Có một ô Thông báo cho những người này bạn chỉ cần bỏ chọn ô này, người dùng sẽ không nhận email thông báo về các quyền.
Bạn có thể chia sẻ tài liệu đến tối đa bao nhiêu người?
Bạn co thể cấp quyền tối đa 100 người chỉnh sửa, xem và nhận xét. Nếu bạn muốn cấp quyền nhiều người hơn bạn có thể để tài liệu dưới dạng bất kỳ ai nhận được đường liên kết.
Chúc các bạn thành công!