Đôi lúc, khi soạn thảo dữ liệu và báo cáo nhiều người dùng cảm thấy mệt mỏi và rắc rối bởi xuất hiện nhiều thông tin trùng lặp. Đặc biệt là những bảng dữ liệu chứa nhiều thông tin rất mất thời gian để tìm kiếm những dữ liệu bị trùng lặp. Chính vì thế, trong bài viết dưới đây, Sforum sẽ chia sẻ cho bạn cách lọc trùng Excel nhanh chóng và đơn giản.
Đừng bỏ qua bài viết này nếu như bạn không biết cách lọc dữ liệu trùng trong Excel nhé.
Hướng dẫn cách lọc trùng Excel chi tiết nhất
Cách lọc dữ liệu trùng trong Excel bằng Remove Duplicate
Để thực hiện cách lọc dữ liệu trong Excel, chúng tôi đã đưa ra một ví dụ như hình dưới đây. Bạn sẽ thấy vùng dữ liệu trùng lặp trong bảng tính được chúng tôi khoanh đỏ.
Tiến hành thao tác lọc trùng Excel theo các bước sau:
Bước 1: Trên bảng tính đang trùng dữ liệu, bạn tiến hành bôi đen vị trí dữ liệu muốn lọc trùng.
Bước 2: Trên thanh công cụ, chọn Data > Chọn tính năng Remove Duplicates.
Bước 3: Lúc này, hộp thoại Remove Duplicates hiển thị, đánh dấu tích vào cột dữ liệu mà bạn muốn lọc dữ liệu. Nếu như bạn muốn lọc dữ liệu cho tất cả các cột thì bấm chọn Select All > Nhấn OK để lưu thay đổi.
Bước 4: Ngay lập tức, hệ thống sẽ trả về kết quả lọc trùng chính xác trên bảng tính mà bạn đã bôi đen ban đầu.
Sử dụng Conditional Formatting để tìm dữ liệu trùng trong Excel và lọc giá trị trùng trong Excel
Bước 1: Tô đen vùng dữ liệu bạn muốn tìm kiếm dữ liệu bị trùng trong bảng tính Excel.
Bước 2: Chọn Home trên thanh menu > Sau đó, bạn bấm tiếp vào các mục lần lượt là Conditional Formatting > Highlight Cells Rules > Duplicate Value.
Bước 3: Hộp thoại New Formatting Rule xuất hiện với một số tùy chọn giúp bạn tìm kiếm dữ liệu trùng lặp như sau:
Lựa chọn phương thức lọc trùng Excel:
- Duplicate: Hệ thống sẽ tự động lọc giá trị trùng Excel trong khu vực được tô đỏ.
- Unique: Lọc những giá trị duy nhất có trong bảng dữ liệu.
Lựa chọn kiểu đánh dấu và tô màu mà bạn yêu thích để lọc trùng dữ liệu trong Excel:
- Light red fill with dark red text: Dùng màu đỏ với chữ màu đỏ đậm.
- Yellow fill with dark yellow text: Sử dụng nền màu vàng với chữ màu vàng đậm.
- Green fill with dark green text: Sử dụng nền màu xanh và chữ hiển thị màu xanh đen.
- Light red fill: Nền được tô đỏ và màu chữ được giữ nguyên.
- Red text: Chữ được đổi sang màu đỏ nhưng màu nền được giữ nguyên không đổi.
- Red border: Các giá trị trùng nhau sẽ được tự động tô khung viền màu đỏ.
- Custom format: Tự động tùy chỉnh màu sắc chữ và màu nền theo sở thích của mình.
Lựa chọn một trong các tùy chọn sau và nhận được kết quả như sau:
Cách lọc danh sách trùng trong Excel bằng Advanced Filter
Bước 1: Trước tiên, bạn tiến hành chọn khu vực ô hoặc cột muốn lọc trùng Excel.
Bước 2: Ấn chọn tab Data trên thanh công cụ > Trong phần Sort & Filter, nhấn chọn mục Advanced.
Bước 3: Tiếp theo, hộp thoại Advanced Filter xuất hiện, bạn bấm chọn mục Copy to another location.
Kế tiếp, ở mục Copy to, bạn tiến hành lựa chọn ô tham chiếu ở bên phải bảng dữ liệu và chọn vị trí lọc dữ liệu.
Đánh dấu tích vào mục Unique records only > Nhấp OK để hoàn tất.
Bước 4: Ở vùng mà bạn đã chọn ở mục Copy to sẽ xuất hiện dữ liệu đã được lọc xong.
Cách lọc tên trùng trong Excel bằng Pivot Table
Việc sử dụng Pivot Table để lọc trùng Excel rất tốt, khi thực hiện cách này các bạn không cần phải xóa các giá trị trùng ra khỏi dữ liệu của mình mà nó sẽ lọc những giá trị duy nhất có trong bảng dữ liệu. Thực hiện như sau:
Bước 1: Đầu tiên, hãy tiến hành tạo Pivot Table ở dữ liệu của bạn bằng cách nhấn chọn vào một ô bất kỳ trong bảng dữ liệu hay toàn bộ vùng dữ liệu > Tiếp theo, bạn ấn Insert > Chọn tiếp Pivot Table > Bấm OK để hoàn tất thay đổi.
Bước 2: Khi bảng Pivot Table mới xuất hiện, bạn tiến hành đánh dấu vào dữ liệu để vùng dữ liệu được thêm đầy đủ vào khu vực Row trong bảng.
Bước 3: Sau đó, bạn bấm vào tab Design > Chọn tùy chọn Report Layout để Pivot Table có dạng bảng > Lúc này, bạn hãy chọn lần lượt 2 tùy chọn Show in Tabular Form và Repeat All Item Labels.
Bước 4: Giờ bạn tiếp tục thực hiện việc xóa bỏ những subtotals khỏi Pivot Table bằng cách nhấp vào tab Design > Bấm tiếp vào Subtotals > Click chọn mục Do Not Show Subtotals.
Bước 5: Như vậy, bạn đã hoàn tất việc lọc trùng tên bằng Pivot Table, những thông tin trên Pivot Table giống như một bảng dữ liệu thông thường.
Check trùng trong Excel bằng Power Query
Tính năng Power Query sẽ giúp giải quyết mọi vấn đề liên quan đến việc chuyển đổi dữ liệu. Chính vì thế, sử dụng tính năng này giúp bạn check trùng trong Excel và xóa các giá trị trùng nhanh chóng. Thực hiện như sau:
Bước 1: Chọn vị trí bảng dữ liệu mà bạn muốn kiểm tra và loại bỏ giá trị trùng lặp > Trên thanh công cụ, bạn chọn Data > Chọn tiếp vào From Table.
Bước 2: Thực hiện loại bỏ trùng lặp trong cột bằng cách nhấn vào tab Home > Chọn tiếp vào mục Remove Duplicates để xoá các giá trị trùng lặp.
Bước 3: Sau khi thực hiện, bạn nhận được kết quả sau khi xóa giá trị trùng lặp.
Bước 4: Để xuất file, bạn nhấn vào chọn File > Chọn tùy chọn Close & Load > Nhấp tiếp Close & Load để dữ liệu được xuất.
Bước 5: Dữ liệu sau khi được xuất như sau:
Tạm kết:
Trên đây, Sforum đã hướng dẫn xong cho bạn cách lọc trùng Excel nhanh chóng và chi tiết nhất. Hy vọng bài viết ngắn mà chúng tôi chia sẻ sẽ giúp bạn dễ dàng lọc trùng dữ liệu trong Excel nhanh nhất. Chúc bạn thành công.