Trong quá trình sử dụng máy tính chắc chắn không ai không biết đến các tính năng soạn thảo văn bản Word và Excel. Đây là hai công cụ chính nằm trong bộ Office không thể thiếu của một chiếc máy tính, cũng như có mặt trong hầu hết mọi công việc. Việc bảo quản và lưu giữ những file Word và Excel được an toàn là điều người dùng luôn cố gắng thực hiện. Nếu đối với Word việc chuyển đổi sang định dạng PDF là an toàn nhất thì đối với Excel cũng vậy.
Hình thức chuyển đổi file Excel sang PDF khá đơn giản và thông dụng nhưng không phải ai cũng biết và thực hành một cách thành thạo. Dưới đây là những cách chuyển đổi File Excel sang PDF nhanh nhất, giữ nguyên định dạng văn bản. Giúp người dùng có thể xử lý các thao tác bảo mật File Excel nhanh chóng và yên tâm nhất.
Excel là một trong những tính năng không thể thiếu của tất cả các nhân viên làm việc văn phòng, kế toán, soạn thảo cùng vô số các công việc liên quan đến máy tính khác. Việc sao lưu, thống kê, truyền tải, cất giữ, bảo mật các file Excel luôn là yêu cầu quan trọng, cần thiết. Khi đó hình thức chuyển đổi File Excel sang PDF giữ nguyên định dạng chính là phương thức an toàn, nhanh chóng nhất. Giúp người dùng có thể thực hiện các thao tác liên quan đến file Excel như gửi tới máy khác, bảo quản, bảo mật, lưu trữ… gọn gàng nhất mà không làm ảnh hưởng đến các định dạng, hay cột, bảng, con số bên trong bảng File Excel.
Mỗi một hệ điều hành khác nhau sẽ thường có trang bị những tính năng khác nhau cho bảng tính Excel. Vậy nên khi bạn muốn chuyển đổi File Excel sang PDF trực tiếp trên Excel thì cần phải xác định xem phần mềm Office của mình thuộc hệ điều hành nào. Đối với Excel 2010 trở lên thì bạn có thể áp dụng những bước dưới đây để có thể chuyển đổi File Excel sang PDF một cách nhanh chóng nhất.
+ Khởi động bản tính Excel [chính là bảng tính mà bạn muốn chuyển đổi sang PDF để có thể lưu trữ hoặc gửi dữ liệu đến máy khác].
+ Trên các tùy chọn của File Excel mà bạn vừa mở sẽ có tùy chọn “File” ở góc trái bảng tính. Bạn tích chuột lựa chọn “File”
+ Tiếp đó một bảng các mục tính năng của danh mục File xuất hiện. Ở đó bạn tìm đến mục “Save & Send” và nhấn lựa chọn.
+ Các lựa chọn trong mục Save and Send xuất hiện, bạn tích chọn vào “Create PDF/XPS Document”.
+ Việc chuyển đổi File Excel thành PDF sẽ được tiến hành ngay lập tức.
+ Sau khi việc chuyển đổi được hoàn thành thì bạn lựa chọn vào mục Standard [Publishing online and Print]. Tiếp đến bạn tích lựa chọn vào mục “Publish” để “Save File” và lưu lại File Excel giờ đã được chuyển thành file PDF.
+ Bạn cũng có thể lựa chọn tích vào mục “Open file after publishing” để sau khi Save thì File Excel PDF sẽ tự động bật. Nếu bạn không muốn thì không cần tích vào lựa chọn trên.
Chỉ với những thao tác cơ bản, nhanh gọn bạn đã có thể chuyển đổi File Excel thành PDF an toàn ngay trực tiếp trên bảng tính Excel.
Nếu máy tính của bạn đang sở hữu phần mềm Office 2008 thì bạn cũng có thể sử dụng tính năng chuyển File Excel sang PDF trực tiếp trên Excel vô cùng nhanh gọn. Các bước thực hiện cụ thể gồm:
+ Khởi động trang bảng tính Excel – file mà bạn đang có nhu cầu chuyển đổi thành bản PDF.
+ Phía bên trên bảng tính chính là các định mục, tính năng để bạn có thể tùy chọn. Bạn nhấp chuột vào lựa chọn “Page Layout”.
+ Tất cả các tính năng cơ bản của Page Layout sẽ xuất hiện như Margins, Orientation, Size. Và từ đó bạn có thể lựa chọn căn chỉnh để thiết lập trang.
+ Sau khi đã thực hiện xong bước căn chỉnh thiết lập trang. Thì bạn cần phải xác định vùng in tức là xác định File Excel cần chuyển đổi thành định dạng PDF.
+ Bạn kích chuột vào vùng File Excel mà bạn muốn chuyển đổi, lựa chọn Page Setup sau đó đến Print Area và cuối cùng lựa chọn Set Print Area.
+ Trong quá trình in bạn đều có thể tùy chỉnh định dạng trang tính với các tính năng đa dạng bên trong bảng tính.
+ Bạn nhấn vào mục Sheet Options để có thể tùy chọn trang tính.
+ Nếu bạn muốn xem trước trang tính thì có thể mở cửa sổ Print Preview hoặc Ctrl + P.
+ Đây là bước để bạn lưu File Excel dưới dạng PDF sau khi đã định dạng tài liệu Excel theo đúng ý sử dụng.
+ Mở hộp thoại Save As sau đó tìm đến danh mục Save as type để chọn PDF.
+ Hoặc bạn cũng có thể lựa chọn vào mục Export sau đó tích tiếp vào phần “Export to XPS/PDF”
+ Và giờ bạn đã có một bản lưu Excel dưới dạng PDF ngay trực tiếp trên bảng tính Excel 2008.
Không giống như phiên bản Office 2010, hay 2008 bạn có thể chuyển đổi trực tiếp File Excel sang PDF ngay trên ứng dụng. Đối với Excel 2007 khi bạn muốn chuyển đổi thì cần phải tải thêm một phần mềm hỗ trợ khác: 2007 Microsoft Office Add-in: Microsoft save as PDF or XPS. Đây là phần mềm được Microsoft cung cấp.
+ Tải ứng dụng 2007 Microsoft Office Add-in: Microsoft save as PDF or XPS về máy.
+ Tiến hành cài đặt ứng dụng vào bên trong máy. Đây là quá trình không quá khó nên bạn có thể tự làm một cách nhanh chóng.
+ Sau khi hoàn tất quá trình cài đặt phần ứng dụng chuyển đổi File Excel sang PDF thì bạn bắt đầu cho ứng dụng hoạt động.
+ Tiến hành sử dụng các tính năng có trong ứng dụng để chuyển đổi File Excel sang PDF.
+ Tiến hành lưu lại bản File Excel PDF vừa được chuyển đổi bằng cách nhấn vào biểu tượng Office Button sau đó lựa chọn Save As.
+ Khi cửa sổ sao lưu hiện ra thì bạn cần phải đặt cho bản file Excel PDF của mình một cái tên.
+ Sau khi đặt tên xong thì bạn lựa chọn vào mục “Save as type” và chọn kiểu PDF phù hợp.
Bên cạnh những cách chuyển đổi File Excel sang PDF giữ nguyên dạng trực tiếp bằng những tính năng có sẵn trong Excel. Thì cũng có những ứng dụng trực tuyến giúp việc chuyển đổi trở nên vô cùng đơn giản. Smallpdf chính là một trong những phương thức chuyển đổi File Excel sang PDF giữ nguyên định dạng được nhiều người lựa chọn nhiều nhất.
Với Smallpdf bạn chỉ cần tải phần mềm về máy sau đó tiến hành cài đặt và cho ứng dụng chạy bình thường trên máy tính. Tiếp đến bạn lựa chọn một file Excel cần phải chuyển đổi sang PDF. Và tiến hành chuyển đổi thông qua ứng dụng Smallpdf đã cài đặt trước đó.
Việc chuyển đổi File Excel sang PDF thông qua ứng dụng Smallpdf giúp người dùng giữ nguyên định dạng của file. Và thời gian chuyển đổi khá nhanh chóng chỉ mất khoảng một vài phút tùy theo kích thước to hay nhỏ của file.
Cũng giống như phần mềm Smallpdf thì Convertio Online cũng là ứng dụng chuyển đổi file Excel sang PDF mang đến nhiều sự tiện lợi cho người sử dụng.
Bước đầu bạn tải phần mềm Convertio Online bằng cách truy cập vào convertio.co về máy. Sau đó tiến hành cài đặt Convertio Online vào máy tính. Việc cài đặt này khá đơn giản, bạn chỉ cần làm theo hướng dẫn là có thể cài đặt phần mềm vào trong máy tính.
Tiếp đến bạn tải phần file Excel cần chuyển đổi lên ứng dụng Convertio Online bằng cách nhấp vào dòng chữ “chọn tập tin”. Sau đó bạn nhấn vào mục “chuyển đổi” để bắt đầu tiến hành chuyển đổi.
Khi quá trình chuyển đổi kết thúc thì bạn nhấn vào nút “Tải về” để có thể lưu file Excel pdf vừa được chuyển đổi thành công về máy. Và bạn nên lưu ý ứng dụng Convertio Online có chức năng “chọn nhiều tập tin” cùng một lúc. Giúp tiết kiệm rất lớn thời gian chuyển đổi cho người dùng.
PDF Candy cũng là một trong những ứng dụng giúp người dùng chuyển đổi file Excel sang PDF một cách nhanh chóng và nhẹ nhàng. Người dùng thường tải phần mềm PDF Candy về máy và tiến hành các thao tác cài đặt bên trong máy tính.
Sau đó bạn lựa chọn file Excel cần phải chuyển đổi để thực hiện các thao tác chuyển đổi. Đối với phần mềm PDF Candy thì người dùng vừa có thể chuyển đổi file Excel sang PDF giữ nguyên định dạng từ máy tính. Vừa có thể chuyển đổi file Excel sang PDF khi được lưu từ các dịch vụ đám mây như Google Drive, Dropbox…
Ngoài ra người dùng cũng có thể thực hiện việc chuyển đổi File Excel sang PDF giữ nguyên định dạng với các ứng dụng trực tuyến như:
+ Chuyển đổi File Excel sang PDF giữ nguyên định dạng với Ilovepdf
+ Chuyển đổi File Excel sang PDF giữ nguyên định dạng với PDF Converter
+ Chuyển đổi File Excel sang PDF giữ nguyên định dạng với Google Drive
Đây là những ứng dụng trực tuyến có cách sử dụng giống như các ứng dụng Smallpdf, Convertio Online… Người dùng có thể tải ứng dụng tại các link tải trực tuyến và tiến hành chuyển đổi File Excel sang PDF giữ nguyên định dạng theo hướng dẫn.
Trên đây là những cách tiến hành chuyển đổi File Excel sang PDF giữ nguyên định dạng nhanh chóng, hiệu quả nhất. Hy vọng sẽ giúp bạn có thể lựa chọn được phương thức chuyển đổi phù hợp nhất, đơn giản nhất cho nhu cầu sử dụng của mình.
xem thêm: Cách đổi inch sang cm trong Word, Excel