Admin – administration là gì. Họ đảm nhận những công việc cụ thể nào. Vai trò, nhiệm vụ và quyền hạn đặc quyền của họ là gì? Cùng tìm hiểu chi tiết công việc của nhân viên admin và sự khác biệt giữa những vị trí nhân viên admin trong bài viết dưới đây nhé!
- Nhân viên Admin là gì?
- Công việc Admin chính là làm người quản trị
- Các vị trí Admin phổ biến hiện nay
- Admin văn phòng là gì?
- Sale Admin là gì?
- Sales admin là làm gì?
- Một số công việc của sale admin trong bảng mô tả công việc
- Admin website là gì?
- Admin facebook là gì?
- Admin diễn đàn
- Vai trò và nhiệm vụ của quản trị viên
- Quyền hạn của quản trị viên
- Quyền hạn của Admin nói chung và admin văn phòng
- Quyền hạn của quản trị viên website.
- Quyền hạn của quản trị viên facebook.
- Quyền hạn của quản trị viên diễn đàn.
- Nhiệm vụ của quản trị viên là gì?
- Quyền hạn của quản trị viên
- Cơ hội việc làm nhân viên admin hiện nay
- Kỹ năng cần thiết dành cho các quản trị viên
- Bảo mật thông tin nội bộ
- Kiến thức về quản lý
- Kỹ năng giao tiếp tốt
- Bạn có thể tìm việc làm nhân viên admin ở đâu?
- Kết luận
Chắc hẳn cũng đã từng rất nhiều người bắt gặp thuật ngữ Admin, thường được dùng để chỉ đích danh 1 vị trí, chức danh trong các hệ thống doanh nghiệp, tổ chức. Tuy vậy, ít người hiểu được admin nghĩa là gì.
Admin – viết tắt của administration, có nghĩa là quản trị. Nhân viên admin là người quản trị, có nhiệm vụ theo dõi, quản lý, sắp xếp, điều phối, quản lý các hoạt động trong một đội nhóm, bộ phận, hay tổ chức, giúp hệ thống vận hành hiệu quả, nhịp nhàng.
Công việc Admin chính là làm người quản trị
Từ định nghĩa trên. Có thể khẳng định, công việc của một Admin chính là làm người quản trị. Họ điều khiển tất cả những hoạt động, việc làm của một phòng ban hay một cơ quan nào đó. Những người quản trị viên thường làm ở các vị trí cao trong các cơ quan như vị trí trưởng phòng, trợ lý giám đốc. Với vai trò và chức trách của mình. Quản trị viên có trong tay quyền hạn, tiếng nói của họ cũng có giá trị đối với các nhân viên tại các cơ quan. Với mỗi vị trí admin có bảng phân công công việc cụ thể riêng.
Ví dụ: Admin website là người chịu trách nhiệm phân phối, điều hành tất cả các chương trình của website đang quản lý. Sales admin đảm nhận các công việc quản lý việc bán các sản phẩm và giám sát các công đoạn bán sản phẩm. Từ lúc lên ý tưởng đến lúc sản xuất và phân phối ra thị trường.
Các vị trí Admin phổ biến hiện nay
Admin được phân chia thành các vị trí với tên gọi khác nhau. Mỗi vị trí sẽ đảm nhận một công việc phù hợp.
Theo thống kê từ các cuộc khảo sát, 5 vị trí admin phổ biến nhất hiện nay là:
Admin văn phòng là gì? Sales Admin là gì? Admin website là gì? Admin facebook là gì? Admin diễn đàn
Admin văn phòng là gì?
Admin văn phòng [Admin officer] là chức danh dùng để chỉ những nhân sự thực hiện nhiệm vụ quản lý văn phòng cũng như quản lý hành chính doanh nghiệp. Hiểu theo một cách khác, đây là công việc quản trị hành chính văn phòng của các công ty, doanh nghiệp. Thuộc khối hành chính nhân sự trong cơ cấu tổ chức bộ máy.
Công việc của admin văn phòng có nhiều nhiệm vụ khác nhau. Liên quan chủ yếu đến giấy tờ của công ty, soạn thảo hợp đồng, văn bản hành chính, quản lý văn phòng làm việc. Bên cạnh đó, còn thực hiện một số công việc khác phát sinh trong môi trường làm việc văn phòng liên quan.
Tại những doanh nghiệp nhỏ và vừa, đôi khi không có bộ phận admin văn phòng vì bộ phận nhân sự sẽ kiêm nhiệm luôn các công việc của admin văn phòng.
Sale Admin là gì?
Sales admin là làm gì?
Sale Admin [Sales Administrator – SA] là vị trí trợ lý kinh doanh hoặc thư ký kinh doanh trong doanh nghiệp. Trong nhiệm vụ của mình, SA sẽ phối hợp với các bộ phận khác trong doanh nghiệp. Đóng vai trò then chốt trong việc tăng doanh thu cho doanh nghiệp. Hỗ trợ hoạt động bán hàng và thúc đẩy doanh số từ các Sale Staff trong bộ phận kinh doanh.
Chắc hẳn nhiều người không cảm thấy quen thuộc và thắc mắc cụm từ Sale Staff là gì. Sale Staff còn biết đến với tên gọi khác là nhân viên sales hay nhân viên kinh doanh. Họ là những người giới thiệu, thuyết phục khách hàng mua sản phẩm mà doanh nghiệp kinh doanh. Sales cũng là người tư vấn và giải đáp các thắc mắc của khách hàng về sản phẩm, dịch vụ.
Ngoài việc đảm bảo doanh số, Sale Admin còn tổng hợp và báo cáo những vấn đề về doanh số, tình hình kinh doanh cho bộ phận cấp trên. Đồng thời SA sẽ nhận chỉ đạo trực tiếp từ giám đốc kinh doanh [CCO] hay trưởng bộ phận.
Một số công việc của sale admin trong bảng mô tả công việc
“Sales Admin là làm gì?”. Với vai trò quan trọng của mình, chắc hẳn nhiều người sẽ thắc mắc về những công việc mà một Sale admin thường làm. Theo mô tả tuyển dụng của các doanh nghiệp cho vị trí này. Những đầu mục công việc cơ bản thường bao gồm:
Soạn thảo, quản lý các văn bản hành chính về hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp như: làm báo giá, hợp đồng, thư chào hàng…
Xử lý đơn hàng, nhập đơn hàng, quản lý hồ sơ khách hàng.
Thu thập và giải quyết những phản hồi của khách hàng trên các phương tiện truyền thông đại chúng như trên website, mạng xã hội, diễn đàn…
Hỗ trợ bán hàng: Tư vấn các dịch vụ của doanh nghiệp cho khách hàng, thuyết phục khách hàng mua dịch vụ, ký kết hợp đồng, hoàn tất thủ tục đăng ký, nhận thanh toán.
Admin website là gì?
Admin website là người nắm giữ quyền hạn cao nhất thực hiện chức năng quản trị đối với một website. Họ là người cho phép điều phối và kiểm soát tất cả quy trình hoạt động của một website. Phân tích và sử dụng những thông tin số liệu tại một thời điểm nào đó của website. Từ đó lựa chọn chiến lược phù hợp, định hướng nội dung cho website phát triển.
Admin website có thể là 1 người hay có thể nhiều người tùy theo mục đích của người tạo ra và phân quyền sử dụng cho các người khác.
Admin facebook là gì?
Admin Facebook là quản trị viên các fanpage, groups. Các quản trị viên sẽ có tất cả quyền hạn đối với group, fanpage đó. Thông thường các fanpage, group được tạo ra với mục đích hướng đến nhiều đối tượng khác nhau. Nhằm thu hút lượng tiếp cận, tương tác và cũng để giải trí hay mua bán kinh doanh tùy theo mục đích của admin tạo ra.
Admin diễn đàn
Admin diễn đàn là người quản lý một cái diễn đàn, blog và có quyền hạn cao nhất trên đó. Công việc của họ sẽ kiểm duyệt nội dung mà các thành viên đăng tải trên trang. Diễn đàn, forum hay các blog cộng đồng là nơi bạn thấy nhiều quản trị viên nhất. Họ thường xuyên tương tác với cộng đồng của diễn đàn. Luôn xuất hiện với danh nghĩa Admin. Khác với các quản trị viên website, đôi khi cộng đồng không hề biết đến thương hiệu cá nhân của các admin website.
Vai trò và nhiệm vụ của quản trị viên
Mỗi vị trí admin có nhiệm vụ riêng cho công việc của mình. Vai trò và nhiệm vụ của quản trị viên cũng được xem là quyền hạn của họ. Cùng điểm qua những “quyền hạn” trong tay các Admin, cũng chính là vai trò chính của họ
Quyền hạn của quản trị viên
Quyền hạn của Admin nói chung và admin văn phòng
Họ toàn quyền xử lý các vấn đề phát sinh trong một bộ phận của tổ chức nào đó, cũng như phân công công việc cụ thể đến từng nhân viên. Đi đôi với những quyết định quyền lực, họ cũng phải chịu trách nhiệm với toàn bộ mọi vấn đề trong quá trình làm việc của các nhân viên của mình.
Quyền hạn của quản trị viên website.
Admin có vai trò rất quan trọng trong việc đóng góp vào sự phát triển của chủ sở hữu. Với vai trò đó, họ có nhiệm vụ cũng như quyền hạn trong việc quản trị, kiểm soát quá trình hoạt động và tối ưu hóa website để có thể phát triển website tốt hơn. Qua đó, mang lại lợi ích tốt nhất cho chủ sở hữu.
Quyền hạn của quản trị viên facebook.
Facebook hiện nay là mạng xã hội phổ biến với số lượng người dùng lớn trên toàn thế giới. Mỗi quản trị viên fanpage hay group phải có quyền hạn tối cao nhất. Để quản lý nội dung đăng tải và phát triển hệ thống. Quản trị viên sẽ quản lý thành viên trong đó bằng cách kiểm soát các bình luận hay bài đăng tải. Thực hiện các hành động nghiêm khắc như cảnh cáo và xóa các nội dung bình luận xấu, vi phạm quy tắc của fanpage, group. Nhằm bảo vệ trang của mình trước những thành phần xấu.
Quyền hạn của quản trị viên diễn đàn.
Quản trị viên có thể phân quyền cho các thành viên trong đội ngũ quản trị của họ như admin, mod, smod… Quản trị viên thường sẽ là người có quyền tối cao nhất trong một diễn đàn, blog. Họ đảm nhận việc chọn lọc nội dung của người đăng, có quyền đánh dấu spam và xóa bỏ bài đăng không phù hợp quy chế hoạt động của diễn đàn. Bên cạnh đó, họ còn có quyền khóa tài khoản người đăng vĩnh viễn.
Nhiệm vụ của quản trị viên là gì?
Nhiệm vụ của admin là quản lý tất cả các bộ phận trong tổ chức nào đó. Họ được coi là người có vai trò quan trọng. Vừa điều hành, vừa phát triển tổ chức, bộ phận mà họ quản lý phát triển theo hướng tích cực nhưng đồng thời vẫn phải đảm bảo tổ chức của mình hoạt động một cách an toàn nhất có thể. Tất cả các công việc liên quan đến nhân viên, hoạt động, phát triển của tổ chức đều phải có sự đồng ý của quản trị viên.
Với những quản trị viên cộng đồng mạng xã hội, nhiệm vụ chính là quản lý các kênh truyền thông. Họ phải luôn theo dõi quá trình phát triển của kênh, tăng lượt tương tác và thúc đẩy kênh phát triển mạnh mẽ, tạo ra sự thu hút với đối tượng độc giả, khách hàng.
Cơ hội việc làm nhân viên admin hiện nay
Hiện nay, vị trí Admin dần trở nên phổ biến và chiếm vai trò quan trọng trong bộ máy vận hành của bất cứ doanh nghiệp hay đội nhóm nào. Để công việc được điều phối, sắp xếp gọn gàng, hợp lý. Do đó, cơ hội tìm việc làm nhân viên admin luôn rất rộng mở đối với các ứng viên. Các thông tin tuyển dụng nhân viên admin văn phòng hay các vị trí admin Facebook,… Với những nhân sự tiềm năng, nắm vững trong tay nhiều kỹ năng và kiến thức để quản lý, quản trị. Lộ trình thăng tiến vô cùng hấp dẫn. Trở thành leader trong nhóm, phòng ban hay vị trí cao hơn là điều hoàn toàn có thể.
Kỹ năng cần thiết dành cho các quản trị viên
Bảo mật thông tin nội bộ
Admin là người nắm giữ những thông tin tuyệt mật của công ty. Vì vậy, bạn cần phải rèn luyện cho mình khả năng bảo mật tốt. Việc để lộ hoặc rò rỉ các thông tin quan trọng. Sẽ tạo ra sự ảnh hưởng rất lớn đến uy tín của bạn và gây tổn thất không nhỏ cho doanh nghiệp.
Kiến thức về quản lý
Am hiểu rõ về việc quản lý và luôn có nhiều sáng tạo góp phần giúp cho công tác quản lý được thực hiện đơn giản, dễ dàng hơn. Admin là người trực tiếp quản trị, quản lý. Vì vậy, kỹ năng này rõ ràng không thể thiếu trong quá trình làm việc.
Kỹ năng giao tiếp tốt
Quản trị viên được xem là chiếc cầu nối giữa các phòng ban và lãnh đạo công ty. Không chỉ như vậy, quản trị viên còn là người tiếp đón đối tác và tiếp nhận những cuộc gọi từ khách hàng đến công ty. Cho nên kỹ năng này rất cần cho Admin văn phòng và Sales Admin.
Admin cộng đồng cũng cần kỹ năng này để truyền tải thông điệp đến mọi thành viên của mình
Bạn có thể tìm việc làm nhân viên admin ở đâu?
Những thông tin tuyển dụng nhân viên admin hành chính, văn phòng, Facebook, Website đều được đăng tải trên các hội nhóm, các kênh tuyển dụng về việc làm tại Đà Nẵng. Bạn nên tìm đến các trang tin tuyển dụng uy tín như vieclamdanang.vn để kịp thời cập nhật những cơ hội việc làm mới với mức thu nhập hấp dẫn nhé!
Kết luận
Hy vọng, thông qua bài viết này, đã gửi đến ứng viên những kiến thức bổ ích. Giúp người tìm việc có thể hiểu rõ về vị trí admin là gì. Những công việc một quản trị viên cần phải làm. Qua đó, giúp các bạn có định hướng nghề nghiệp và lựa chọn vị trí nhân viên Admin phù hợp với bản thân